Khi chọn mục này, bên phải các ô trong danh sách sẽ xuất hiện một dấu drop- down [].
Trong mỗi dấu là một danh sách các nhãn dữ liệu có mặt trong cột dữ liệu và các từ khóa: All (chọn toàn bộ), Top 10 (hiện 10 dòng đầu), Custom (tự điều chỉnh điều kiện lọc)... Ví dụ, click vào ô [CVIEC] ở trên, và chọn giá trị Bảo trì thì dữ liệu sẽ được lọc và chỉ hiện ra các hàng thỏa điều kiện lọc CVIEC = “Bảo trì”. Tiến hành tương tự với các cột khác ta sẽ kết hợp được các điều kiện cần thiết để lấy thông tin theo yêu cầu.
Trong trường hợp điều kiện lọc phức tạp (không đúng với một giá trị trong các nhãn dữ liệu), khi đó ta có thể tùy biến điều kiện bằng cách chọn Custom sau khi nhấn vào và nhập điều kiện vào hộp sau:
Trong ô đầu tiên, ta chọn các toán tử quan hệ như <, >, <=. >= ..., ở ô tiếp theo bên phải ta nhập (hoặc chọn) giá trị theo yêu cầu. Khi điều kiện có dạng như >= một giá trị và <= một giá trị khác thì ta tiếp tục chọn toán tử logic: And hoặc Or để tạo điều kiện dạng kết hợp và nhập thông tin vào 2 ô dưới. Lưu ý, tương tự khi sử dụng điều kiện của các hàm cơ sở dữ liệu, ở đây ta có thể nhập thêm các dấu thay thế ? (đại diện 1 ký tự) và * (đại diện một dãy ký tự tùy ý).
Ÿ Sau khi đã lọc, có thể hủy bỏ sự lọc bằng cách chọn lại [Data]\Filter\AutoFilter (chức năng bật/tắt) hoặc chọn [Data]\Filter\Show All (hiển thị tất cả) để cho hiện lại toàn bộ danh sách và tiến hành lọc theo hướng khác.
- Tiến hành lọc ngay trong danh sách dữ liệu. Kết quả sau lọc có thể được copy sang một vùng khác. Tốc độ lọc nhanh, dễ thay đổi điều kiện lọc.
- Vùng điều kiện lọc hạn chế, không tiến hành được với một số loại điều kiện phức tạp. Đặc biệt chỉ cung cấp tối đa 2 biểu thức đối với một trường dữ liệu. Để khắc phục điều này, Excel cung cấp một khả năng bổ sung, đó là lọc nâng cao.
2. Lọc nâng cao (Advanced Filter)
Khi chọn chức năng này, sẽ xuất hiện hộp đối thoại sau:
* Ở mục Action (hành động) ta có 2 tùy chọn:
()Filter the list, in-place ® lọc danh sách và đặt tại chỗ (tương tự AutoFilter)
()Copy to another location ® cho phép copy dữ liệu sau khi lọc sang một vùng khác
* Trong hộp [List range] (vùng danh sách), ta chọn vùng dữ liệu sẽ lọc, hoặc nhập tên của danh sách dữ liệu đã đặt trước đó.
* Hộp [Criteria range] yêu cầu nhập vào đó vùng điều kiện để điều khiển quá trình lọc. Vùng điều kiện này tương tự vùng điều kiện trong đối số của các hàm database.
* Nếu mục Copy to another location được đánh dấu, thì hộp [Copy to] sẽ có hiệu lực để ta nhập vào đó tham chiếu đến ô đầu tiên của một vùng bảng tính sẽ chứa dữ liệu sau khi lọc.
* Đánh dấu vào hộp kiểm tra [ ] Unique records only để điều khiển việc lọc sẽ chỉ tác động lên những record hay mẫu tin đơn nhất, không trùng nhau. Trong trường hợp hộp này để trống thì trong kết quả lọc được phép chứa các record có dữ liệu trùng nhau.
Ÿ Lưu ý:
- Khi sử dụng chức năng lọc dữ liệu để trích thông tin sang một vùng bảng tính khác với vùng chứa dữ liệu (thông thường là khác sheet) thì trước khi gọi menu Advanced Filter cần di chuyển đến đứng tại Sheet dự định sẽ chứa thông tin kết quả. Khi đó nếu danh sách dữ liệu và vùng điều kiện chưa được đặt tên và cần chỉ ra trực tiếp, ta trước hết click mouse vào tên sheet chứa danh sách, sau đó mới dùng mouse để chọn vùng.
- Khi chọn vị trí (Copy to) sẽ chứa dữ liệu, lưu ý rằng vùng phía dưới và bên phải của vị trí này cần có đủ chỗ trống tối thiếu chứa đủ dữ liệu kết quả, trong trường hợp không đủ vùng trống cần thiết thì có thể sẽ ghi đè lên thông tin đã có trước đó.
- Thông tin sau khi lọc và copy đến một vị trí mới chỉ chứa các kết quả của các công thức tính toán, do đó không thể tự động thay đổi được. Khi dữ liệu trong bản gốc có thay đổi thì phải tiến hành lọc lấy kết quả mới để cập nhật số liệu. Do đó, việc trích (lọc) thông tin chỉ có tác dụng tại thời điểm cần lập báo cáo.
- Đối với việc lọc và đặt tại chỗ (in-place) thường sử dụng để kiểm tra, so sánh thông tin trong danh sách... Khi này, các hàng không thỏa điều kiện lọc sẽ bị che dấu (hidden), để tái hiện lại danh sách đầy đủ, ta chọn [Data]\Filter\Show All.