Chức năng sắp xếp nhằm mục đích tổ chức lại bảng dữ liệu theo một thứ tự nào đó. Khi thực hiện chức năng này, bảng dữ liệu sẽ bị thay đổi nhưng các công thức bên trong sẽ được tự động thay đổi cho phù hợp. Có hai loại thứ tự: theo chiều tăng (Ascending) và theo chiều giảm (Descending). Việc sắp xếp thường tiến hành theo một tiêu chuẩn của một cột nào đó (được gọi là trường khóa) và có thể chọn nhiều khóa để sắp đồng thời. Các bước tiến hành trong Excel như sau:
1. Đặt con trỏ trong vùng dữ liệu của danh sách, hoặc chọn vùng dữ liệu cần sắp 2. Gọi menu [Data] và chọn chức năng Sort. Xuất hiện bảng sắp xếp như sau:
- Để sắp dữ liệu trong danh sách ta chọn một tên cột, nếu trong mục My list has
(Trong danh sách có) có đánh dấu (Ÿ) Header row (dòng tiêu đề của cột) làm khóa sơ cấp để sắp xếp (nhập tên vào hộp [Sort by], hoặc chọn từ danh sách rơi xuống); sau đó có thể tùy chọn 1 hoặc 2 cột làm khóa thứ cấp [Then by]. Trong các khóa, đánh dấu vào ô Ascending để sắp dữ liệu theo chiều tăng dần;
Descending để sắp giảm dần. Nếu cần, có thể thêm thông tin bằng cách chọn [Options]: đánh dấu vào ô [Case sensitive] để phân biệt chữ hoa–thường; và chọn
hướng sắp: từ trên xuống (Sort top to bottom) hoặc từ trái sang phải (Sort left to right).
- Dữ liệu trước khi sắp:
BẢNG THANH TOÁN TIỀN CÔNG
STT MSO CVIEC D-MUC TH-HIEN TIEN-CONG THUONG TONG GCHU
1 XA Sửa chữa 3 3 360000 36000 396000 2 YA Bảo trì 2 3 300000 0 300000 3 XB Sửa chữa 6 5 800000 80000 880000 X 4 ZA Thay thế 4 7 1050000 0 1050000 X 5 ZB Thay thế 2 4 800000 0 800000 6 YB Bảo trì 8 7 910000 91000 1001000 X 7 XA Sửa chữa 5 5 600000 60000 660000 8 YA Bảo trì 3 2 200000 20000 220000 X 9 XA Sửa chữa 4 6 720000 0 720000
- Dữ liệu sau khi sắp theo cột CVIEC tăng dần và TONG giảm dần
BẢNG THANH TOÁN TIỀN CÔNG
STT MSO CVIEC D-MUC TH-HIEN TIEN-CONG THUONG TONG GCHU
6 YB Bảo trì 8 7 910000 91000 1001000 X 2 YA Bảo trì 2 3 300000 0 300000 8 YA Bảo trì 3 2 200000 20000 220000 X 3 XB Sửa chữa 6 5 800000 80000 880000 X 9 XA Sửa chữa 4 6 720000 0 720000 7 XA Sửa chữa 5 5 600000 60000 660000 1 XA Sửa chữa 3 3 360000 36000 396000 4 ZA Thay thế 4 7 1050000 0 1050000 X 5 ZB Thay thế 2 4 800000 0 800000 6.2.Lọc dữ liệu ([DATA]\FILTER)
Lọc dữ liệu nhằm mục đích cho phép xem hoặc lấy các thông tin từ bảng dữ liệu mà thỏa mãn các điều kiện nào đó. Trong Excel có hai phương pháp, đó là lọc tự động và lọc nâng cao. Tùy vào mục đích sử dụng ta có thể chọn một trong hai phương pháp này. Nhưng tại một thời điểm, chỉ có một danh sách được phép lọc tự động.
Đầu tiên, chọn vùng dữ liệu cần lọc thông tin ra; sau đó chọn menu [Data]\Filter.
Chức năng này có các tùy chọn sau: