Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Quan hệ chỉ đạo chức năng
2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
a) Chức năng:
- Giám đốc: Là người đứng đầu và chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi mặt hoạt động kinh doanh trong công ty.
- Phó Giám Đốc : Là người chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, có quyền hạn và quyết định trong phạm vi trách nhiệm của mình.
- Phòng tài vụ - kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp về hành chính của giám đốc. Phòng tài vụ, kế toán có quan hệ chỉ đạo trực tiếp đối với bộ phận kế toán , bộ phận kho quỹ.
- Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc. Phòng kinh doanh có quan hệ chỉ đạo trực tiếp đối với bộ phận bán hàng và đội xe vận chuyển. Có chức năng quản lý việc mua bán sản phẩm hàng hoá trong công ty.
PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÒNG TÀI VỤ - KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH
BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO QUỸ BỘ PHẬN KẾ HOẠCH BỘ PHẬN BÁN HÀNG ĐỘI XE VẬN CHUY ỂN
- Bộ phận kế toán: Có các chức năng trong lĩnh vực hoạt động tài chính, hạch toán, kế toán phân tích xây dựng kế hoạch khấu hao TSCĐ, định mức vốn lưư động và cân đối thu chi tài chính.
- Bộ phận kho quỹ: Có các chức năng trong việc bảo quản tiền , vật tư , tài sản của công ty .
- Bộ phận kế hoạch: Có chức năng tham gia bảo vệ kế hoạch sản xuất, tài chính hàng năm trong công ty.
- Bộ phận bán hàng: Triển khai tổ chức việc mua bán các mặt hàng trong công ty.
- Đội xe vận chuyển : Có chức năng vận chuyển hàng hoá. Có quan hệ chức năng với bộ phận bán hàng và bộ phận kho quỹ.
b) Nhiệm vụ:
- Giám đốc:
Giám đốc trực tiếp quản lý các công tác tổ chức tài chính của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số vốn đã bỏ ra .
- Phó giám đốc:
Dựa vào những quyền hạn quyết định trong phạm vi trách nhiệm cuả mình , phó giám đốc giúp giám đốc kiểm tra, kiểm soát kinh tế trong công ty.
- Phòng tài vụ- kế toán:
Có nhiệm vụ tổ chức thi hành củng cố và hoàn thiện chế độ kế toán kinh tế doanh nghiệp theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý.
- Phòng kinh doanh:
Có nhiệm vụ điều hành khâu mua bán sản phẩm hàng hoá của công ty, tham mưu cho giám đốc về chế độ giá cả và tình hình biến động trên thị trường của sản phẩm hàng hoá.
- Bộ phận kế toán:
Tham mưu cho giám đốc về mặt tài chính, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ sau:
• Cung cấp số liệu thông tin kinh tế về hoạt động kinh doanh hằng ngày và hợp đồng kinh doanh cho giám đốc
• Cung cấp thông tin hoạt động kinh doanh cho giám đốc.
• Ghi chép , phản ánh, sử dụng tài sản phục vụ cho hoạt động kinh
doanh ở đơn vị . Tính toán , phản ánh thu nhập, chi phí, xác định kết quả kinh doanh.
cho việc thưởng phạt.
• Thực hiện việc kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp đồng thời cung
cấp chứng từ , tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm tra của nhà nước đối với doanh nghiệp.
- Bộ phận kế hoạch:
Chịu trách nhiệm giải quyết vốn, đáp ứng các khoản chi phí kinh doanh, phản ánh một cách đầy đủ tài sản hiện có cũng như sự vận động của tài sản.
Cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ đắc lực cho giám đốc trong việc đề ra quyết định tổ chức, thực hiện kế hoạch, cũng như đề ra phương hướng phát huy năng lực sản xuất đã thực được lãnh đạo duyệt, phòng kế toán cần có trách nhiệm lập quyết toán định kỳ.
- Bộ phận kho quỹ:
Có nhiệm vụ bảo quản tiền vật tư tài sản trong công ty, đồng thời phải luôn đối chiếu các số liệu, sổ sách có liên quan đến phòng kế toán và phòng kinh doanh. - Bộ phận bán hàng:
Có nhiệm vụ đẩy nhanh tiến độ bán hàng, luôn nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng nhằm đạt doanh thu cao hơn và thu nhiều lợi nhuận về cho công ty . - Đội xe vận chuyển :
Có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa, đảm bảo nhanh kịp thời theo yêu cầu công việc của khách hàng .
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Kĩ Thuật Nam
Trang.
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến chức năng.
Quan hệ phối hợp . 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
+ Kế toán trưởng: ( Kiêm kế toán tổng hợp)
Có nhiệm vụ tổ chức tốt công tác kế hoạch trong công ty. Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và toàn bộ tài sản của công ty. Kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành chỉ đạo và đôn đốc các kế toán viên hoàn thành nhiệm vụ, chỉ đạo trực tiếp về lập báo cáo kế toán, báo cáo thống kê quyết toán cho công ty và cơ quan chức năng. Tổ chức phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho công ty thấy rõ ưu điểm, nhược điểm. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát và giải quyết toàn bộ công việc xảy ra trong phòng tài vụ. Tập hợp toàn bộ số liệu liên quan để thực hiện xác định kết quả, quá trình hoạt động kinh doanh để lập báo cáo quyết toán tháng , quý , năm cho công ty.
+ Kế toán vật tư:
Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng hóa. Đồng thời giám sát tình hình nhập xuất vật tư hàng hóa, tính giá thực tế mua vào của hàng hóa vật tư đã mua và nhập kho.
+ Kế toán thanh toán:
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu tiền mặt tại quỹ, quyết toán các khoản tạm ứng nộ bộ cũng như với khách hàng. Đồng thời theo dõi các khoản thu chi về tiền gửi ngân hàng, làm các thủ tục vay vốn. Đến cuối tháng cung cấp toàn bộ số liệu cho kế toán trưởng và báo cáo thống kê đầy đủ vật tư hàng hóa đã tiêu thụ trong tháng.
+ Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt của công ty, thu chi tiền mặt, tiền quỹ, nộp lãi vay cho ngân hàng, nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng và thực hiện việc chi trả lương cho cán bộ công nhân viên, chi tiền các khoản chi thường xuyên của công ty.
KẾ TOÁN VẬT TƯ KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
2.1.4. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty.
Công ty TNHH Kĩ Thuật Nam Trang là một đơn vị có quy mô kinh doanh không lớn, xuất phát từ tình hình thức tế và để phù hợp với trình độ của đội ngũ kế toán nên công ty đã áp dụng hình thức : Chứng từ ghi sổ
2.1.4.1. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Ghi chú: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu , kiểm tra.
2.1.4.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc hảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ chi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ, sau đó được
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng cân đối phát sinh
dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phái khóa sổ để tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái, và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
2.1.5.Tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Kĩ Thuật Nam
Trang.
Công ty TNHH Kĩ Thuật Nam Trang đã thành lập được 5 năm, ngày đầu thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh vì tuổi đời còn ngắn kinh nghiệm còn nhiều hạn chế hợp tác kinh doanh, cơ sở vật chất, đội ngũ nhân sự, vốn, thị trường… nhưng với quyết tâm nỗ lực của ban lãnh đạo, của đội ngũ nhân viên đầy năng lực công ty TNHH Kĩ Thuật Nam Trang đã từng bước mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, nắm bắt thị trường , thu hút khách hàng…Từ đó vượt qua được mọi khó khăn, thách thức và ngày càng đứng vững trong nền kinh tế thị trường. Nhờ sự tận tình và trình độ của cán bộ công nhân viên đã đem lại cho công ty năng suất cao và thu được nhiều lợi nhuận.
Để đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, người ta thường căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đối với công ty thì tình hình tiêu thụ thể hiện qua kết quả hoạt động kinh doanh là rõ nét nhất vì nó phản ánh trình độ quản lý có hiệu quả hay không. Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì đòi hỏi tự bản thân các doanh nghiệp phải tìm ra phương hướng để tiêu thụ sản phẩm hàng hóa một cách hiệu quả nhất, mà kết quả kinh doanh được phản ánh qua doanh thu và lợi nhuận tiêu thụ.
Để thấy rõ điều này hơn ta có thể phân tích một số chỉ tiêu thông qua bảng
Qua bảng kết quả kinh doanh ta tính được các chỉ tiêu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo bảng số liệu sau ta có thể thấy được công ty TNHH Kĩ Thuật Nam Trang kinh doanh ngày càng có hiệu quả cụ thể như sau:
- Tổng doanh thu của công ty trong năm 2009 là 3,643,861720 đồng, tăng hơn so với năm 2008 là 382,614,440 đồng.
- Giá vốn hàng bán của công ty năm 2009 là 3,635,826,778 đồng, tăng hơn so với năm 2008 là 443,757,226 đồng.
- Lợi nhuận trước thuế của công ty trong năm 2009 tăng hơn so với năm 2008 là 11,062,024 đồng . Điều này cho thấy công ty đã có những biện pháp tích cực trong việc tiêu thụ hàng hóa làm tăng thêm lợi nhuận cho công ty.
- Nộp ngân sách năm 2009/2008 tăng 2,765,506 đồng cho thấy công ty đang kinh doanh có hiệu quả và không ngừng phát triển.
Để có được những kết quả đạt được như trên chính là nhờ sự quản lý, chỉ đạo, tổ chức đúng đắn kịp thời trong hoạt động kinh doanh của ban điều hành công ty…
BẢNG 1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
ĐVT: Đồng
Chỉ Tiêu Năm 2009 Năm 2008 Chênh Lệch
Doanh thu 3,643,861,720 3,261,247,280 382,614,440 Chi Phí 3,635,826,778 3,192,074,552 443,752,226 Lợi Nhuận trước thuế 80,234,942 69,172,918 11,062,024 Thuế TNDN phải nộp 20,058,736 17,293,230 2,765,506 Lợi nhuận sau thuế 60,176,207 51,879,689 8,296,518
2.1.6. Tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công tyTNHH Kỹ Thuật Nam Trang. TNHH Kỹ Thuật Nam Trang.
2.1.6.1.. Đặc điểm hàng hóa: Công ty TNHH Kỹ Thuật Nam Trang kinh doanh
trên 2 lĩnh vực chủ yếu là dịch vụ thương mại tư vấn và mua bán thiết bị điện công nghiệp và dân dụng.
2.1.6.2. Phân loại hàng hóa: Được phân thành những loại sau đây:
- Thiết bị điện công nghiệp và dân dụng như: tủ điện, tủ bù, Aptommat 3p 50A, Aptomat 3p 40A…, giấy cách điện, dây điện các loại, đầu Cos các loại….
- Tư vấn thiết kế, lắp đặt mạng điện dân dụng và mạng điện công nghiệp …
2.1.6.3. Phương thức tiêu thụ:
Công ty đang áp dụng các hình thức tiêu thụ chính :
a) Bán hàng heo phương thức giao tại kho: Với hình thức này đại diện bên mua sẽ nhận hàng tai kho của công ty và ký vào đơn bán hàng của công ty, nhận hàng cùng hóa đơn dành cho người mua, sau khi giao hàng xong mọi tổn thất hàng hóa trong quá trình vận chuyển người mua phải chịu, kế toán có thể ghi nhận doanh thu và giá vốn.
b) Bán hàng theo phương thức chuyển thẳng: Theo phương thức này căn cứvào hợp đồng kinh tế đã ký kết tiến hành chuyển giao hàng cho người mua tại địa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết tiến hành chuyển giao hàng cho người mua tại địa điểm quy định, công ty chịu mọi phí tổn thất vận chuyển và được xác định tiêu thụ khi bên mua ký và hợp đồng giao nhận.
c) Bán hàng theo đơn đặt hàng: Là hình thức bán hàng mà bên mua đến đặthàng bên bán, bên bán căn cứ vào đơn đặt hàng chuyển đến tận địa chỉ mà bên mua hàng bên bán, bên bán căn cứ vào đơn đặt hàng chuyển đến tận địa chỉ mà bên mua yêu cầu, trong trường hợp bán hàng theo đơn đặt hàng thì kế toán phản ánh riêng doanh thu bán hàng và các khoản chi phí vận chuyển hàng đi bán.
d) Bán hàng trực tiếp: Hình thức này phát sinh trong trường hợp người bánthực hiện đồng thời hai nhiệm vụ đó là thu tiền của khách hàng và giao hàng cho thực hiện đồng thời hai nhiệm vụ đó là thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách hàng. Hết ca, hết ngày bán thì nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỷ và làm giấy nộp tiền bán hàng. Sau đó kiểm kê hàng tồn quầy để xác định số lượng hàng hóa đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Hình thức này có tác dụng nâng cao trách nhiệm, ý thức và tinh thần phục vụ của người bán hàng .
2.1.6.4. Phương thức thanh toán:
Do công ty có quy mô không lớn nên việc khách hàng mua hàng và thanh toán
cho công ty chủ yếu bằng các hình thức sau :
+ Thanh toán bằng tiền mặt: Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì chứng từ là phiếu thu .
+ Thanh toán bằng chuyển khoản : Nếu khách hàng mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng thì chứng từ là giấy báo có của ngân hàng. 2.1.6.5. Phương pháp tính giá hàng xuất kho:
Để tính giá hàng xuất kho thì doanh nghiệp đã sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ .
Công thức:
Đơn giá Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ =
Bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Giá trị hàng xuất kho = Số lượng xuất * Đơn giá bình quân.
2.1.6.6. Phương thức hạch toán hàng tồn kho:
Để quản lý chặt chẽ và cung cấp thông tin một cách chính xác, kip thời về hàng tồn kho nên công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên .
2.2. Thực tế hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Kỹ Thuật Nam Trang.
2.2.1. Hạch toán chi tiết:
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho
- Hóa đơn GTGT