Truy vấn thực chất lμ một câu lệnh SQL đ−ợc xây dựng nhờ công cụ của Access dùng để tổng hợp dữ liệu từ các bảng nguồn. Khi thực hiện truy vấn, ta nhận đ−ợc bảng tổng hơp gọi lμ bảng Dynaset. Dynaset không phải lμ
bảng, nó không đ−ợc ghi vμo đĩa vμ nó sẽ bị xoá ngay sau khi kết thúc (đóng) truy vấn.
Truy vấn lμ một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp vμ tìm kiếm dữ liệu.
Một truy vấn đã tạo có thể sử dụng để tạo các truy vấn khác (cũng nh− thể một thủ tục có thể đ−ợc sử dụng để xây dựng thủ tục khác).
Các b−ớc chính để xây dựng một truy vấn gồm:
1. Chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn mới, gồm: các bảng vμ các truy vấn đã đ−ợc tạo từ tr−ớc .
2. Tạo lập quan hệ giữa các bảng, truy vấn nguồn.
3. Chọn các tr−ờng từ các bảng, truy vấn nguồn để đ−a vμo truy vấn mới.
4. Đ−a vμo các điều kiện để chọn lọc các mẫu tin thoả mãn các điều kiện đ−a vμo. Nếu không đ−a vμo các điều kiện để chọn lọc, thì kết quả (Dynaset) của truy vấn bao gồm tất cả các bản ghi từ các bảng, truy vấn nguồn.
5. Chọn các tr−ờng dùng để sắp xếp các mẫu tin trong Dynaset. Nếu không chọn tr−ờng sắp xếp, thì các mẫu tin trong Dynaset đ−ợc hiển thị theo thứ tự nh− trong các bảng nguồn.
6. Xây dựng các cột (tr−ờng) mới từ các tr−òng đã có trong bảng, truy vấn nguồn. Ví dụ: Tr−ờng mới lμ tổng, hiệu, tích, th−ơng của hai tr−ờng có sẵn nμo đó. Khi xây dựng tr−ờng mới, có thể sử dụng các phép toán, các hμm chuẩn của Access vμ các hμm tự lập bằng ngôn ngữ Access Basic .