-Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty theo năm dương lịch bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm.
- Kì kế toán: Quá trình sản xuất diễn ra liên tục tại Công ty với khối lượng lớn đòi hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng và kịp thời nên kì kế toán tại Công ty được xác định là hàng tháng.
- Kì lập báo cáo: cuối mỗi quý các báo cáo tài chính được lập để cung cấp cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin.
- Phương pháp kế toán: Do tính phát sinh thường xuyên của các nghiệp vụ sản xuất đòi hỏi kiểm soát chặt chẽ nên Công ty thống nhất hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song.
- Phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho: Công ty xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: từ 31/12/2003 trở về trước, các sản phẩm của Công ty chỉ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Từ 01/01/2004 các sản phẩm của Công ty ngoài chịu thuế tiêu thụ đặc biệt còn phải chịu thuế giá trị gia tăng 10% theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Để trích khấu hao TSCĐ, Công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo tiêu thức sản lượng, được áp dụng theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính . Công ty tự trích khấu hao dựa trên thời gian sử dụng dự kiến của từng loại TSCĐ mà Nhà nước quy định.
- Phương pháp tính giá thành sản phẩm: theo phương pháp phân bước có tính giá thành nửa thành phẩm.
- Đối với việc hạch toán công cụ, dụng cụ: công cụ, dụng cụ của Công ty thường có giá trị nhỏ nên Công ty thực hiện việc phân bổ công cụ, dụng cụ một lần (100%); tức là hạch toán thẳng từ TK153 vào các TK chi phí công cụ, dụng cụ, sau đó chi phí này được tập hợp và đưa vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ .
- Đơn vị tiền tệ kế toán áp dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác nhau theo tỷ giá công bố của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
1.1.5.2. Hệ thống chứng từ kế toán
Hạch toán tài sản cố định:
Biên bản giao nhận tài sản cố định (mẫu số 01-TSCĐ), thẻ tài sản cố định (mẫu số 02-TSCĐ), biên bản xử lý TSCĐ (mẫu số 03-TSCĐ), biên bản xử lý tài sản cố định, biên bản nghiệm thu, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, theo dõi tình hình khấu hao TSCĐ trong quý,...
Hạch toán hàng tồn kho:
- Các chứng từ sử dụng trong khâu nhập vật liệu: Phiếu kiểm nghiệm vật tư, hợp đồng bán hàng của người bán (mẫu số 01-BH), hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu 01- GTGT), phiếu yêu cầu nhập kho, Phiếu nhập kho vật tư (mẫu số 01-VT),...
- Các chứng từ sử dụng trong khâu xuất vật tư: phiếu yêu cầu lĩnh vật tư, phiếu lĩnh vật tư, phiếu xuất vật tư (mẫu số 02-VT), thẻ kho (mẫu số 06-VT),...
Hạch toán thanh toán:
Biên bản đối chiếu công nợ, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu thu (mẫu số 01-TT), phiếu chi (mẫu số 02-TT), giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT), sổ bảng kê của ngân hàng kèm chứng từ gốc,...
Hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động: Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL), bảng thanh toán tiền lương kỳ cuối, giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT), bảng thanh toán bảo hiểm xã hội (mẫu số 04-LĐTL), bảng thanh toán tiền thưởng( mẫu số 05-LĐTL),...
Hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm:
Phiếu nhập kho thành phẩm (mẫu số 01-VT), Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (hóa đơn giá tri gia tăng), báo cáo nhập - xuất - tồn kho thành phẩm, thẻ kho, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng,...
Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội; bảng phân bổ vật liệu,công cụ dụng cụ; bảng kiểm kê bán thành phẩm; bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; hóa đơn giá trị gia tăng của vật tư hàng hóa, dịch vụ mua ngoài; các chứng từ khác phản ánh chi phí bằng tiền khác,...
1.1.5.3. Hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản sử dụng là tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất do Nhà nước ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính, sang niên độ kế toán 2004 công ty còn căn cứ vào thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 để sửa đổi ký hiệu và nội dung một số tài khoản trong quá trình hạch toán.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ Sổ (chứng từ) kế toán chi tiết
Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái
Bảng kê
Báo cáo kế toán
Công ty cổ phần Cồn rượu Hà Nội áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ với các loại sổ: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ, thẻ kế toán chi tiết; Sổ cái. Những nghiệp vụ kinh tế hàng ngày được phản ánh trên các sổ chi tiết như: sổ chi tiết theo dõi tài khoản tiền vay, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, sổ chi tiết tài sản cố định. Đến cuối tháng, căn cứ vào các Nhật ký chứng từ và Bảng kê để tổng hợp tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên Sổ cái của từng tài khoản, từ đó ghi vào các báo cáo kế toán liên quan. Sổ cái các tài khoản được mở riêng cho từng năm và chi tiết cho 12 tháng.
Sơ đồ 1.7. Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Ghi đối chiếu
Các sổ sách kế toán được sử dụng trong từng phần hành:
- Hạch toán nguyên vật liệu: sử dụng Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; Sổ chi tiết vật liệu; Sổ chi tiết thanh toán với người bán; NKCT số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10; Sổ
cái TK 152, Sổ cái TK 153, Sổ cái TK 331,...; Bảng kê số 3; Sổ quỹ TK 111, Sổ quỹ tài khoản 112; Nhật ký chứng từ số 5;...
- Hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động: Bảng phân bổ số 1; NKCT số 1, 2, 7; Bảng kê số 4, 5, 6; Sổ cái TK 334, Sổ cái TK 338, Sổ cái TK 622, Sổ cái TK 627,...;
- Hạch toán TSCĐ: sổ theo dõi tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ; bảng tính và phân bổ số khấu hao; Bảng kê số 4, 5, 6; NKCT số 1, 2, 4, 5, 7, 9, 10; Sổ cái TK 211, Sổ cái TK 213, Sổ cái TK 214, Sổ cái TK 241,...
- Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm: sổ chi phí sản xuất kinh doanh, thẻ tính giá thành sản phẩm; Bảng kê số 4, 5, 6; NKCT số 7,...; Sổ cái TK 621, Sổ cái TK 622, Sổ cái TK 627, Sổ cái TK 154,...
- Hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: sổ chi tiết bán hàng; sổ chi tiết giá vốn hàng bán; sổ chi tiết thanh toán với khách hàng; Bảng kê số 8, 9, 10; NKCT số 8; Sổ cái các TK 155, 111, 112, 131, 632, 511, 512, 531, 532, 641,642, 911,...; Sổ quỹ TK 111, 112; Báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm; Báo cáo tổng hợp tiêu thụ;...
1.1.5.5. Hệ thống báo cáo kế toán
Hiện nay Công ty căn cứ vào thông tư 23/2005/TT-BTC ban hành ngày 30/3/2005 để lập 3 trong 4 loại báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính, đó là:
- Bảng cân đối kế toán (mẫu B1-DN)
- Báo cáo kết quả kinh doanh (mẫu B2-DN)
- Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B09-DN)
Ngoài 3 báo cáo trên, Công ty còn lập các báo cáo tài chính khác theo quý, như:
- Bảng công bố, công khai một số chỉ tiêu tài chính
- Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách
- Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ
- Báo cáo tình hình tăng giảm các khoản đầu tư vào đơn vị khác
- Báo cáo tình hình tiền lương và thu nhập
Tại Công ty, báo cáo quản trị không được lập định kỳ mà chỉ được lập khi có yêu cầu của nhà quản trị như một số báo cáo: Báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh; Báo cáo chi phí bán hàng – chi phí quản lý doanh nghiệp; Báo cáo giá thành; Báo cáo sản lượng; Báo cáo quỹ lương; Báo cáo tăng giảm vốn khấu hao;...
Một số báo cáo kiểm kê được dùng tại Công ty: Báo cáo kiểm kê vốn bằng tiền; Báo cáo kiểm kê nguyên vật liệu và tài sản khác; Báo cáo kiểm kê số lượng TSCĐ; Báo cáo kiểm kê hàng dự trữ;...
Công ty có nghĩa vụ thực hiện chế độ công bố thông tin theo quy định của pháp luật. Sau khi kết thúc năm tài chính, Công ty phải gửi báo cáo tài chính và báo cáo tình hình hoạt động trong năm theo quy định của pháp luật lên các cơ quan chức năng có thẩm quyền như: Sở tài chính Hà Nội, Cơ quan kiểm toán nhà nước, Cục thuế Hà Nội, Cục thống kê Hà Nội, Tổng công ty Rượu – Bia – Nước giải khát Hà Nội.