3. NHẬP CHỨNG TỪ PHÁT SINH
3.3.2. Định khoản các tài khoản liên quan đến nguồn kinh phí, loại khoản
khoản và tính chất nguồn.
Khi dịnh khoản tài khoản nợ hoặc có liên quan đến quản lý nguồn vốn (trong bảng danh mục tài khoản cột Qlý NV được chọn) cụ thể ở đây thông thường là tài khoản 4612 và có 6612 khi đó sẽ cho phép chọn nguồn vốn tương ứng như sau :
Chỉ khi định khoản liên quan đến nguồn kinh phí thì những nội dung trên mới hiện lên và tuỳ tính chất của nghiệp vụ mà chọn nguồn tương ứng.
Trong đó :
+ Nguồn KP : Chọn mã nguồn kinh phí, mã nguồn này đã được đăng ký trong phần đăng ký nguồn vốn sử dụng.
+ T/C nguồn : Chọn tính chất nguồn kinh phí trong danh mục nguồn kinh phí tuỳ theo đơn vị có tính chất như tự chủ tài chính, không tự chủ, cải cách tiền lương ...
+ Loại khoản : Đã được đánh dấu chọn trong chọn nguồn vốn, nếu loại khoản này chỉ có 1 thì sẽ hiện mặc định.
+ Tạm ứng : Đối với kinh phí là nhận từ Kho bạc nhà nước với hình thức tạm ứng thì đánh dấu vào phần này. Để theo dõi tình hình tạm ứng với Kho bạc. Thông thường định khoản có 4612 và nợ tiền 111, 6612...
+ Pbổ KP nhận : Nếu là nghiệp vụ liên quan đến Pbổ KP nhận tức là định khoản nợ hoặc có của tài khoản 4612 thì kích vào nút này.
Trong màn hình trên nhằm mục đích phân bổ theo tiểu mục các nội dung nhận hoặc chi tương ứng với số tiền đã nhập.
Khi nhập tiểu mục vào ô đầu tiên sẽ thể hiện ô thứ hai là tên tiểu mục đó và số tiền còn lại sẽ (sau khi trừ lùi các tiểu mục đã nhập) hiện lên. Và nhập vào số tiền của mục này, nếu số tiền bằng đúng số tiền còn lại và nhấn Enter sẽ tự động lưu vào bên lưới bên dưới.
Có thể dùng nút xoá để xoá các tiểu mục sai và chọn nút thoát để trở về.
Nếu đúng số tiền chương trình sẽ tự động trở về, nếu sai sẽ hiển thị thông báo sai để cập nhật sửa chữa lại cho đúng.
Kích vào nút thêm sẽ hiện ra bảng đánh dấu chọn tiểu mục từ danh bạ chuẩn vào để thực hiện nếu là bảng đang sử dụng chưa có
+ Pbổ KP chi: Nếu là nghiệp vụ liên quan đến Pbổ KP chi tức là định khoản nợ hoặc có của tài khoản 6612 thì kích vào nút này. Màn hình phân bổ giống như Phân bổ kinh phí nhận.
3.3.3.Nhập chứng từ có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trong chứng từ kế toán có các bút toán ghi kép thì khi định khoản đưa vào chương trình sẽ tách ra thành các nghiệp vụ tương ứng.
Khi nhập các chứng từ có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh là sau khi đã nhập xong nghiệp vụ đầu tiên và đã phân bổ đầy đủ (nếu có) thì kích vào nút
chương trình sẽ xoá trắng các nội dung tương ứng với nghiệp vụ để người dùng nhập định khoản tiếp tục cho nghiệp vụ thứ 2 trở đi. Và các nghiệp vụ sẽ được lưu vào trong bảng sau:
Sau khi nhập xong kích vào nút chương trình sẽ thực hiện kiểm tra, nếu tài khoản ghi sai (không phải tài khoản hạch toán) sẽ cho kiểm tra và chọn lại. Nếu các nghiệp vụ có liên quan đến phân bổ kinh phí nhưng số tiền phân bổ không trùng với số tiền trên nghiệp vụ hiện tại chương trình sẽ báo sai và tiến hành chỉnh sửa lại để nhập lại cho chính xác trước khi thực hiện lưu.
Chú ý : Khi cập nhật các chứng từ liên quan đến phần nhận kinh phí (có 4612) chương trình sẽ tự động cập nhật vào tài khoản ngoài bảng tương ứng với từng nguồn vốn và chứng từ nhận ghi vào bên Co 008.