2.2.5.1 Đánh giá hàng nhập khẩu
Văn phòng tổng công ty đánh giá hàng nhập khẩu theo trị giá vốn thực tế. Giá vốn hàng nhập khẩu được xác định như sau :
Trị giá vốn thực Thuế Chi phí Các khoản tế của hàng nhập = Giá CIF + nhập + mua hàng - được khẩu khẩu phát sinh giảm trừ 2.2.5.2. Kế toán nhập khẩu hàng hóa
Hiện nay văn phòng tổng công ty chăn nuôi chỉ áp dụng hình thức nhập khẩu trực tiếp
2.2.5.2.1 Quy trình nhập khẩu
* Xác định hàng hoá nhập khẩu
Trước hết phòng Xuất nhập khẩu tiến hành tham khảo thị trường trong nước để xác định nhu cầu thị trường về mặt hàng hoá nào đó. Sau đó tìm kiếm khách hàng trong nước tiến hành đàm phán, ký kết các hợp đồng làm cơ sở cho việc tìm đối tác nước ngoài có khả năng cung cấp hàng thông qua thoả thuận giữa các bên. Trước khi ký kết hợp đồng ngoại thương, phòng xuất nhập khẩu phải tiến hành lập phương án kinh doanh trình Giám đốc ký duyệt.
* Ký kết hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng này phải được ký kết theo đúng nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành dưới hình thức văn bản phù hợp với giấy phép kinh doanh của Tổng công ty. Hợp đồng phải ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác các nội dung mà hai bên thống nhất như: Chủ thể của hợp đồng, tên hàng hoá, điều kiện về phẩm chất, giá cả, điều kiện thanh toán ...cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên , đặc biệt không thể thiếu được chữ ký đầy đủ của đại diện hợp pháp của hai bên là Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền. Hợp đồng này được thiết lập với số bản tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của mỗi bên nhưng thông thường được lập thành hai bản bằng tiếng Anh, mỗi bên giữ một bản.
* Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng, phòng Xuất nhập khẩu đem hợp đồng xuất trình Bộ Thương mại xin xác nhận vào hợp đồng và xin hạn ngạch nhập khẩu đối với những mặt hàng được quản lý bằng hạn ngạch. Trên cơ sở các giấy tờ được xác nhận, giấy phép
toán tiến hành các thủ tục mua ngoại tệ để thanh toán theo quy định. Hình thức thanh toán có thể là TTR - chuyển tiền trực tiếp bằng điện, L/C - thư tín dụng (trả ngay hoặc trả chậm), hoặc thanh toán trả chậm sau khi giao hàng. Tại công ty thường thanh toán theo hình thức thư tín dụng (L/C) và TTR. Đối với phương thức này phải mở L/C phù hợp với nội dung hợp đồng thương mại đã ký và khi tiến hành ký quỹ thì tuỳ theo mặt hàng và điều kiện ưu đãi mà ngân hàng dành cho Tổng công ty mà tỷ lệ ký quỹ có thể là 5 – 10 % giá trị CIF của lô hàng nhập. Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C, xem xét tình hình tài chính nếu thấy một điều khoản nào không hợp lý thì cũng thoả thuận sửa đổi chính của Tổng công ty, nếu không có gì bất hợp lý thì tiến hành mở L/C.
Bên bán nếu chấp nhận nội dung của L/C sẽ sẵn sàng giao hàng cho người vận tải và gửi cho công ty thông qua Ngân hàng bên mở thư tín dụng bộ chứng từ chủ yếu sau: - Hoá đơn thương mại ( Commercial invoice )
- Vận tải đơn ( Bill of lading ) - Chứng từ bảo hiểm.
- Giấy chứng nhận phẩm chất. - Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng.
Bộ chứng từ này được quy định rõ ràng về chất lượng, chủng loại trong L/C * Thực hiện các bước thanh toán hàng nhập khẩu
Khi công ty chấp nhận thanh toán sẽ thông báo với ngân hàng mở L/C để trích tiền từ tài khoản của công ty tại Ngân hàng chuyển trả phía Ngân hàng của người bán. Phòng kế toán căn cứ sổ phụ Ngân hàng ghi sổ kế toán .
* Tiếp nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận được giấy báo hàng đã về địa điểm giao hàng bộ phận nghiệp vụ nhập khẩu của phòng xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ do bên bán gửi tới địa điểm giao hàng. Tại nơi giao hàng, cán bộ xuất nhập khẩu của công ty sẽ trình vận đơn và
toàn bộ hồ sơ nhận hàng cho người chuyên chở đồng thời làm thủ tục giám định hàng hoá và các thủ tục hải quan khác.
* Kiểm nhận hàng nhập khẩu
Trong trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất, công ty sẽ thông báo với bên bán để giải quyết như: Bồi thường, hoặc tăng giảm tiền hàng. Nếu lượng hàng thiếu là nhỏ thì có thể được tính trong chi phí mua hàng. Các chứng từ kèm theo trong khâu này gồm :
- Bảng kê tính thuế ( tờ khai nộp thuế GTGT, thuế nhập khẩu ) - Biên bản giám định của tổ chức giám định hàng hoá
- Các chứng từ có liên quan tới quá trình vận chuyển, bốc dỡ hàng - Tờ khai hàng hoá nhập khẩu
- Giấy tạm ứng của cán bộ nghiệp vụ đi nhận hàng
Tất cả những chứng từ trên sẽ được chuyển cho phòng kế toán tài chính làm căn cứ để hạch toán tổng hợp và chi tiết.
Hàng hoá nhập khẩu về có thể bán thẳng, đem ký gửi hoặc nhập kho của Công ty. Bộ phận kiểm nhận sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá và làm thủ tục nhập kho. Nhân viên phòng nhập khẩu sẽ tiến hành ghi phiếu nhập kho, lập thành hai liên, liên 1 được lưu lại nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ.
Đối với những hợp đồng mà doanh nghiệp phải thanh toán với người xuất khẩu theo phương thức điện chuyển tiền thì việc thanh toán được tiến hành sau khi kí kết hợp đồng hoặc sau khi kí kết hợp đồng hoặc sau khi nhận được bộ chứng từ hoặc sau khi nhận hàng.
2.2.5.2.2 Kế toán chi tiết hàng nhập khẩu
Đối với hoạt động nhập khẩu trực tiếp quy trình hạch toán từ khi ký hợp đồng cho đến khi hàng về kho được hạch toán và phản ánh vào các sổ sách kế toán như sau:
* Với phương thức thanh toán TTR
Ví dụ: Để thấy rõ hơn về quá trình nhập khẩu trực tiếp tại công ty với phương thức thanh toán TTR em xin đưa ra một ví dụ thực tế về hợp đồng số 080716 ngày 15 tháng 7 năm 2008 giữa tổng công ty và công ty MALTERIE DU CHATEAU nhằm cung cấp Malt Bỉ với các điều kiện sau:
- Số lượng : 350 tấn
- đơn giá : 723USD
- Tổng trị giá lô hàng:253.050USD
- Phương thức thanh toán: TTR
- Giá CIP Hải Phòng
- Cảng cất hàng :Bất kỳ cảng nào của Belgium
- Cảng dỡ hàng :Hải Phòng Các nghiệp vụ phát sinh như sau:
+ Ngày 11/9/2009 nhận được thông báo hàng về cảng hải phòng cùng bộ chứng từ hàng nhập gồm :
- Hóa đơn thương mại (invoice) 81345 ngày 11/8/2009 - Vận đơn ( bill of loading ) 1110-0153-907.013
- Giấy chứng nhận xuất xứ CL 06168 - Giấy chứng nhận phẩm chất
(Bộ chứng từ này được đính kèm trong phần phụ lục) Phòng XNK tiến hành lập đơn đề nghị nhập hàng