1. Toán tử số
+, - : Cộng trừ
2. Toán tử chuỗi
& : Nối chuỗi
3. Các toán tử so sánh > : Lớn hơn < : Nhỏ hơn = : Bằng >= : Lớn hơn hoặc bằng <= : Nhỏ hơn hoặc bằng <> : Khác II. Địa chỉ ô
1. Địa chỉ tơng đối:
- Địa chỉ có dạng: cột dòng
- Khi sao chép công thức, các địa chỉ tơng đối trong công thức sẽ tự thay đổi theo vị trí tơng ứng ở nơi đợc chép đến.
2. Địa chỉ tuyệt đối
- Địa chỉ có dạng: $cột $dòng
- Khi sao chép công thức, các địa chỉ tuyệt đối trong công thức không thay đổi.
3. Địa chỉ hỗn hợp: - Địa chỉ có dạng: $cột dòng hoặc cột $dòng III. Cách lập công thức 1. Các loại công thức - Công thức chỉ gồm các con số: VD: =(20+10)*2/6
- Công thức chỉ có địa chỉ ô: VD: = A1*$B1-C1
- Công thức vừa có địa chỉ ô vừa có con số: VD: = (A1*3+B1*2)/5
- Công thức chỉ có các hàm VD: = SUM(A1:A10)
- Công thức tổng quát
VD: = IF(LEFT(A2,1)=”A”,”Lop A”,”Lop B”)
2. Các báo lỗi thờng gặp khi nhập công thức:
- #DIV/0!: trong công thức có phép toán chia cho 0 - #NUM!: các con số trong công thức không hợp lý
- #REF!: trong công thức có tham chiếu đến những ô không tồn tại, hoặc đã bị xoá
dữ liệu dạng chuỗi không để trong dấu nháy.
3. Sao chép dữ liệu có công thức
- Chọn vùng nguồn - Edit \ Copy (Ctrl + C)
- Chuyển ô chọn đến vị trí đích - Chuyển ô chọn đến vị trí đích
- Edit \ Paste Special . Trong hộp thoại Paste Special chọn 1 trong các kiểu Paste sau :
+ All : Sao chép tất cả các thuộc tính của dữ liệu nguồn + Formulas : Sao chép công thức
+ Values : Sao chép dữ liệu (giá trị kết quả) + Formats : Sao chép định dạng
IV. Đánh số thứ tự
- Nhập 2 số nào đó vào 2 ô kế tiếp nhau trên cùng một cột hoặc một dòng
- Chọn vùng cả 2 ô
- Đa con trỏ chuột đến góc dới phải của vùng, click & drag để sao chép
V. Sắp xếp dữ liệu
B2 : Data \ Sort. Nếu ở bớc 1 chọn 1 vùng (trên 1 cột hoặc trên 1 dòng) excel sẽ hiển thị hộp thoại Sort warning, lựa chọn 1 trong 2 điều kiện sau :
+ Expend the selection : Mở rộng khối chọn, chọn tất cả các dòng trong khối đã chọn.
+ Continue with the current selection : Chỉ sắp xếp trong khối chọn.
Click Sort để chuyển sang bớc 3
B3 : Trong hộp thoại Sort chọn các tiêu chuẩn sắp xếp - Sort by : Chọn cột sắp xếp chính
- Then by : Chọn cột sắp xếp phụ
- Ascending : Sắp xếp theo thứ tự tăng dần - Descending : Sắp xếp theo thứ tự giảm dần - Header row : Không sắp xếp dòng đầu tiên
B4. Click Ok để hoàn tất
Chơng IV. Hàm cơ bản trong Excel
I. Dạng tổng quát của hàm
=Tên hàm(đối số 1, đối số 2,..., đối số n)
- đối số 1, đối số 2,.... có thể là số, chuỗi, ngày, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, các công thức...
II. Nhóm hàm số học 1. Hàm ABS
- Công thức: =ABS(x)
- Kết quả: cho giá trị tuyệt đối của x 2. Hàm INT
- Công thức: = INT(x)
- Kết quả: cho phần nguyên của x 3. Hàm ROUND
- Công thức: =ROUND(x,n) - Kết quả: làm tròn x tuỳ theo n
+ Nếu n>0: làm tròn phần thập phân n số lẻ
+ Nếu n=0: làm tròn hàng đơn vị
4. Hàm SQRT
- Công thức: = SQRT(x)
- Kết quả: cho căn bậc hai của x III. Nhóm hàm thống kê
1. Hàm SUM
- Công thức: = SUM(x1, x2,..., xn)
- Kết quả: cho tổng các giá trị của x1, x2,..., xn
2. Hàm AVERAGE
- Công thức: = AVERAGE(x1, x2,..., xn)
- Kết quả: cho giá trị trung bình của x1, x2,..., xn
3. Hàm MAX
- Công thức: = MAX(x1, x2,..., xn)
- Kết quả: cho giá trị lớn nhất của x1, x2,..., xn
4. Hàm MIN
- Công thức: = MIN(x1, x2,..., xn)
- Kết quả: cho giá trị nhỏ nhất của x1, x2,..., xn
5. Hàm COUNT
- Công thức: = COUNT(vùng)
- Công thức : = COUNTA(vùng)
- Kết quả : cho số ô có chứa dữ liệu (khác trống) trong vùng
7. Hàm COUNTIF
- Công thức: = COUNTIF(vùng, điều kiện)
- Kết quả: cho số các ô trong vùng thoả mãn điều kiện 8. Hàm SUMIF
- Công thức: = SUMIF(vùng dò, điều kiện, vùng lấy tổng) - Kết quả: cho tổng của những ô trong vùng lấy tổng số
mà những ô cùng hàng tơng ứng trong vùng dò thoả mãn
điều kiện
* Chú ý : điều kiện phải đợc đặt trong dấu nháy kép và có thể sử dụng 1 trong các toán tử so sánh.
IV. Nhóm hàm chuỗi 1. Hàm LEFT
- Công thức : = LEFT(s,n)
- KQ : cho chuỗi con trích ra từ chuỗi s gồm n kí tự ở bên trái
2. Hàm RIGHT 3. Hàm LEN
- Công thức : = LEN(s)
- KQ : cho độ dài của chuỗi s
4. Hàm UPPER
- Công thức: = UPPER(s)
- Kết quả: biến tất cả các kí tự của chuỗi s thành kí tự hoa
5. Hàm LOWER
- Công thức: = LOWER(s)
- Kết quả: biến tất cả các kí tự của chuỗi s thành kí tự th- ờng
6. Hàm PROPER
- Công thức: = PROPER(s)
- Kết quả: chuyển đổi kí tự đầu của các từ của chuỗi s
thành kí tự hoa
V. Nhóm hàm Logic 1. Hàm AND
- Công thức: = AND(bt logic 1, bt logic 2,..., bt logic n)
- Kết quả: cho giá trị TRUE nếu mọi biểu thức logic đều đúng, ngợc lại cho giá trị FALSE
- Công thức: = OR(bt logic 1, bt logic 2,..., bt logic n)
- Kết quả: cho giá trị FALSE nếu mọi biểu thức logic đều sai, ngợc lại cho giá trị TRUE
3. Hàm NOT
- Công thức: = NOT(bt logic)
- Kết quả: cho giá trị TRUE nếu biểu thức logic sai và ng- ợc lại
4. Hàm IF
- Công thức: = IF(bt logic, giá trị 1, giá trị 2) - Kết quả: cho giá trị 1 nếu bt logic đúng cho giá trị 2 nếu bt logic sai
VI. Nhóm hàm ngày tháng 1. Hàm DATE
- Công thức : = DATE(y,m,d)
- Kết quả : cho tháng / ngày / năm
2. Hàm DAY
- Công thức : = DAY(tháng/ngày/năm) - KQ : cho số thứ tự của ngày trong tháng
3. Hàm MONTH
- Công thức : = MONTH(tháng/ngày/năm) - KQ : cho số của tháng
4. Hàm YEAR
- Công thức : = YEAR(tháng/ngày/năm) - KQ : cho số của năm
VII. Nhóm hàm tìm kiếm 1. Hàm VLOOKUP
- Công thức: = VLOOKUP(x, vùng, cột khai thác, kiểu tìm)
- Kết quả : tìm giá trị x ở cột cột đầu tiên của vùng và cho kết quả là giá trị của ô tơng ứng trong cột khai thác.
kiểu tìm = FALSE : tìm chính xác giá trị x
kiểu tìm = TRUE : tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng x, điều kiện cột đầu tiên của vùng phải đợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
* Ví dụ : Tính lơng cho 3 loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền cho từng loại công lao động là : Loại A : 200000 đồng/công, Loại B : 100000 đồng/công, Loại C : 50000 đồng/công. Tiền lơng đợc tính theo công thức :
Ta thực hiện nh sau :
Nhập vào ô D2 công thức : = VLOOKUP(B2,$B$8:$C$10,2,0)*C2
Kết quả là :
2. Hàm HLOOKUP
Chơng V. Cơ Sở Dữ Liệu (DATABASE)
I. Cơ sở dữ liệu
- Bảng tính là một cơ sở dữ liệu, trong đó: + Mỗi cột là một trờng (field)
1. Vùng dữ liệu (Database)
Là vùng cơ sở dữ liệu gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột (Field Name), các dòng còn lại chứa dữ liệu (record).
2. Vùng điều kiện (Criteria)
Là vùng chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá, lọc. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng, dòng đầu chứa tiêu đề (Field Name), các dòng còn lại chứa điều kiện.
II. Lọc các bản ghi1. Lọc tự động 1. Lọc tự động
- Di chuyển ô chọn vào vùng cơ sở dữ liệu - Chọn Data \ Filter \ Auto Filter
- Khi đó các mũi tên sẽ xuất hiện ở các cột trong vùng cơ sở dữ liệu
- Click Ok
Chú ý:
- Muốn hiển thị lại các bản ghi, chọn Data \ Filter \ Show All
- Muốn huỷ chế độ lọc, thực hiện lại lệnh Auto Filter
2. Lọc cao cấp
- Di chuyển ô chọn vào vùng cơ sở dữ liệu
- Chọn Data \ Filter \ Advanced Filter.Trong hộp thoại Advanced Filter chọn :
+ Filter the list, in place : danh sách các bản ghi lọc ra sẽ đặt trong vùng dữ liệu
+ Copy to another location: sao chép các bản ghi lọc ra tới vị trí khác ngoài phạm vi vùng dữ liệu.
+ List range : nhập vùng dữ liệu cần lọc + Criteria range : nhập vùng điều kiện
+ Copy to : nhập địa chỉ ô đầu của vùng lọc cao cấp - Click Ok
* Ví dụ : Lọc các sinh viên có vùng u tiên là B
Vùng dữ liệu là A1:F6, vùng điều kiện là E8:E9, vùng lọc cao cấp là A10.
Kết quả là :
III. Một số hàm cơ sở dữ liệu1. Hàm DSUM 1. Hàm DSUM
- Công thức : =DSUM(vùng dữ liệu, tên trờng, vùng điều kiện)
- Kết quả : tính tổng trên một trờng của vùng dữ liệu tại những bản ghi thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện.
* Ví dụ : Cho biết tổng lơng của những nhân viên thuộc phòng TC. Ghi kết quả vào ô A10.
+ Nhập vào ô A10 công thức : = DSUM(A1:D6, “L- ơng”,C8:C9)
+ Kết quả là :
2. Hàm DAVERAGE
- Công thức : =DAVERAGE(vùng dữ liệu, tên trờng, vùng điều kiện)
- Kết quả : tính giá trị trung bình trên một trờng của vùng dữ liệu tại những bản ghi thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện.
3. Hàm DMAX
- Công thức : =DMAX(vùng dữ liệu, tên trờng, vùng điều kiện)
liệu tại những bản ghi thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện.
4. Hàm DMIN
- Công thức : =DMIN(vùng dữ liệu, tên trờng, vùng điều kiện)
- Kết quả : tìm giá trị nhỏ nhất trên một trờng của vùng dữ liệu tại những bản ghi thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện.
5. Hàm DCOUNT
- Công thức : =DCOUNT(vùng dữ liệu, tên trờng, vùng điều kiện)
- Kết quả : đếm số phần tử kiểu số trên một trờng của vùng dữ liệu tại những bản ghi thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện.
6. Hàm DCOUNTA
- Công thức : =DCOUNTA(vùng dữ liệu, tên trờng, vùng điều kiện)
- Kết quả : đếm số phần tử khác trống trên một trờng của vùng dữ liệu tại những bản ghi thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện.
Chơng VI. Chèn hình ảnh và Biểu đồ
I. Chèn hình ảnh 1. Chèn ClipArt
- Chọn Insert \ Picture \ ClipArt. Hộp thoại Insert ClipArt xuất hiện
- Trong hộp thoại Insert ClipArt, chọn lớp Clip Art, ví dụ chọn lớp : Animals
- Chọn hình cần chèn vào văn bản - Chọn Insert clip để thực hiện chèn
2. Chèn một tệp tin hình
1. Vào Insert \ Picture \ From File. Xuất hiện hộp thoại Insert Piture
2. Trong hộp thoại Insert Picture, chọn ổ đĩa, th mục chứa tệp tin hình trong Look in.
3. Chọn tệp tin hình và Click Insert để chèn hình vào văn bản.
II. Biểu đồ
1. Giới thiệu về biểu đồ
a. Biểu đồ (Chart)
Biểu đồ là sự biểu diễn các con số, dữ liệu bằng hình ảnh để ngời đọc nắm bắt đợc các thông tin một cách trực quan.
b. Khối dữ liệu
Để tạo đợc đồ thị cần phải có ít nhất 2 ô dữ liệu số khác nhau, thông thờng dòng hoặc cột dữ liệu số sẽ đi kèm với 1 dòng hoặc cột dữ liệu chuỗi. Các ô chuỗi này gọi là tiêu đề của nhóm dữ liệu số.
2. Các bớc tạo biểu đồ
- Chọn khối dữ liệu muốn tạo biểu đồ hoặc di chuyển ô chọn đến vùng này.
- Click biểu tợng Chart wizard ( ) trên thanh công cụ hoặc chọn Insert \ Chart. Xuất hiện hộp thoại
chọn lớp biểu đồ trong khung Chart type, chọn dạng biểu đồ trong khung Chart sub type. Click Next.
- Trong hộp thoại Chart wizard - Step 2 of 4 - Chart source data biểu đồ mẫu đã đợc tạo. Trong đó :
Data range : Vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ
Series in : Chọn dạng biểu đồ theo dòng hoặc theo cột Click Next.
- Trong hộp thoại Chart wizard - Step 3 of 4 - Chart option chọn Titles, nhập tiêu đề cho biểu đồ trong khung Chart title và các tiêu đề khác, click Next.
- Trong hộp thoại Chart wizard - Step 4 of 4, chọn vị trí đặt biểu đồ :
As new sheet : ở bảng tính mới
As object in : ở bảng tính hiện hành Click Finish để kết thúc.
Chơng VII. In Bảng tính
Thực hiện nh sau :
- Trong hộp thoại Print chọn :
+ Chọn loại máy in trong khung Name
+ Trong Print range chọn All để in tất cả các trang, chọn page(s) để in từ trang (From) đến trang (To).
+ Trong Print what để in 1 vùng
+ Number of copies : Chọn số bản cần in - Click Ok.
Phần I. Windows...1
Phần II. Winword...8
Chơng I: Tổng Quát...8
I. Khởi động và thoát khỏi Winword...8
II. Các thao tác cơ bản ...10
Chơng II: Định dạng văn bản...15
I. Định dạng kí tự...15
II. Định dạng đoạn văn bản...16
III. Định dạng khung văn bản...18
IV. Định dạng màu nền văn bản...19
V. Định dạng cột văn bản...19
VI. Định dạng Bullets and Numbering...20
VII. Tạo chữ hoa thụt cấp...22
VIII. Tạo và sử dụng khuôn dạng (Style)...23
Chơng III: Trang trí văn bản...24
I. Chèn kí tự đặc biệt (Symbol)...24
II. Chèn hình ảnh vào văn bản...25
III. Định dạng vị trí...28
IV. Hiệu chỉnh và vẽ hình ...29
V. Tô màu cho các đối tợng...30
VI. Tạo hiệu ứng hình nổi...30
VII. Chèn WordArt vào văn bản...31
VIII. Hiệu chỉnh WordArt...31
IX. Chèn Text Box vào văn bản...32
Chơng IV: Xử lý bảng biểu...33
I. Chèn bảng vào văn bản...33
II. Thao tác trong bảng...33
III. Thay đổi kích thớc cột, dòng...34
IV. Chèn, xoá cột và dòng trong bảng...34
V. Nối và tách ô trong bảng...35
VI. Tạo đầu đề cho bảng...36
VII. Sắp xếp trên bảng...36
VIII. Tính toán trên bảng...36
I. Chèn kí hiệu toán học...38
II. Trộn th (Mail Merge)...38
III. Tạo mục lục tự động...39
Chơng VI: Định dạng trang và in ấn...40
I. Tạo tiêu đề đầu trang (Header) và tiêu đề cuối trang (Footer)...40
II. Tạo chú thích...40
III. Đánh số trang...40
IV. Định lề và khổ giấy ...41
V. In văn bản...42
Phần III. Excel...44
Chơng I. Tổng quan về excel...44
I. Khởi động và thoát khỏi Excel...44
Chơng II. Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính...47
I. Các kiểu dữ liệu...48
II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu...48
II. Chọn vùng bảng tính...49
III. Chèn và xoá cột dòng...50
IV. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng...50
V. Định dạng dữ liệu...51
VI. Sao chép dữ liệu...54
Chơng III. Công thức và tính toán cơ bản...54
I. Các toán tử...54
II. Địa chỉ ô...55
III. Cách lập công thức...56
IV. Đánh số thứ tự...57
V. Sắp xếp dữ liệu...57
Chơng IV. Hàm cơ bản trong Excel...59
I. Dạng tổng quát của hàm...59 II. Nhóm hàm số học...59 III. Nhóm hàm thống kê...60 IV. Nhóm hàm chuỗi...61 V. Nhóm hàm Logic...62 VI. Nhóm hàm ngày tháng...63 VII. Nhóm hàm tìm kiếm...64
Chơng V. Cơ Sở Dữ Liệu (DATABASE)...65
I. Cơ sở dữ liệu...65
II. Lọc các bản ghi...66
III. Một số hàm cơ sở dữ liệu...69
Chơng VI. Chèn hình ảnh và Biểu đồ...72
I. Chèn hình ảnh...72
II. Biểu đồ...73
Chơng VII. In Bảng tính...75