nhập khẩu vận chuyển bằng đ−ờng biển ở công ty cổ phần bảo hiểm ptrolimex (pjico)
1. Công tác khai thác bảo hiểm hμng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đ−ờng biển ở PJICO. đ−ờng biển ở PJICO.
Hoạt động khai thác lμ một khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm nói chung vμ lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm hμng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đ−ờng biển nói riêng. Tuy còn nhiều hạn chế so với các công ty bảo hiểm n−ớc ngoμi vμ một số doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam rất lớn mạnh nh− Bảo Việt, Bảo Minh nh−ng công ty bảo hiểm PJICO trong thời gian qua đã nỗ lực cố gắng v−ợt qua những khó khăn trong điều kiện hầu hết các mối quan hệ với khách hμng mới đ−ợc thiết lập vμ còn ít ngoμi sự ủng hộ nhiệt tình của các khách hμng trong cổ đông. Các khách hμng lớn vμ lâu năm còn ch−a có hoặc nếu có thì chỉ nhận đ−ợc bảo hiểm phần nμo trong tổng giá trị hμng hoá trong ngoại th−ơng. Việc xây dựng vμ phát triển một thị tr−ờng bảo hiểm hμng hoá xuất nhập khẩu ổn định, lâu dμi chính lμ mục tiêu đ−ợc đặt ra trong hoạt động khai thác của PJICO. Hoạt động khai thác phải có kế hoạch, chiến l−ợc hết sức cụ thể vμ chặt chẽ. Nó phải đ−ợc dựa trên cơ sở các số liệu, chỉ tiêu về kim ngạch xuất nhập khẩu của các mặt hμng cũng nh− kế hoạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu hμng hoá. Đối với khách hμng cũ, công ty luôn luôn phải đảm bảo giữ uy tín, thuyết phục tái tục hợp đồng h−ớng dẫn mua bảo hiểm đúng thời hạn vμ bảo hiểm hμng nhập theo gía FOB, CF hay kim ngạch hμng xuất theo giá CIF. Các khách hμng cũ mμ có ít rủi ro xảy ra tổn thất, tăng c−ờng các biện pháp đề phòng vμ hạn chế tổn thất thì PJICO có thể điều chỉnh lại tỷ lệ phí cho phù hợp nhằm thiết lập mối quan hệ lâu dμi với họ. Đối với khách hμng tiềm năng PJICO sẽ có các ph−ơng pháp chμo phí riêng d−ới nhiều hình thức nhằm khuyến khích, thu hút họ tham gia bảo hiểm tại công ty. Ngoμi ra chất l−ợng phục vụ khách hμng vμ chất l−ợng quản lý cũng đ−ợc PJICO không ngừng nâng cao lμm tăng thêm uy tín của mình với thị tr−ờng bảo hiểm trong n−ớc. Công tác nghiên cứu thị tr−ờng, mở rộng vμ phát triển đại lý, cộng tác viên cũng đ−ợc chú trọng nhằm nắm bắt đựơc các thông tin từ khách hμng, từ thị tr−ờng, từ đó có kế hoạch khai thác một cách hiệu quả vμ triệt để.
Quy trình khai thác bảo hiểm hμng hoá xuất nhập khẩu của PJICO - ban hμnh kèm theo quyết định của Tổng giám đốc PJICO số 113/BH-HH/95 ngμy 15/07/1995 bao gồm 2 khâu cơ bản.
- Một lμ : Quá trình khai thác bảo hiểm. - Hai lμ : Quá trình cấp đơn bảo hiểm.
1.1. Quá trình khai thác bảo hiểm: Quá trình khai thác đ−ợc chia ra lμm 2 b−ớc: b−ớc:
• B−ớc 1: Xây dựng kế hoạch thu phí vμ ký kết hợp đồng với khách hμng: Tr−ớc hết lμ phải nắm vững kim ngạch các mặt hμng vμ số l−ợng hμng hoá nhập khẩu hμng năm từ các nguồn vốn xuất nhập khẩu của các đơn vị xuất nhập khẩu (nguồn vốn trung −ơng, địa ph−ơng, viện trợ, tự có, vay nợ ...) để xây dựng kế hoạch thu phí trong năm, cụ thể lμ đầu năm thông qua các đơn vị xuất nhập khẩu để nắm số liệu kế hoạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị. Trên cơ sở đó xác định số kim ngạch sẽ qua bảo hiểm để xây dựng kế hoach thu phí bảo hiểm trong năm đó của từng kkhách hμng theo mặt hμng. Trong số kim ngạch xuất khẩu của khách hμng cần tách riêng kim ngạch của từng khu vực theo giá CIF, CF vμ FOB để lập kế hoạch thu phí sát với thực tế. Sau đó chuẩn bị hợp đồng bảo hiểm để ký kết với khách hμng hμng năm.
• B−ớc 2: Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch: Từng quý có số liệu hμng nhập về của từng khách hμng qua đó đối chiếu kim ngạch qua bảo hiểm để nắm đ−ợc khối l−ợng hμng về thực tế nhằm kịp thời điều chỉnh kế hoạch thu phí đầu năm đã xây dựng. Đôn đốc khách hμng mua bảo hiểm theo đúng thời hạn đã quy định vμ mua bảo hiểm hết phần kim ngạch hμng nhập về theo giá FOB vμ CF hay kim ngạch hμng xuất đi theo giá CIF. Th−ờng xuyên quan hệ với khách hμng để khai thác những nguồn hμng nhập hoặc kế hoạch nhập bổ xung hoặc ngoμi kế hoạch nhằm tranh thủ bảo hiểm vμ chuẩn bị tμi liệu để chμo phí. Phải đi sâu tìm hiểu rõ tính chất vμ quy cách đóng gói thích hợp của các lô hμng xuất nhập khẩu để áp dụng các điều kiện bảo hiểm thích hợp theo tập quán vμ quy định, Nắm vững các mặt hμng có tỷ trọng lớn trong kim ngạch nhập qua đó phân tích ảnh h−ởng của các nhân tố đối với số phí thu. Thu thập đầy đủ vμ nghiên cứu các thông tin về bảo hiểm nh− các quy tắc, tỷ lệ phí, điều khoản bảo hiểm của thị tr−ờng n−ớc ngoμi để khi cần có thể đề nghị các văn bản của ta hoặc giải thích vμ sử dụng chính những điều khoản đó khi có yêu cầu của khách hμng. Kết hợp với bộ phận bồi th−ờng để tính đ−ợc kết quả bảo hiểm đối với từng khách hμng theo năm nghiệp vụ để kịp thời đề xuất ý kiến điều chỉnh tỷ lệ phí cho thích hợp nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác kinh doanh vμ phù hợp với từng đối t−ợng bảo hiểm. Cuối năm chuẩn bị đầy đủ số liệu để họp khách hμng thông báo tình hình tham gia bảo hiểm, nêu những −u nh−ợc điểm trong năm qua vμ những vấn đề cần khắc phục cho năm tới của từng khách hμng nhằm hạn chế đ−ợc nhầm lẫn, sai sót vμ tổn thất cho hμng hoá, qua đó giúp PJICO lμm tốt công tác giám định, đề phòng vμ hạn chế tổn thất, bồi th−ờng đối với hμng hoá đ−ợc bảo hiểm vμ đòi ng−ời thứ ba. Phối hợp chặt chẽ với các phòng liên quan nh− Tμi vụ, Tái bảo
hiểm, phối hợp để giải quyết kịp thời các v−ớng mắc trong khâu thu phí bảo hiểm, phân tán rủi ro liên quan đến nghiệp vụ gốc vμ điều chỉnh kế hoạch thu phí bảo hiểm trong năm đó. Xây dựng văn bản, thể lệ giám định bảo hiểm, khuyến mại vμ bồi th−ờng tổn thất.
1.2. Quá trình cấp đơn bảo hiểm: quá trình cấp đơn bảo hiểm ở PJICO có sự khác nhau đối với hμng hoá nhập khẩu vμ hμng hoá xuất khẩu. khác nhau đối với hμng hoá nhập khẩu vμ hμng hoá xuất khẩu.
1.2.1. Đối với hμng hoá nhập khẩu, bao gồm 4 b−ớc sau: B−ớc 1: Kiểm tra chứng từ liên quan.
Khi nhận đ−ợc giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hμng (giấy nμy lμm theo hình thức một đơn bảo hiểm) phải đ−ợc kiểm tra xem chứng từ có hợp lệ không? Một giấy yêu cầu bảo hiểm đ−ợc coi lμ hợp lệ phải có đủ những yêu cầu sau:
− Trên giấy yêu cầu phải kê khai rõ rμng tất cả các đề mục đã in sẵn trên đơn. Trong tr−ờng hợp khai thiếu những đề mục nh−: số B/L, ký mã hiệu, trọng l−ợng, số kiện (do ch−a đ−ợc thông báo đầy đủ) thì vẫn chấp nhận cấp đơn nh−ng yêu cầu khách hμng phải bổ sung ngay khi nhận đ−ợc thông báo.
− Nếu thiếu một trong những đề mục cơ bản nh−: số tiền bảo hiểm (trị giá hμng FOB hoặc C&F), tên tμu vận chuyển, ngμy khởi hμnh, cảng đi vμ điều kiện bảo hiểm thì giấy yêu cầu đó coi nh− ch−a hợp lệ cần trả lại cho khách hμng đồng thời giải thích rõ yêu cầu của bảo hiểm để họ kê khai đầy đủ mới cấp đơn bảo hiểm.
Phải xem xét kỹ tính chất vμ ph−ơng thức xếp dỡ của từng mặt hμng có phù hợp với điều kiện bảo hiểm mμ khách hμng lựa chọn không để giải thích vμ yêu cầu khách hμng điều chỉnh lại cho thích hợp với mặt hμng đó. Trên giấy yêu cầu bảo hiểm phải đòi hỏi khách hμng trả lời đ−ợc các nội dung yêu cầu của phòng Kế toán- tμi vụ quy định nhằm giúp phòng lμm đủ các thủ tục thu phí một cách nhanh chóng.
L−u ý: Giấy yêu cầu bảo hiểm phải có đẩy đủ tên, dấu vμ chữ ký của khách hμng. Giấy chứng nhận bảo hiểm phải đánh máy đủ 08 bản. cần xem kỹ tên tμu vận chuyển (nếu lμ tμu vận chuyển), phải yêu cầu khách hμng kê khai quốc tịch tμu, tuổi tμu. Nếu lμ tμu giμ phải thu thêm phí nh− đã quy định trong biểu phí bảo hiểm. Tr−ờng hợp trị giá hμng bảo hiểm cao trên mức quy định phân cấp của công ty, tr−ớc khi cấp đơn cần thông báo vμ trao đổi ý kiến với phòng tái bảo hiểm để có kế hoạch phân tán rủi ro.
B−ớc 2 : Vμo sổ cấp đơn, lấy số đơn vμ xếp chuyến tμu:
Sau khi kiểm tra xong các chứng từ liên quan nếu hợp lệ thì vμo sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Sổ đơn bảo hiểm lấy theo sổ thứ tự trong sổ cấp đơn. Xếp chuyến tμu theo số thứ tự trong sổ đăng ký số tμu.
L−u ý: − Thông th−ờng luồng Châu á đi trong khoảng 20-30 ngμy lμm một chuyến.
− Luồng Châu âu tμu đi trong khoảng 2-4 tháng lμm 1 chuyến.
− Số đơn bảo hiểm vμ số chuyến tμu ghi rõ trong đơn, số chuyến ghi tr−ớc vμ số đơn bảo hiểm ghi sau.
Ví dụ: Số đơn bảo hiểm lμ 100, số tμu lμ 8 thì ghi: 8/100
B−ớc ba: Tính phí bảo hiểm sửa đổi vμ huỷ đơn bảo hiểm.
Tr−ớc khi tính phí bảo hiểm phải xác định số tiền bảo hiểm. Số tiền bảo hiểm đ−ợc tính theo công thức:
C+F CIF =
1-R Trong đó: C- lμ giá trị hμng hoá theo giá FOB
F- lμ c−ớc phí vận chuyển R- lμ tỷ lệ phí bảo hiểm
Trong tr−ờng hợp khách hμng nhập theo giá FOB, nếu họ không xác định rõ đ−ợc phí vận tải thì bảo hiểm −ớc tính nh− sau: đối với luồng Châu á c−ớc phí vận tải F=5% giá FOB vμ luồng Châu âu lμ F=10% giá FOB. R áp dụng cho từng mặt hμng tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. R=R1+R2 trong đó R1 bao gồm tỷ lệ phí chính + tỷ lệ phí theo luồng. R2 lμ tỷ lệ phí phụ - tỷ lệ phí phụ đ−ợc cộng thêm khi khách hμng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ nh− bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, thiếu nguyên kiện, thiếu hụt trọng l−ợng...
L−u ý: Mỗi một mặt hμng có tỷ lệ phí bảo hiểm khác nhau tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. Do đó, khi tính phí phải xem xét kỹ tính chất của từng mặt hμng, điều kiện bảo hiểm mμ khách hμng lựa chọn có phù hợp với quy định của bảo hiểm đối với mặt hμng đó không, trên cơ sở đó để xác định tỷ lệ phí cho chính xác. Phí bảo hiểm đ−ợc tính trên cơ sở số tiền bảo hiểm vμ tỷ lệ phí bảo hiểm: I = CIF * R
Trong tr−ờng tμu giμ khi tính phí bảo hiểm sẽ tính nh− sau: C+F CIF = 1-R I = CIF * R/ R=R1+R2 R/=R1+R2+R3 Trong đó R3 lμ tỷ lệ phí tμu giμ.
Tr−ờng hợp khách hμng xin điều chỉnh trị giá bảo hiểm nh− điều chỉnh giá FOB, CF, c−ớc phí vận tải vμ điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF vμ phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hμng 4 giấy sửa đổi bổ sung vμ thu lệ phí sửa đổi đơn. Phần chênh lệch tăng đề nghị khách hμng thanh toán thêm phí, phần chênh lệch giảm bảo hiểm sẽ hoμn lại phí cho khách hμng. Trừ tr−ờng hợp điều chỉnh số B/L, trọng l−ợng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
L−u ý: Tr−ớc khi lμm sửa đổi bổ sung phải yêu cầu khách hμng gửi lại toμn bộ đơn bảo hiểm đã cấp để điều chỉnh. Sau khi lμm xong giấy sửa đổi bổ sung phải ghi rõ trên đơn các giấy tờ sửa đổi để bộ phận bồi th−ờng dễ xem xét. Sau đó gửi trả lại đơn của khách hμng kèm theo giấy sửa đổi.
Nếu khách hμng yêu cầu huỷ đơn phải xem xét rõ lý do, sau đó cấp cho khách hμng giấy sửađổi: Huỷ đơn, hoμn trả lại cho khách hμng toμn bộ số phí đã thu vμ trừ lệ phí huỷ đơn đồng thời thu hồi lại toμn bộ đơn gốc đã cấp để huỷ bỏ đi. Đơn thu lại phải huỷ ngay để tránh nhầm lẫn. Giấy sửa đổi bổ sung in ra thμnh 06 bản (1 bản l−u kèm theo công văn yêu cầu sửa đổi của khách hμng, 1 bản gửi cho Tái bảo hiểm, 1 bản trả khách hμng). Tr−ờng hợp:
- Yêu cầu khách hμng thanh toán thêm phí: đ−a Tμi vụ 3 bản - Hoμn phí vμ huỷ đơn: đ−a Tμi vụ 2 bản
- Điều chỉnh tên tμu: đ−a Tμi vụ một bản
Sau khi lập đơn, kiểm tra lại vμ đóng dấu “thu phí bảo hiểm bằng ngoại tệ” hoặc “thu phí bảo hiểm bằng đồng Việt Nam” lên đơn theo yêu cầu thanh toán phí của khách hμng.
B−ớc 4: Giao chứng từ cho các bộ phận liên quan:
Sau khi thực hiện 3 b−ớc trên, đánh máy, trình ký vμ đóng dấu xong chứng từ đ−ợc phân ra nh− sau: bản gốc viết tay (bản đầu tiên) l−u phòng Nghiệp vụ, 3 bản l−u phòng Tμi vụ, 1 bản gửi Tái bảo hiểm, nếu chi nhánh cấp đơn thì gửi 1 bản cho công ty còn lại trả cho khách hμng.
Đối với hμng hoá xuất khẩu: bao gồm 4 b−ớc sau:
B−ớc 1: Kiểm tra chứng từ- t−ơng tự nh− b−ớc 1 đối với hμng hoá nhập khẩu. L−u ý: - Đối với hμng hoá xuất khẩu chỉ bảo hiểm bằng ngoại tệ không bảo hiểm bằng đồng Việt Nam.
- Đơn bảo hiểm hμng hoá xuất khẩu vμ giấy sửa đổi bổ sung phải đánh máy bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
- Phải chú ý đến “điều kiện bảo hiểm” do khách hμng đề nghị. Nếu theo tín dụng th− (L/C- Letter of credits) thì phải lμm đúng tín dụng th− đã mở, nh−ng nếu điều kiện đề nghị có những điểm bất hợp lý hoặc v−ợt quá phạm vi trách nhiệm thông th−ờng của công ty thì phải sửa lại (nếu việc sửa lại đó không mâu thuẫn với th− tín dụng về cơ bản) hoặc hỏi lại ng−ời mua hμng ở n−ớc ngoμi.
- Đối với hμng xuất t− nhân của các đại sứ quán phải yêu cầu khách hμng cung cấp “bản kê chi tiết hμng hoá” vμ trị giá tiền của mỗi loại. Chỉ bảo hiểm theo điều kiện “mọi rủi ro” cho các loại hμng hoá mới, đối với hμng cũ bảo hiểm theo điều kiện C. Tr−ớc khi chấp nhận bảo hiểm phải yêu cầu khách hμng cho xem cụ thể hμng hoá vμ bao bì để xác định trị giá hμng hoá vμ điều kiện bảo hiểm. Giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ cần in 06 bản lμ đủ.
B−ớc 2: Vμo sổ cấp đơn
Sau khi kiểm tra các chứng từ có liên quan, nếu hợp lệ thì vμo sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Số đơn bảo hiểm đã đ−ợc in sẵn trên đơn nếu chỉ cần đánh máy thêm ký hiệu của địa ph−ơng đó để nghiệp vụ tiện theo dõi. Ví dụ: Đơn do chi nhánh TP. HCM cấp, số đơn bảo hiểm lμ 1580 thì ghi nh− sau:1580-HX/HCM/95
B−ớc 3: Tính phí bảo hiểm vμ huỷ bỏ đơn bảo hiểm
Số tiền bảo hiểm hμng hoá xuất khẩu chính lμ giá CIF mμ khách hμng kê khai trên giấy yêu cầu bảo hiểm cộng thêm 10% lãi dự tính hay 10%CIF. Vì vậy phí bảo hiểm đ−ợc tính theo công thức (CIF + 10%CIF)* R trong đó R lμ tỷ lệ phí bảo hiểm đ−ợc tính theo từng luồng, theo từng điều kiện bảo hiểm vμ chủng loại hμng hoá.
L−u ý:- Đối với hμng xuất của đại sứ quán các n−ớc đóng tại Việt Nam, số tiền bảo hiểm chính lμ giá trị hμng hoá mμ khách hμng kê khai cộng thêm 10%.
- Tr−ờng hợp khách hμng xin điều chỉnh giá trị bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF vμ phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hμng 1 giấy sửa đổi bổ sung.
- Điều chỉnh số B/L, trọng l−ợng vμ huỷ đơn cách thức t−ơng tự nh− hμng nhập ở