III. Nội dung của công tác lập dự toán và báo cáo kiểm soát chi phí trong
1. Lập dự toán chi phí sản xuất
1.1. Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp:
Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp được lập dựa trên cơ sở dự toán sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định nhu cầu về lowngj và giá đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất và dự toán về lịch thanh toán tiền mua nguyên vật liệu.
Dự toán chi phí sản xuất là phương tiện thông tin cung cấp cho các chức năng hoạch định và kiểm soát chi phí của nhà quản trị nhằm đo lường, chấn chỉnh quá trình tổ chức thực hiện chi phí trong từng bộ phận cụ thể đảm bảo cho quá trình thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm các dự toán sau: Dự toán lượng NVL trực tiếp mua = Dự toán NVLTT dùng cho sản xuất + Dự toán NVLTT tồn kho cuối kỳ - Dự toán NVLTT tồn kho đầu kỳ Dự toán giá mua
NVLTT =
Dự toán lượng NVLTT mua x
Định mức giá NVLTT Dự toán tiền thanh = Dự toán giá mua x Tỷ lệ thanh toán
toán NVLTT NVLTT tiền trong từng kỳ
1.2. Dự toán nhân công trực tiếp:
Dự toán thời gian lao động (giờ) = Dự toán CPSX x Định mức thời gian sản xuất sản phẩm Dự toán CPNC trực tiếp = Dự toán thời gian lao động x
Định mức giá của mỗi đơn vị thời gian lao động
1.3. Dự toán chi phí sản xuất chung:
Dự toán chi phí sản xuất chung: bao gồm dự toán biến phí sản xuất chung và dự toán chi phí sản xuất chung.
1.3.1. Dự toán biến phí sản xuất chung:
Trường hợp biến phí sản xuất chung được xây dựng theo từng yếu tố chi phí (chi phí vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp...) theo mỗi đơn vị hoạt động thì quá trình lập dự toán biến phí sản xuất chung được thực hiện tương tự như dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp.
Ví dụ: biến phí sản xuất chung cho 1 giờ máy hoạt động là 2000đ, dự toán số giờ máy hoạt động trong kỳ là 6000 giờ, dự toán biến phí sản xuất chung là 6000 x 2000 = 12.000.000đ
- Trường hợp biến phí sản xuất chung được xác định bằng một tỷ lệ trên biến phí trực tiếp thì dựa vào dự toán biến phí trực tiếp, tỷ lệ biến phí sản xuất để lập dự toán biến phí sản xuất chung.
Dự toán biến phí sản xuất chung = Dự toán biến phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí sản xuất chung
1.3.2. Dự toán định phí sản xuất chung:
Đối với các yếu tố định phí sản xuất chung bắt buộc, căn cứ vào định phí sản xuất chung hàng năm chia đều cho 4 quý để xác định định phí sản xuất chung hàng quý.
Đối với các yếu tố định phí sản xuất chung tuỳ ý, căn cứ vào hành động nhà quản trị xác định đó ta xác định được: Dự toán chi phí sản xuất chung = Dự toán biến phí sản xuất chung + Dự toán định phí sản xuất chung 1.4. Dự toán chi phí bán hàng:
hàng sản phẩm tiêu thụ phí bán hàng
1.4.2. Dự toán định phí bán hàng:
Dự toán định phí bán hàng được lập tương tự như lập dự toán định phí sản xuất chung. Điều này có nghĩa là dự toán định phí bán hàng chính là tổng hợp dự toán định phí bắt buộc và định phí quản trị cần thiết cho kỳ bán hàng.
Từ đó ta xác định: Dự toán chi phí bán hàng = Dự toán biến phí bán hàng + Dự toán định phí bán hàng
1.5. Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
1.5.1. Dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp:
Dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp =
Dự toán biến phí trực tiếp x
Tỷ lệ biến phí quản lý doanh nghiệp
1.5.2. Dự toán định phí quản lý doanh nghiệp:
Tương tự như dự toán định phí sản xuất chung: Vậy:
Dự toán chi phí quản lý doanh
nghiệp
= quản lý doanh nghiệpDự toán biến phí + Dự toán định phíquản lý DN Từ đầu đến giờ chúng ta giả định làm việc với ngân sách cố định nghĩa là các chi phí dự báo trong kỳ được giữ nguyên không đòi bất chấp mọi việc xảy ra trong thời kỳ đó. Mặc dù được lập tương đối đơn giản. Tuy nhiên nó không cung cấp đủ thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau, nhất là khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về quy mô, mức độ hoạt động để thích ứng với tình hình thực tế của thị trường. Vì vậy dự toán linh hoạt ra đời đã giúp cho nhà quản trị có nhiều thông tin hơn để ứng phó với các tình huóng sản xuất kinh doanh khác nhau.
Dự toán linh hoạt là dự toán được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Việc đầu tiên phải làm khi hoạch định chi phí linh hoạt là phân loại chi phí thành:
- Chi phí cố định. - Chi phí biến đổi. Ví dụ:
Chi phí cố định : 50 triệu 2000 sản phẩm
=> Biến phí đơn vị: 2000
50
= 25.000 đồng/sản phẩm Ngân sách linh hoạt:
Sản phẩm/ tiêu thụ chi phí Ngân sách 1 2000 100 Ngân sách 2 3000 (50 + 25.000 x 3.000) 125 triệu
2. Phương pháp kiểm tra và đánh giá thực hiện trung tâm chi phí:
Nội dung thứ hai của kế toán quản trị chi phí tập trung vào các chức năng kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện chi phí. Để thực hiện được chức năng này hiệu quả hơn các nhà quản trịđã áp dụng nguyên tắc và kỹ thuật của kế toán trách nhiệm. Bước cơ bản của quá trình triển khai hệ thống trách nhiệm là xác định trách nhiệm đối với từng loại chi phí. Trọng tâm của nội dung này chuyển từ việc lập dự toán sang kiểm tra đánh giá các kết quả thực tế trong mối quan hệ với kết quả kế hoạch hoặc dự toán đã xây dựng thông qua việc lập và sử dụng các báo cáo kế toán nội bộ.
Các báo cáo phải đảm bảo phục vụ tốt cho quản lý đơn vị theo mức độ phân cấp nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguồn lực, đem lại hiệu quả cao nhất.
Với tư cách là trung tâm chi phí đơn vị phải lập các báo cáo kế toán phản ánh tình hình chi phí, bao gồm cả chi phí dự toán, chi phí thực tế phát sinh theo yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí vạch ra nhưng nguyên nhân chênh lệch so với dự toán và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan.
Nội dung phân tích qua các báo cáo của trung tâm chi phí bao gồm: - Phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí của đơn vị.
Trên cơ sở số liệu báo cáo tiến hành lập bảng so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán sau khi đã điều chỉnh theo cùng sản lượng thực tế. Số chênh lệch qua so sánh sẽ chi ra tình hình thực hiện dự toán chi phí theo từng khoản mục cũng như toàn bộ chi phí.
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến biến động của từng khoản mục chi phí. Các khoản mục chi phí bao gồm yếu tố lượng và yếu tố giá. Bằng phương pháp phân tích phù hợp sẽ xác định được ảnh hưởng của từng nhân tố. Anh hưởng của từng nhân tố sẽ chỉ ra trách nhiệm quản lý của các bộ phận có liên quan.
Việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm chi phí thông qua các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí phải đạt được các mục tiêu như:
- Hoàn thành kế hoạch sản xuất đáp ứng sản phẩm đầy đủ cho nhu cầu tiêu thụ, đảm bảo thực hiện kế hoạch sản xuất trong mối quan hệ với kế hoạch tiêu thụ và kiểm soát được định mức dự toán chi phí.
- Kiểm soát chi phí trong mối quan hệ với doanh thu ước tính góp phần giảm tỷ lệ lệ chi phí trên doanh thu để gia tăng lợi nhuận cho toàn tổ chức.
Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan, tác động đến tình hình thực hiện định mức và dự toán chi phí.
Các báo cáo bộ phận ở các cấp quản lý càng thấp đòi hỏi mức độ càng chi tiết. Để đánh giá chính xác trách nhiệm của bộ phận quản lý đối với các chi phí thuộc phạm vi mình kiểm soát thì chi phí phải được phân thành biến phí và định phí trong các báo cáo bộ phận do ngoài các chi phí phát sinh tại bộ phận thì các bộ phận còn gánh chịu phần định phí do cấp trên phân bổ, các chi phí này nằm ngoài tầm kiểm soát của các nhà quản lý thuộc bộ phận mà mình phụ trách.
3. Các phương pháp xác định chi phí trong doanh nghiệp sản xuất:
Phương pháp xác định chi phí là phương pháp tổng hợp các chi phí có liên quan đến việc sản xuất và tth sản phẩm (hay còn gọi là phương pháp tính giá). Mục đích của việc tổng hợp chi phí nhằm cung cấp thông tin về chi phí đơn vị cần thiết cho nhà quản trị để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Định giá bán sản phẩm, định giá hàng tồn kho cuối kỳ, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ và là cơ sở cho các nhà quản trị lập các dự toán chi phí ở các mức hoạt động khác nhau, đồng thời làm căn cứ để đánh giá chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh.
Để xác định chi phí đơn vị cho từng loại sản phẩm kế toán quản trị có thể sử dụng phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp toàn bộ.
3.1. Xác định chi phí theo phương pháp toàn bộ:
Phương pháp này dự trên cơ sở coi các chi phí của quá trình sản xuất như là các chi phí sản xuất mà không cần quan tâm là nó có bản chất khả biến hay là bất biến.
Chi phí đơn vị sản phẩm bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung bất biến và khả biến.
Chi phí sản xuất trên báo cáo kết quả =
Tổng chi phí SX trong kỳ
x thụ trong kỳ Mức độ tiêu Mức hoạt động SX trong kỳ
Do nhu cầu phải kịp thời có số liệu chi phí đơn vị để đánh giá công việc hoàn thành và cho các quyết định kinh doanh khác mà chi phí sản xuất chung đến cuối kỳ mới tập hợp được, nên các doanh nghiệp ước tính chi phí sản xuất chung ngay từ đầu và dựa vào mức sản lượng dự kiến để tiến hành phân bổ mức chi phí sản xuất chung ước tính. Đến cuối kỳ xử lý chênh lệch chi phí sản xuất chung. Có hai trường hợp.
- Chi phí sản xuất chung thực tế lớn hơn chi phí sản xuất chung ước tính trường hợp này làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận.
- Ngược lại chi phí sản xuất chung thực tế nhỏ hơn chi phí sản xuất chung ước tính trường hợp này ghi giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
Phương pháp tính giá toàn bộ cung cấp số liệu cho các doanh nghiệp lập các báo cáo tài chính theo quy định, song xét về góc độ quản trị phương pháp này không đáp ứng được yêu cầu cho các nhà quản trị trong việc lập các kế hoạch linh hoạt đáp ứng nhu cầu thông tin về chi phí đơn vị trong các tình huống quy mô sản xuất khác nhau và các quyết định về giá bán sản phẩm với mức sản lượng khác nhau. Phương pháp tính chi phí thứ hai sẽ giúp các doanh nghiệp khắc phục được hạn chế này. Đó là phương pháp tính chi phí trực tiếp.
3.2. Xác định chi phí theo phương pháp trực tiếp:
Phương pháp xác định chi phí toàn bộ là phương pháp phân bổ một phần chi phí sản xuất chung bất biến cho từng đơn vị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ cùng với chi phí khả biến. Chi phí đơn vị sản phẩm bao gồm cả chi phí sản xuất chung khả biến và bất biến.
Khác với phương pháp trên, theo phương pháp tính giá trực tiếp thì chỉ có những chi phí của quá trình sản xuất mà trực tiếp biến động theo hoạt động sản xuất mới được xem là chi phí sản xuất. Như vậy sẽ bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung khả biến. Chi phí sản xuất chung bất biến không được xem là chi phí sản xuất theo phương pháp này. Đúng hơn là chúng được xem như là chi phí thời kỳ và được trừ ra khỏi thu nhập như chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Vì vậy trong giá trị hàng tồn kho của điưn vị sản phẩm theo phương pháp trực tiếp không chứa đựng một yếu tố nào của chi phí sản xuất bất biến.
Phương pháp trực tiếp chỉ tính các biến phí nguyên liệu, biến ;phí nhân công và biến phí sản xuất chung nên có thể cung cấp thông tin nhanh về chi phí đơn vị cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định ngắn hạn như: các quyết định về giá bán sản phẩm, lập dự toán nhanh hay quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thêm một đơn đặt hàng.
Nếu như công tác lập báo cáo bộ phận đánh giá trách nhiệm quản lý và các phương pháp xác định chi phí cung cấp thông tin cho chức năng kiểm tra và đánh giá chi phí thì phân tích thông tin chi phí là một trong những nội dung của kế toán quản trị chi phí trong việc cung cấp thôngtin cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị.
4. Phân tích thông tin chi phí phục vụ quá trình ra quyết định của nhà quản trị:
4.1. Phân tích hoà vốn:
Điểm hoà vốn là cơ sở giúp cho nhà quản trị xây dựng kế hoạch và xác định các phương án kinh doanh một cách chủ động để đạt được kết quả dự kiến trong những điều kiện nhất định về doanh thu, giá bán, chi phí... Trên cơ sở số liệu chi phí đã phân tích thành biến phí và định phí, ta thực hiện một số nội dung phân tích sau:
Phân tích điểm hoà vốn với công thức:
Điểm hoà vốn (đvsp) = Tổng chi phí cố định
Giá bán đơn vị - Chi phí biến đổi đơn vị Trên cơ sở sản lượng hoà vốn kế toán xác định doanh thu hoà vốn, tỷ lệ hoà vốn và xác định số dư an toàn.
4.2. Phân tích mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận:
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí - sản lượng - lợi nhuận là kỹ thuật đánh giá ảnh hưởng của những thay đổi về chi phí đối với lợi nhuận trong doanh nghiệp. Song việc phân tích chỉ có ý nghĩa khi nó được đặt trong những điều kiện giới hạn như:
- Giá bán đơn vị sản phẩm không đổi.
- Chi phí phải phân thành định phí và biến phí một cách chính xác. - Kết cấu sản phẩm cố định khi thay đổi yếu tố chi phí và sản lượng tiêu thụ.
- Mối quan hệ biến động của chi phí, sản lượng, doanh thu, lợi nhuận là quan hệ tuyến tính.
- Định phí không thay đổi trong phạm vi hoạt động.
- Ap dụng phương pháp tính giá trực tiếp hoặc phương pháp toàn bộ nhưng sản lượng sản xuất bằng sản lượng tiêu thụ.
Ứng dụng của mô hình phân tích CVP tập trung các ở nội dung sau: - Phân tích mức sản lượng cần thiết để đạt mức lợi nhuận mong muốn.
- Phân tích sự ảnh hưởng của thay đổi chi phí đến lợi nhuận.
- Phân tích sự ảnh hưởng của kết cấu mặt hàng đối với sự thay đổi của lợi nhuận.
- Phân tích sự thay đổi của giá bán đến lợi nhuận.
Mục tiêu của những ứng dụng phân tích trên là nhằm cung cấp những thong tin cần thiết cho nhà quản trị doanh nghiệp kịp thời có những quyết định khi có những tình huống kinh doanh thay đổi, giúp doanh nghiệp thu được lợi nhuận tối đa trong điều kiện cho phép.
Để phân tích mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận. Kế toán quản trị chi phí thường sử dụng các công cụ phân tích sau: