Khi nhận được đơn đề nghị mua hàng của khách hàng, Phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu tiến hành xử lý các đơn này và sắp xếp theo thứ tự thời gian của chúng. Phòng sẽ lập kế hoạch bán hàng hóa và trình Giám đốc Công ty ký duyệt. Căn cứ vào số hàng tồn kho của Công ty và căn cứ vào số lượng và chủng loại, quy cách yêu cầu, Giám đốc sẽ quyết định việc nhập khẩu xuất bán thẳng hay là xuất hàng tồn từ kho của Công ty để bán cho khách hàng.
Sau khi các đơn đề nghị này được duyệt, Phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu sẽ cùng với khách hàng ký hợp đồng mua bán. Trong hợp đồng ghi rõ các điều kiện về số lượng hàng, quy cách, chất lượng và chủng loại hàng; thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán…(Mẫu Hợp đồng mua bán sẽ được trình bày trong phần Phụ lục 3 kèm theo Báo cáo này).
Cùng với việc xuất kho, kế toán kho lập phiếu xuất kho làm 2 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho thủ kho để ghi Thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán và lưu cùng với các chứng từ khác.
Khi giao hàng, kế toán phải viết hóa đơn giá trị gia tăng làm 3 liên, liên 1 giữ tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 đính kèm với phiếu xuất kho hoặc các chứng từ khác để lưu tại Công ty (Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng được trình bày tại phần phụ lục 4 kèm theo Báo cáo này).
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã có đủ bộ chứng từ xác nhận hàng đã được xuất kho giao cho bên mua và được bên mua chấp nhận thanh toán, kế toán công nợ sẽ ghi vào phiếu kế toán bút toán phản ánh khoản phải thu về bán hàng hóa,. Đồng thời, kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK 131, sổ chi tiết TK 3331, sổ chi tiết TK 632. Cuối tháng, máy tính tự cập nhật số liệu vào các Sổ cái, Bảng tổng hợp…
Tuy kế toán công nợ theo dõi khoản phải thu trên Sổ chi tiết công nợ bằng tay, nhưng kế toán vẫn đồng thời theo dõi trên phần mềm kế toán các khoản phải thu để làm cơ sở lập báo cáo công nợ và báo cáo doanh thu bán hàng.
- Trường hợp bán hàng không qua kho
Trong trường hợp này kế toán lập hóa đơn bán hàng giao thẳng để vừa thu nhận doanh thu về giá vốn hàng mua bán thẳng, vừa thu nhận thông tin về doanh thu bán hàng, phương thức này được áp dụng thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư tàu thủy. Là một doanh nghiệp thương mại dịch vụ, bán hàng với khối lượng lớn, Công ty thực hiện phương thức bán hàng giao thẳng này tiết kiệm được chi phí bán hàng và các chi phí khác, mặt khác nó phù hợp với những doanh nghiệp có uy tín từ lâu như Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư tàu thủy.
Khi Công ty mua hàng chuyển đến cho khách hàng kế toán ghi nhận hàng gửi bán vào Sổ cái TK 157.
Khi khách hàng chấp nhận thanh toán số hàng trên kế toán ghi nhận số lượng hàng bán vào Phiếu xuất kho theo số lượng bán, máy tính sẽ tự động nhập đơn giá và tính ra giá vốn hàng bán ra, đồng thời kế toán ghi vào Hóa đơn bán hàng thông tin về doanh thu.
Việc phản ánh các bút toán này được thực hiện thông qua các Phiếu kế toán trên phần mềm kế toán. Theo đó, kế toán chỉ phải nhập số liệu vào hóa đơn bán hàng và số liệu sẽ được phần mềm kế toán tự động chuyển lên Sổ chi tiết TK 511 và cuối tháng tổng hợp lên các sổ cái các TK
Để hiểu rõ trình tự hạch toán doanh thu bán hàng tại Công ty ta xét ví dụ sau:
Ngày 3 tháng 01 năm 2007, Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư tàu thủy ký Hợp đồng bán hàng số 1/HĐKT cho Công ty TNHH Nam Vang; Giá trị hợp đồng 11.620.000.000đ; Phương thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản; Thời gian giao nhận : ngày 04/01/2007. Địa điểm giao nhận: tại kho Công ty tại Hải Phòng. Bên mua đặt cọc trước cho bên bán 800 triệu đồng ngay sau khi ký hợp đồng, trước khi nhận hàng bên mua thanh toán cho bên B 8 tỷ đồng, số còn lại trả chậm sau 30 ngày.
Trình tự kế toán và ghi sổ
- Ngày 03/01/2007, sau khi ký hợp đồng kế toán ghi nhận số tiền nhận trước vào Sổ chi tiết TK 131- NAMVANG căn cứ vào Phiếu thu:
Nợ TK 111: 800.000.000đ
Có TK 131- NAMVANG: 800.000.000đ
- Ngày 04/03/2007, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu xin lệnh xuất hàng. Trước khi giao hàng, kế toán phản ánh số tiền hàng khách hàng trả thêm:
Nợ TK 111: 8.000.000.000.000đ
Có TK 131- NAMVANG: 8.000.000.000.000đ
Thủ kho của Công ty tiến hành xuất hàng theo lệnh xuất. Khi xuất kho hàng bán, kế toán ghi vào Phiếu xuất kho nhưng chỉ ghi số lượng, máy sẽ tự động tính giá. Trị giá xuất của hàng bán là 9.560.000.000đ. Máy sẽ tự động ghi giảm trị giá hàng tồn kho.
Sau khi kiểm tra Hợp đồng bán hàng đã ký và Phiếu xuất kho, kế toán bán hàng lập Hóa đơn bán hàng thành 3 liên. Căn cứ vào hóa đơn này, kế toán ghi vào Hóa đơn bán hàng trên máy tính theo định khoản sau:
Nợ TK 131: 11.620.000.000đ
Có TK 511 (5111): 10.563.636.363đ Có TK 3331: 1.056.363.637đ
Số liệu sẽ được tự động chuyển vào sổ chi tiết TK 5111, sổ chi tiết TK 131-NAMVANG, Nhật ký chứng từ số 8, Bảng kê số 11.
Cuối tháng, từ các Phiếu kế toán máy tự động cập nhật số liệu vào các Sổ cái các TK 111, TK 131, TK 511.
Biểu 7. Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ Ngày 04/01/2007
Mẫu số: 01GTKT-3LL
LU /2007BNo 0079730 No 0079730
Đơn vị bán hàng: Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư tàu thủy Địa chỉ: Số 4 Phan Đình Phùng, Hồng Bàng, Hải Phòng
Điện thoại: 031.3668828 MS:
Họ tên người mua hàng: Ông Nguyễn Văn Trọng Tên đơn vị: Công ty TNHH Nam Vang
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt VNĐ MS
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2