Trong giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán, các kiểm toán viên tuân theo những thủ tục cơ bản:
- Thực hiện thử nghiệm kiểm soát; - Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết.
Tùy theo từng đối tợng khách hàng cụ thể mà các kiểm toán viên có sự điều chỉnh linh hoạt đối với từng thủ tục để đảm bảo mục tiêu đa ra là thu đợc bằng chứng kiểm toán đầy đủ tính hiệu lực, tính pháp lý làm cơ sở đa ra nhận xét chính xác đồng thời tiết kiệm đợc chi phí kiểm toán. Các bớc công việc đợc tiến hành theo trình tự sau:
Bớc 1: Thực hiện thử nghiệm kiểm soát:
Qua quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng- đối với công ty Thép F và công ty Thơng mại H, hệ thống kiểm soát cha có hiệu quả, thời gian kiểm toán có hạn nên kiểm toán viên nhận định sẽ bỏ qua thử nghiệm kiểm soát. Tại công ty Dệt lụa E, các công việc tiến hành gồm có:
- Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra các chứng từ gốc nh Phiếu yêu cầu mua hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho hay Phiếu yêu cầu sử dụng vật t. Qua đó thấy rằng, các chứng từ này đợc đánh số liên tục từ trớc, quá trình sử dụng có đầy đủ chữ ký phê duyệt, có dấu hiệu kiểm tra, kiểm soát của Kế toán trởng (đóng dấu phê duyệt). Tuy nhiên dấu hiệu này là không thờng xuyên.
- Tiến hành phỏng vấn các nhân viên về việc quản lý vật t. Cụ thể kiểm toán viên phỏng vấn nhân viên A phòng vật t về quy trình tiếp nhận hàng hóa, khi tiếp nhận hàng, theo nhân viên A, phải có Biên bản kiểm nghiệm vật t. Qua xem xét một số chứng từ gốc, kiểm toán viên phát hiện một số chứng từ gốc không có Biên bản kiểm nghiệm vật t đi kèm.
- Kiểm tra sự tồn tại của Báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng vật t, kiểm toán viên thấy các báo cáo đợc kho tổng và các xí nghiệp lập hàng tuần và cho các bộ phận khác có liên quan.
- Sử dụng phơng pháp điều tra, phỏng vấn kiểm toán viên thấy rằng bộ phận kiểm kê hàng tồn kho do đơn vị tự lập ra đã đảm bảo tính độc lập, có sự tồn tại của Biên bản kiểm kê cũng nh sự đối chiếu đối với kế toán tại đơn vị. Tuy nhiên do đơn vị hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên chỉ trong những trờng hợp cần thiết nh có Quyết định kiểm kê hàng tồn kho của Giám đốc thì cuộc kiểm kê mới đợc thực hiện.
- Công ty có quy định về việc đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán hàng tồn kho tuy nhiên, quy định này chỉ đợc thực hiện trong trờng hợp phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và số liệu thực tế.
- Nghiên cứu hệ thống kế toán của đơn vị, thấy có sự phân ly trách nhiệm cao trong công tác hạch toán hàng tồn kho giữa thủ kho, nhân viên kế toán hàng tồn kho, ngời chịu trách nhiệm ký duyệt.
Để thu thập đợc thêm nhiều bằng chứng có tính thuyết phục cao, kiểm toán viên tiến hành thủ tục kiểm tra chi tiết.
Bớc 2: Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết:
Tại CIMEICOVIETNAM, để đảm bảo mục tiêu cụ thể đối với kiểm toán chu trình hàng tồn kho, các bớc công việc tiến hành đã đợc kiểm toán viên chính xây dựng theo một khuôn khổ chung. Theo đó, các bớc thực hiện nh sau:
B
ớc 2.1 : Tiến hành tổng hợp số phát sinh các tài khoản có liên quan trong chu trình hàng tồn kho, chi tiết theo từng tiểu khoản (TK1521, 1522, 153, 154, 155…). Lập bảng tổng hợp tồn kho (theo mẫu biểu 1). Trong khi tổng hợp đồng thời kiểm toán viên tiến hành đối chiếu số d hàng tồn kho ngày 01/01/2004 với Báo cáo tài chính năm 2003 hoặc Báo cáo kiểm toán năm trớc (nếu có).
B
ớc 2.2 : Đảm bảo những nghiệp vụ phát sinh là có thật thông qua việc kiểm tra chi tiết đối với các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất vật t, hàng hóa (đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán với các chứng từ gốc).
B
ớc 2.3: Đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế ngày 31/12/2004 với số liệu trên sổ sách vào ngày cuối năm 2004.
B
ớc 2.4 : Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra phơng pháp tính giá xuất hàng tồn kho. B
ớc 2.5: Kiểm tra bảng tính giá thành (chi tiết việc tập hợp chi phí, công tác phân bổ, tính giá thành…).
B
ớc 2.6 : Tiến hành gửi th xác nhận đối với hàng gửi bán (nếu có).
Do mỗi khách hàng có những đặc điểm khác nhau về hình thức doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh… nên khi thực hiện kiểm toán, các kiểm toán viên có sự linh hoạt trong việc áp dụng các bớc nêu trên. Dới đây là những công việc cụ thể tại 3 đơn vị khách hàng đã nêu:
Bớc 1: Lập bảng tổng hợp về hàng tồn kho, đối chiếu số d đầu kỳ:
Việc đầu tiên cần làm là lập Bảng tổng hợp cân đối số phát sinh cho từng tài khoản trong phần hành hàng tồn kho.
*Công ty E: hàng tồn kho bao gồm hàng mua đang đi đờng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, thành phẩm tồn kho, hàng hóa tồn kho, hàng gửi bán. Tại mỗi tài khoản lại đợc mở chi tiết thành nhiều tiểu khoản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác theo dõi, nh trong Nguyên vật liệu có NVL chính, NVL phụ… Tổng hợp lại ta có mẫu biểu sau: