X1,3 : Chứng từ số PC 1397 ngày 09/04/04 và chứng từ số VN 50 ngày 25/12/04 có đủ hoá đơn chứng từ nhng không có biên bản kiểm nhận vật t, hàng hóa.
X2 : Chứng từ số PC 3101 bị tẩy xoá số tiền ghi trên hoá đơn, kế toán trởng giải thích là do chất lợng lô hàng kém hơn so với hợp đồng do đó công ty yêu cầu nhà cung cấp giảm giá và đã đợc chấp nhận do đó kế toán đã sửa đơn giá và số tiền trên chứng từ này.
X4 : Chứng từ PN số 3192, kế toán phản ánh không đúng kỳ phát sinh của nghiệp vụ. Sổ cái ghi ngày 31/12/2004 trong khi PN ghi ngày phát sinh là 02/01/2005. Kế toán vật t giải thích đây là sự nhầm lẫn trong ghi chép. Sau khi thỏa thuận, kiểm toán viên đề nghị điều chỉnh: + Trong năm 2004: ghi Nợ TK 331: 34.638.127
Có TK 152: 34.638.127. + Trong năm 2005: ghi Nợ TK 152: 34.638.127 Có TK 331: 34.638.127.
Kết luận: Qua kiểm tra chọn mẫu một số nghiệp vụ, KTV nhận thấy hầu hết các nghiệp vụ đều đợc phản ánh đầy đủ và chính xác trên sổ kế toán và có chứng từ gốc hợp lệ. Đối với chứng từ số PC 3101 bị tẩy xoá cần đợc kiểm tra thêm để làm rõ.
Đối với số phát sinh trên tài khoản 154, để khẳng định tính có thật và độ chính xác của các nghiệp vụ, kiểm toán viên thực hiện kiểm tra số phát sinh trên TK 621, TK 622, TK 627. Khi kiểm tra phát sinh có trên TK 152, kiểm toán viên đã đồng thời kiểm tra đợc phát sinh nợ trên các TK 621 và TK627(6272). Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) và chi phí nhân công phân xởng (TK 6271) đã đợc kiểm tra khi kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên. Chi phí khấu hao (TK 6274) đã đợc kiểm tra từ chu trình kiểm toán tài sản cố định. Các khoản chi phí còn lại đợc kiểm tra tơng tự nh TK 152.
Thực hiện tơng tự đối với các nghiệp vụ xuất vật t, kiểm toán viên nhận thấy hầu hết các nghiệp vụ xuất vật t đều đợc phản ánh chính xác và thật sự đã xảy ra. Đối với nghiệp vụ xuất cho sản xuất, chứng từ đều bao gồm: phiếu yêu cầu sử dụng vật t của các phân xởng sản xuất, phiếu xuất kho, các chứng từ trên đều có đầy đủ chữ ký duyệt.
*Công ty thép F: Do đặc thù trong sản xuất thép, các nguyên vật liệu hay vật t nhập xuất đều có giá trị tơng đối lớn tuy nhiên do biến động về hàng tồn kho giữa các qúy trong năm 2004 là không lớn nên quy mô mẫu chọn là vừa phải, tiêu chí chọn mẫu là những phiếu nhập có giá trị lớn hơn 30.000.000VNĐ. Trình tự đối chiếu là từ Sổ cái đến Nhật ký chung đến các chứng từ gốc. Giấy làm việc số 2F đợc trình bày trong phụ lục 01 đính kèm. Qua đó, kiểm toán viên kết luận các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đầy đủ, đúng kỳ.
*Công ty th ơng mại H: Số lợng mẫu chọn đợc xác định là lớn hơn hẳn so với 2 khách hàng trên. Lý do đặt ra là do công tác kiểm soát không có hiệu quả (cha thành lập kiểm toán nội bộ...). Đối với các nghiệp vụ nhập kho, kiểm toán viên chọn mẫu dựa trên tiêu chí những nghiệp vụ phát sinh có giá trị lớn hơn 15.000.000đ, tập trung vào qúy I và qúy IV. Kết quả thu đợc:
Mẫu biểu 3: Giấy làm việc số 2H.
CIMEICO VN Tên Ngày
Khách hàng: ………Cty TM H………. Ngời T.H ………. …….. Mã số ………… Nội dung thực hiện: …Kiểm tra chứng từ nhập…. Ngời K.T ………. …….. Trang ………… Năm kết thúc: 31/12/2004………
Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số tiền Ghi
chú SH NT Nợ Có PN 105 15/01/04 NK bóng hình 21inch 1521 112 232.465.003 PN 126 21/01/04 NK bóng hình 29inch 1521 112 102.394.758 PN 139 08/02/04 NK vi mạch L1 1521 112 154.004.587 X 1 PN 154 25/02/04 Nhập bao bì 1524 111 39.479.021
PN 182 19/03/04 Nhập quần áo bảo hộ 153 331 54.387.932 X2
………PN 430 30/10/04 Nhập thiết bị đóng gói 1522 331 32.587.992 PN 430 30/10/04 Nhập thiết bị đóng gói 1522 331 32.587.992 PN467 12/11/04 NK vi mạch L4 1521 112 121.481.043 PN 501 02/12/04 NK bóng hình 1521 112 156.872.048 PN 511 05/12/04 Nhập hộp xốp 1522 111 25.398.003 X 3 PN 537 25/12/04 NK vi mạch L1 1521 112 200.583.573 X4
: Có đầy đủ hoá đơn chứng từ kèm theo: biên bản kiểm nhận vật t, đơn đặt hàng, hợp đồng, yêu cầu mua vật t, …
X : Có sai phạm cần đợc giải thích, cụ thể:
X1: Nghiệp vụ phát sinh không có Biên bản kiểm nhận, trên phiếu nhập không có chữ ký của kế toán trởng.
X2: Chứng từ số PN 182 bị tẩy xoá số tiền ghi trên hoá đơn, kế toán trởng giải thích là do chất lợng lô hàng kém hơn so với hợp đồng do đó Công ty yêu cầu nhà cung cấp giảm giá và đã đợc chấp nhận do đó kế toán đã sửa đơn giá và số tiền trên chứng từ này.
X3: Qua kiểm tra thấy công tác bảo quản chứng từ không tốt, tại nghiệp vụ này không tìm thấy phiếu chi tiền mặt tơng ứng.
X4: Không có đầy đủ chữ ký xác nhận của kế toán trởng trên các chứng từ gốc kèm theo. Kết luận: Với số lợng mẫu chọn theo tiêu chí đã đặt ra, kiểm toán viên nhận thấy có khả năng xảy ra sai sót trọng yếu. Chính vì vậy kiểm toán viên quyết định mở rộng quy mô mẫu chọn, không giới hạn trong qúy I và qúy IV mà mở rộng ra cả năm. Qua đó đa ra nhận xét: Chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị bảo quản cha đợc tốt, một số nghiệp vụ thiếu chứng từ. Việc ghi sổ cha khoa học, còn có biểu hiện tẩy xóa. Một số chứng từ gốc không có dấu vết kiểm tra hay phê duyệt của cấp lãnh đạo (thiếu chữ ký của kế toán trởng). Tuy nhiên, số liệu trên sổ sách kế toán là tơng đối khớp.
Đối với nghiệp vụ xuất vật t, hàng hóa, thủ tục kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành tơng tự. Kiểm toán viên chọn mẫu kiểm tra đối với nghiệp vụ xuất thành phẩm từ đó suy rộng ra các nghiệp vụ khác. Kết quả thu đợc:
Mẫu biểu 4: Giấy làm việc số 3H.
CIMEICO VN Tên Ngày
Khách hàng: Công ty TM H Ngời T.H ………. …….. Mã số ………… Nội dung thực hiện: Kiểm tra nghiệp vụ xuất
thành phẩm………….. Ngời K.T ………. …….. Trang …………
Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Sổ sách Thực tế XK 015 03/01/04 Xuất TV 21inch 632 1551 195,326,350 195,326,350 XK035 09/01/04 Xuất TV 29inch 632 1552 125,342,754 125,342,754 XK 089 12/01/04 Xuất đầu VCD K1 632 15531 124,896,328 124,896,328 X 1 ……… XK 1037 09/12/04 Xuất đầu DVD 632 15532 180,284,635 180,284,635 XK 1096 15/12/04 Xuất TV màn hình F 632 15511 230,924,255 230,924,255 XK 1165 21/12/04 Xuất đầu VCD K1 632 15531 270,504,332 270,504,332 XK 1189 26/12/04 Xuất đầu VCD K2 632 15531 225,452,098 225,452,098 X 2 XK 1205 31/12/04 Xuất đầu k.t số 632 1554 69,574,254 69,574,254
Đã đối chiếu khớp đúng giữa hoá đơn với chứng từ vận chuyển, hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, sổ sách kế toán.