hoá)
Mã
Số ĐơnVị Số Lợng Đơn Giá Thành Tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Xi măng Hoàng mai PC40 Tấn 128,62 690.909 88.864.715
Cộng 88.864.715
Ngày 16 tháng 8 năm 2006 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho (Kí ,họ tên) (Kí , họ tên ) (Kí , họ tên ) (Kí , họ tên) (Kí ,họ tên)
2.2.3.3)Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu .
Hạch toán chi tiết NVL là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toánvới nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lợng giá trị vật liệu làm cơ sở để ghi sổ kế toán, giám sát sự biến động của vật liệu
Hiện nay, công ty hạch toán chi tiết NVLtheo phơng pháp mở thẻ sông song nên việc ghi chép đơn giản hơn, dễ kiểm tra, đối chiếu, phát hiện nhanh những sai sót, và quản lý chặt chẽ tình hình biến động của NVL. Phơng pháp này đợc tiến hành nh sau:
*ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho, mỗi thứ NVL mở riêng một thẻ kho. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ xuất nhập kho, thủ kho thực hiện việc thu phát sẽ ghi số lợng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất, thủ kho sẽ ghi số lợng nhập xuất vào thẻ kho của từng thứ liên quan và tính ra số tồn để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật t, hàng hoá cho phòng kế toán.
*ở phòng kế toán:
Định kỳ vào cuối tháng khi nhận đợc chứng từ nhập xuất NVL do thủ kho đa lên kế toán kiêmt tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Căn cứ vào những chứng từ đó, kế toán NVL tiến hành nhập số liệu trên vào máy theo đúng mã đối tợng liên quan và theo đúng nội dung kinh tế phát sinh. Theo quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin của phần mền kế toán ENTER thì máy sẽ tự động ghi vào bảng kê nhập, bảng kê xuất, sỗ số d các tài khoản liên quan. Chơng trình cho phép tự động tổng hợp số liệu để ghi vào bảng tổng hợp N- X- T vật t( kiêm sổ số d). Kế toán không phải cộng dồn, ghi chuyển số liệu từ bảng kê theo phơng pháp thủ công trớc đây. Do đó thông tin sẽ cộng dồn từ các nghiệp vụ đã cập nhật một cách tự động của
máy. Định kỳ nhân viên kế toán vật t xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho, đối chiếu việc ghi chép các chỉ tiêu nhập, xuất trên thẻ kho với PNK, PXK và kiểm tra số tồn kho trên thẻ kho. Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và mang chứng từ về phòng kế toán. Tại phòng kế toán nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi đối chiếu kiểm tra số liệu đã cập nhật hàng ngày. Nếu có sự sai lệch số liệu thì nhân viên kế toán sẽ chỉnh sửa cho đúng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trớc khi lập báo cáo tồn kho vật t cho từng tháng.
Công ty CPXD số 6 Thăng Long Mẫu số S12-DN
(Ban hành theo qđ số 15/2006/qđ- BTC ngày
20/3/2006 của bộ trởng BTC) Thẻ kho Ngày lập thẻ : 01- 08- 2006 Tờ số : Tên hàng : cát Vàng Mã số : 1CV Đơn vị tính : M3 Ngày N/X Số hiệu Chứng Từ Diễn Giải Số Lợng Ký xác Nhận của KT Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 10/08 10/08 19/08 10057 10064 16005 Tồn đầu tháng
Cô Nga nhập cát vàng Cầu Vĩnh tuy Cô Nga nhập cát vàng cầu vĩnh tuy Cô Nga Xuất Công trình cầu Vĩnh Tuy ………. 79 104 104 3.102 Cộng D ngày 31 - 8 - 2006 ... 4572 2.597 5.077
2.2.3.4. Ph ơng pháp ghi chép tại các tổ đội thi công công trình
ở từng đội đều bố trí môt nhân viên thống kê, nhân viên này chỉ thực hiên hạch toán đơn, không có tài khoản đối ứng, mà chỉ ghi chép để theo dõi sự biến động của TK 152
Khi nhận vật liệu giao từ kho của công ty, ngời nhận kiểm tra số lợng, chất lợng NVL, nếu thấy đủ tiêu chuẩn thì ký tên vào phiếu xuất kho và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Trờng hợp các đội tự mua vật liệu, thì đội trởng hoặc đôị phó cũng phải ký nhận lên các chngs từ có liên quan dể làm că cứ thanh toán sau này. Những chứng từ này đợc tập hợp để định kỳ nộp lên phòng kế toán
2.2.4)Kế toán tổng hợp NVL tại công ty CPXD số 6 Thăng long
2.2.4.1)Tài khoản sử dụng.
Công ty Cổ phần Xây dựng số 6 Thăng Long sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán nhập, xuất NVL và công ty thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Để kế toán tổng hợp NVL công ty sử dụng chủ yếu các tài khoản sau:
- TK152 - “Nguyên Liệu Vật Liệu” Theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế.
TK này phải theo dõi chi tiết theo từng TK cấp 2: TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính
TK 1522- Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu
TK 1524- Phụ tùng thay thế ………
-TK 331- Phải trả ngời bán: Phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp .
-TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ (TK 1331- Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá , dịch vụ): Dùng để phản ánh thuế GTGT đợc khấu trừ khi mua hàng, dịch vụ phục vụ SXKD chịu thuế GTGT theo phơng pháp đợc khấu trừ.
TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
Ngoài ra kế toán vật t còn sử dụng một số tài khoản khác nh: TK 138- Phải thu khác
TK 623- Chi phí nguyên vật liệu phục vụ máy thi công TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 411- Nguồn vốn kinh doanh ...
2.2.4.2)Chứng từ kế toán tổng hợp NVL.
Hình thức chứng từ mà công ty áp dụng là hình thức CTGS nên từ các chứng từ gốc ban đầu nh phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT...sẽ đợc tổng hợp vào các chứng từ tổng hợp là các CTGS. Trong kế toán tổng hợp NVL luôn có 3 CTGS đợc phân loại theo nội dung kinh tế sau:
-2 CTGS phản ánh việc nhập NVL trong đó:
+1 CTGS phản ánh việc npập NVL do mua ngoài (quan hệ với ngời bán) tức ghi Nợ TK 152 (1521), ghi Có TK 331
+1 CTGS phản ánh việc nhập NVL khác nh nhập NVL do các đội tự sản xuất gia công, thu hồi NVL cho vay, phế liệu thu hồi
-1 CTGS phản ánh việc xuất NVL tức là ghi Nợ các TK liên quan, ghi Có TK 152 (1521)
Để chi tiết cho từng CTGS có các phiếu phân tích kế toán TK 152 (1521) kèm theo
Đối với CTGS đợc lập 1 tháng 1 lần vào ngày cuối tháng. Các CTGS là căn cứ để ghi chép vào sổ đăng ký CTGS, sổ cái nh sổ cái TK 152 (1521), sổ cái TK 331...
2.2.4.3)Kế toán nhập NVL.
NVL của công ty là do phần lớn đợc mua ngoài. Việc mua bán NVL trong điều kiện KTTT diễn ra thông thoáng và nhanh gọn. Nhìn chung địa điểm NVL mua ngoài thờng ở gần công trình thi công do vậy rất ít trờng hợp hoá đơn về mà NVL cha về trong tháng và ngợc lại. Vì vậy công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ có trờng hợp là hàng và hoá đơn cùng về trong tháng.
Ngoài nguồn mua ngoài, công ty còn nhập NVL từ các đội thi công cơ giới- xây lắp, xởng bê tông gia công...Bên cạnh đó công ty còn nhập NVL do thu hồi cho vay tạm thời, nhập NVL do không dùng hết...
*Kế toán nhập vật liệu mua ngoài bằng tiền tạm ứng.
Đây là hình thức khá phổ biến trong công ty, đầu tiên nhân viên trong công ty sẽ đợc ứng trớc một khoản tiền để đi mua NVL phục vụ sản xuất, thi công công trình theo kế hoạch đã đợc duyệt. Sau khi mua ngời mua sẽ làm một bộ hồ sơ bao gồm: Hoá đơn GTGT, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng… để nộp cho phòng kế toán làm thủ tục hoàn ứng.
Tại phòng kế toán, kế toán NVL sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho, giấy thanh toán tạm ứng, hoá đơn mua hàng, biên bản giao nhận hàng,… để nhập số liệu vào phần mềm kế toán theo màn hình nhập liệu trang bên:
Trình tự nhập dữ liệu: Kích chuột vào biểu tợng của phần mềm kế toán AF5 giao diện phần mềm hiện ra/ Chọn mục nguyên vật liệu mua ngoài/ Nhập dữ liệu vào máy( căn cứ vào hoá đơn GTGT , phiếu nhập theo các chỉ tiêu có trên màn hình)
Ví dụ: ngày 24/7/2006 Ông Hoàng dùng tiền tạm ứng mua NVL của công ty TNHH Kim Khí Hồng Hà, đã nhập kho với số lợng nh sau: Đá Lơng sơn 1*2 Khối lợng 175 m3, đơn giá 120.000 đ/m3, thuế VAT là 10%
Các bớc tiến hành: