Để đảm bảo một quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho phải luôn dự trữ một lượng cần thiết. Khi có nhu cầu sản xuất với số lượng lớn Công ty phải tiến hành mua vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất. Quá trình thu mua vật liệu do phòng kế hoạch vật tư đảm nhận.
Tất cả các loại vật liệu về đến doanh nghiệp đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thực tế tại Công ty In Công Đoàn, khi vật liệu về đến thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ do bộ phận cung ứng giao để kiểm nghiệm về các chỉ tiêu như tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán… Quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện diện của cán bộ cung ứng và nhân viên kế toán vật liệu. Công việc này sẽ kết thúc khi kinh tế vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng, kế toán vật liệu.
Phiếu nhập kho viết thành ba liên: 1 liên thủ kho lưu làm căn cứ để ghi vào sổ kho, 1 liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, liên còn lại cán bộ kế toán lưu cùng với hoá đơn bán hàng và hợp đồng cung cấp hàng (nếu có) để làm căn cứ thanh toán với người bán và ghi sổ kế toán.
Mẫu hoá đơn khi mua vật liệu nhập kho của Công ty In Công Đoàn: HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 8 tháng 01 năm 2002 Mẫu số:01GTTK - 3LL GK/01 - B N0 063016 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Điện thoại:
Công ty In Công Đoàn
Phan Huy Chú Số tài khoản:
Mã số: 0100108085 -1 Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Địa chỉ:
Hình thức thanh toán:
Nguyễn Cao Khải Công ty In Công Đoàn
169- Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội: Số tài khoản:
MS: 0100110454 - 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Giấy couche 120g/m2(65 x 86)