III. Đặc điểm liên quan đến công tác KT NVL của công ty TNHH Bao Bì Thăng Long
6. Phơng pháp KT chi tiết NVL
Hạch toán chi tiết NVL là một bộ phận quan trọng trong công tác KT VL. Hiện nay công tác KT chi tiết NVL ở công ty đợc thực hiện theo phơng pháp thẻ song song.
Tại kho: thẻ kho dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ VL theo chỉ tiêu số lợng thẻ kho đợc lập cho từng loại VL.
Hàng ngày, từ các PNK, PXK NVL sau khi đã đối chiếu với số lợng thực nhập, thực xuất kho của thủ kho. Định kỳ 3 ngày thủ kho giao toàn bộ PNK, PXK lên phòng KT. Cuối tháng thủ kho tính tổng số lợng nhập, xuất NVL trong tháng và tồn cuối tháng của từng NVL để đối chiếu với sổ chi tiết NVL. Công ty chỉ tiến hành tổng kiểm kê xác định tổng số NVL tồn kho vào ngày 30 tháng 6 và 31 tháng 12 hàng năm.
VD: Đối với vật liệu màng LDPE DOW tháng 2/2005 có PNK số 0256 ngày 15/02/2005, PXK số 027 ngày 17/02/2005
Thẻ kho đợc lập theo trình tự sau:
+ Tác dụng: thẻ kho dùng để theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho của t- ờng loại NVL và làm căn cứ để xác địn số lợng tồn kho dự trữ vật t và xác địn trách nhiệm vật chất của thủ kho
+ Kết cấu và phơng pháp lập: tẻh kho do phòng KT lập lần đầu và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị tính của vật t sau đó giao cho thủ kho ghi hàng ngày. Thẻ kho đợc lập thành từng tờ rời, sau khi sử dụng xong đợc đóng thành quyển. Mỗi thứ vật t đợc theo dõi trên một trang riêng. Mỗi kho dùng một loại thẻ kho, mỗi năm dùng một lần. Đầu năm ghi số lợng tồn kho vào cột 8.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào PNK, PXK ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng
Cột 1: ghi ngày, tháng, năm ghi thẻ kho. Cột 2, 3: ghi số hiệu chứng từ.
Cột 4: ghi ngày tháng nhập xuất kho NVL Cột 5: ghi nội dung tóm tắt của PNK, PXK.
Cột 6, 7: ghi số lợng vật t nhập kho, xuất kho theo số lợng thực nhập, thực xuất tên PNK, PXK.
VD: Phiếu nhập kho số 0256 ngày 15/02/2005 số lợng yêu cầu và thực nhập của màng LDPE DOW là 7000 Kg.
Cột 8: Xác định số lợng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày Cột 9: ghi xác nhận của KT.
cuối tháng cộng tổng số lợng nhập, xuất, tồn kho của rừng vật t cụ thể. Định kỳ KT đối chiếu số lợng nhập, xuất, tồn kho, kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký nhận vào cột 9.
Đơn vị: Công ty TNHH Bao Bì Thăng Long Địa chỉ: Xã Liêu Xá-Yên Mỹ-Hng Yên
thẻ kho Ngày lập thẻ:
Tờ số:
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: màng LDPE DOW. Đơn vị tính: Kg, mã số:00032 Ngày tháng năm Chứng từ Diến giải Tố lợng Ký xác nhận của KT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn nhập xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tồn đầu tháng 3.000
15/02 0256 15/02 nhập kho màng LDPE DOW 7.000 10.000
17/02 027 17/02 XK SX túi PA/PE(008*220*320) 2.000 8.000 18/02 028 18/02 XK SX túi PET/PE/LLDPE 3.500 4.500 20/02 029 20/02 XK SX túi PET/PE/LLDPE 2.000 2.500 22/02 0257 22/02 Nhập kho màng LDPE 5.000 7.500 25/02 030 25/02 XK SX túi PA/PE(…) 5.000 2.500 Cộng phát sinh 12.000 12.500 2.500 D cuối tháng 2.500
Sổ chi tiết NVL
+ Tác dụng: Sổ chi tiết NVL dùng để theo dõi tình hinhdf nhập, xuất, tồn kho về số lợng và giá trị của từng vật t. Làm căn cứ để đối chiéu với việc ghi chép của thủ kho. Số lợng ghi ở sổ chi tiết vật liệu đợc dùng để lên bảng tổng hợp N-X-T kho vật liệu.
+ Cơ cở lập: Căn cứ vào PNK và PXK NVL.
+ Kết cấu và phơng pháp lập: Mỗi thứ vật t đợc theo dõi trên một số trang sổ riêng, ghi rõ tên, nhãn hiệu, quy cách vật t, đơn vị tính của từng vật t. Sổ đợc theo dõi cho cả năm.
Đầu tháng lấy số lợng và giá trị tồn kho của từng thứ vật t, của sổ này trang trớc chuyển sang.
VD: Màng LDPE DOW của tháng 1 chuyển sang tháng 2 với số lợng là 3.000 Kg và giá trị là 48.900.000đ.
Cột 1: Ngày tháng ghi sổ.
+ Cột 2,3: Ghi số hiệu và ngày tháng của PNK, PXK.
+ Cột 4: Ghi nội dung của từng chứng từ của nghiệp vụ phát sinh trong PN hay PX kho.
+ Cột 5: Ghi đơn giá của từng thứ vật t. Số liệu ở cột này căn cứ vào PNK, PXK.
VD: Ngày 15/02/05 mua màng LDPE DOW nhập kho, đơn giá là 16.133đ/Kg
+ Cột 6,7: Ghi số lợng thực nhập và số tiền. Số liệu của 2 cột này căn cứ vào số liệu trên PNK, PXK.
Cột 7 = Cột 5 * Cột 6
Số tiền =16.133*7.000 = 102.900.000đ
+ Cột 8,9: Ghi số lợng thực xuất và giá trị thực xuất, Giá trị thực xuất đợc tính theo Phơng pháp BQGQ cuối kỳ.
+ Cột 10,11: Ghi theo phơng pháp số d để xác định về số lợng và giá trị tồn cuối tháng.
Định kỳ KT đối chiếu, kiểm tra số lợng N-X-T kho với thủ kho. Cuối tháng cộng phát sinh trong tháng và tính ra số d cuối tháng cả số lợng và giá trị. Dòng tổng dộng cuối tháng đợc sử dụng để lập bảng tổng hợp N-X-T kho vật t.
sổ chi tiết vật liệu Ngày28 tháng 02 năm 2005 Tài khoản: 152
Tên kho: Vật t.
Tên vật liệu: Màng LDPE DOW Quy cách, phẩm chất:
(đơn vị tính: 1000đ.)
NTGS C. Từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn đầu tháng 16.300 3.000 48.9000 15/02 PN 0256 15/02 Nhập kho VL 16.133 7.000 102.900 10.000 151.800 17/02 PX 027 17/02 XK SX túi PA/PE(008*220*320) 15.180 2.000 30.360 8.000 121.440 18/02 PX 028 18/02 XK SX túi PET/PE/LLDPE 15.180 3.500 53.130 4.500 68.310 20/02 PX 029 20/02 XK SX túi PET/PE/LLDPE 15.180 2.000 30.360 2.500 37.950 22/02 PN 0257 22/02 Nhập kho VL 16.133 5.000 80.665 7.500 118.615 25/02 PX 030 25/02 XK SX túi PA/PE(008*220*320) 15.815 5.000 79.075 2.500 39.540 … … … … … … … … … … … Cộng phát sinh 12.000 193.596 12.500 192.925 2.500 39.540
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL
+ Tác dụng: Bảng đợc dùng để tổng hợp số lợng và giá trị từ các trang sổ chi tiết vật liệu, dùng dẻ đối chiếu trên sổ cáI Tk 152.
+ Cơ sở lập: Căn cứ vào dòng tổng cộng trên sổ chi tiết NVL để lập. + Kết cấu gồm 3 phần:
Phần 1: Ghi số danh điểm. Phần 2: Ghi tên, quy cách vật t.
Phần 3: Ghi số lợng và giá trị nhập, xuất, tồn kho của NVL.
Phơng pháp lập: Đợc lập vào cuối tháng. Mỗi NVL chính, phụ… đợc lập một bảng riêng. Mỗi loại vật liệu đợc lập một dòng và đợc ghi nh sau:
Cột 1: Ghi số danh điểm của tùng loại NVL.
Cột 2: Ghi tên quy cách vật liệu của từng loại vật liệu.
Cột 3, 4: Ghi số lợng và giá trị tồn kho đầu tháng. Số liệu ở 2 cột nàyđợc căn cứ vào 2 cột 3 và 4 của bảng này tháng trớc chuyển sang hoặc cột 10, 11 trên sổ chi tiết NVL.
VD: Số lợng và giá trị của màng LDPE DOW lấy ở cột 10, 11 sổ chi tiết NVL. Số lợng 3 tấn và giá trị là 48.999.000 đ.
Cột 5, 6:Ghi số lợng và giá trị nhập kho của NVL trong tháng. Số liệu ở bảng này căn cứ vào dòng tổng cộng trên cột 6, 7 của sổ chi tiết NVL.
VD: Số lợng và giá trị của màng LDPE DOW lấy ở cột 6, 7 ở sổ chi tiết NVL, số lợng là 12.000 Kg và giá trị là 193.596.000đ
Cột 7, 8: Ghi số lợng và giá trị xuất kho trong tháng. Số lợng của bảng này đợc lấy ở dòng tổng cộng trên cột 8, 9 trên sổ chi tiết NVL.
VD: Số lợng và giá trị của màng LDPE DOW lấy ở cột 8, 9 ở sổ chi tiết NVL là: số lợng lấy ở cột 8: 12.500 Kg và giá trị lấy ở cột 9 là: 203.125.000đ
Cột 9, 10: Ghi số lợng và giá trị tồn cuối tháng, số lợng lấy ở 2 cột này đ- ợc lấy ở cột 10, 11 trong sổ chi tiết NVL.
VD: Số lợng và giá trị của màng LDPE DOW lấy ở cột 10, 11 trong sổ chi tiết NVL, số lợng là:2.500Kg, giá trị là: 40.332.500đ.
Sau khi tiến hành cộng bảng tổng hợp N-X-T kho NVL. Số liệu này đợc đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK 152.
Nhật ký chung
Đơn vị tính:1.000đ
NTGS chứng từ
diễn giải số hiệuTK Đã ghisổ cáI Số phát sinh
Số hiệu Ngàytháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 15/02 PN 0256 15/02 N.Kho VL 152 x 102.900 VAT 1331 x 10.290 331 x 113.190 17/02 PX 027 17/02 Xuất SX 152 x 30.360 621 x 30.360 18/02 PX 028 18/02 Xuất SX 152 x 53.130 621 x 53.130 20/02 PX 029 20/02 Xuất SX 152 x 30.360 621 x 30.360 22/02 PN 0257 22/02 N.Kho VL 152 x 80.665 1331 x 8.066,5 331 x 88.731,5 25/02 PN 030 25/02 Xuất SX 152 x 79.075 621 x 79.075 Cộng chuyển
Sổ cái TK 152.
+ Tác dụng: Sổ cái TK là sổ KT tổng hợp dùng để tổng hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế quy định trong hệ thống TKKT. Nhằm phản ánh, kiểm tra sự biến động của từng loại tài sản, nguồn vốn trong đơn vị. Là cơ sở để lập bảng cân đối KT. Số liệu trên sổ cái đợc dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật t. Số liệu trên sổ cáI TK 152 dùng để lập báo cáo tài chính.
+ Cơ sở lập: Căn cứ ghi sổ cái là NKC + Kết cấu và phơng pháp lập:
Sổ cái đợc đóng thành quyển để ghi cho cả năm và mở riêng cho TK 152. Mỗi TK đợc mở rộngtrong 1 hoặc 1 số trang. Tuỳ theo số lợng ghi chép cá nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản trong tháng.
Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
Cột 2, 3: Ghi số hiệu, ngày tháng ghi trên NKC. Cột 4: Diễn giảI tóm tắt nghiệp vụ và phát sinh. Cột 5: Ghi trong NKC.
Cột 6: Ghi số hiệu TK có quan hệ đối ứng với TK 152. Cột 7, 8: Ghi số tiền nợ hoặc có của TK.
Số liệu ở bảng này lấy ở NKC.
Số liệu ở dòng tổng cộng đợc đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp N- X-T kho vật liệu để lập bảng cân đối TK.
Đầu năm phải chuyển số d cuối tháng trớc của TK 152 sang số d đầu tháng này. Cuối mỗi tháng phải cộng sổ tính ra số phát sinh và số d cuối tháng của TK 152. Ngoài ra phải cộng số phát sinh luỹ kế từ đầu tháng làm căn cứ lập bảng cân đối TK.
Sổ cái TK 152
Tên TK: Nguyên vật liệu Trang:04 Số hiệu:152
NTGS C.Từ ghi sổ Diễn giải trangNKC Số hiệuTK Đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Tồn dầu tháng 10 248.655.500 15/02 PN 0256 15/02 N.Kho VL 11 331 102.900.000 17/02 PXK 027 17/02 Xuất NVL SX 11 621 30.360.000 18/02 PXK 028 18/02 Xuất NVLSX 11 621 53.130.000 20/02 PXK 029 20/02 Xuất NVL SX 11 621 30.360.000 22/02 PNK 0257 22/02 N.Kho VL 11 331 80.665.000 25/02 PXK 030 25/02 Xuất NVLSX 11 621 79.075.000 Cộng phát sinh 183.565.000 192.925.000 D cuối kỳ 239.295.500
sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
+ Tác dụng: theo dõi chi tiết tình hình thanh toán các khoản nợ do mua hàng hoá vật t của ngời bán mà công ty cha thanh toán.
+ Cơ sở lập: căn cứ để ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán là hoá đơn mua hàng, nhng cha thanh toán tiền ngay.
+ Kết cấu và phơng pháp lập: đối với những ngời bán có mối quan hệ th- ờn xuyên, mỗi ngời bán đợc theo dõi trên một quyến sổ riêng. Những ngời bán không thờng xuyên đợc theo dõi trên một tờ rời hoặc nhiều ngời nh thế đợc theo dõi trên một quển sổ.
Mỗi hoá đơn ghi một dòng liên tục theo thứ tự thời gian từ khi chứng từ về phòng KT và đợc theo dõi từ khi hoá đơn đợc lập cho đến khi thanh toán xong hoá đơn đó.
Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ của chứng từ gốc. Cột 2, 3: Ghi số hiệu ngày, tháng của chứng từ gốc Cột 4: ghi tóm tắt nội dung các nghiệp vụ
Cột 5: Ghi TK đối ứng của các TK liên quan.
Cột 6, 7: ở cột ghi có là ghi số tiền ghi sổ của công ty phảI trả cho ngời bán. Đối với cột ghi nợ, ghi số tiền công ty đã trả cho ngời bán trong tháng.
Cột 8, 9: Là cột ghi số tiền mà công ty còn nợ ngời bán.
VD: trong HĐ số 0256 tháng 2/2005 công ty còn nợ công ty CBTP Đông Đô là 102.900.000đ. Cuối tháng cộng số phát sinh trong tháng tính ra số d cuối tháng. Dòng tổng cộng số cuối tháng thuộc sử dụng để lên bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời bán.
sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Đối tợng: Công ty CBTP Đông Đô
Tháng 02 năm 2005
Bảng tổng hợp thanh toán với ngời bán.
+ Tác dụng: Dùng để thanh toán với tất cả các nhà cung cấp vật t. + Cơ sở lập: từ các sổ chi tiết thanh toán với từng ngời bán.
+ Kết cấu và phơng pháp lập. Cột 1: ghi số thứ tự.
Cột 2: Tên đên vị bán hàng
Cột 3, 4: Số d đầu tháng của từng ngời bán mà đơn vị cha thanh toán.
Cột 5: ghi số phát sinh nợ trong tháng phản ánh số tiền đơn vị thanh toán với ngời bán.
NTGS C. Từ Diễn Giải TK Đốiứng
Số phát sinh Số d Nợ Có Nợ Có SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tồn đầu tháng 50.000.000 15/2 PN K 0256 15/2 màng LDPECòn nợ tiền DOW 152 102.900.000 Thuế VAT 1331 10.290.000 19/2 19/2 toán Tiền hàngThắng thanh 111 50.000.000
22/2 PNK0257 22/2 màng LDPECòn nợ tiền DOW 152 80.665.000 Thuế VAT 1331 8.066.500 … … … … … … … … … Cộng phát sinh 50.000.000 201.921.500 D cuối tháng 201.921.500
Cột 6: ghi số phát sinh có trongtháng phản ánh số tiền hàng mà doanh nghiệp nợ trong tháng của công ty.
Cột 7,8: Ghi số d cuối tháng của công ty còn phảI trả các đơn vị vào thời điểm cuối tháng.
Đơn vị: Công ty TNHH Bao Bì Thăng Long Địa chỉ: Xã Liêu Xá-Yên Mỹ-Hng Yên
Bảng tổng hợp thanh toán với ngời bán Tháng 02 năm 2005
(Đơn vị tính: 1.000đ)
STT Tên Đ.vị BH NợSố d đầu thángCó NợSố PS trong thángCó NợSố d cuối thángCó
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Cty CBTP Đông Đô 50.000 50.000 201.921,5 201.921,52 C.ty CP Toàn Cầu 25.000 25.000 100.000 100.000 2 C.ty CP Toàn Cầu 25.000 25.000 100.000 100.000