Khoản mục chi phí này ở xí nghiệp bao gồm chi phí nhiên liệu chạy máy móc, xe cộ, vật liệu văn phòng dùng cho quản lý đội, vật liệu dùng để sửa chữa tài sản cố định.
Để hạch toán chi phí vật liệu, kế toán sử dụng TK 6272 được mở chi tiết cho từng công trình và chủ công trình. Với công trình đường dây 500KV Quảng Ninh- Thường Tín, đội do Nguyễn Việt Hải làm chủ công trình, xí nghiệp sử dụng TK 62722101 để hạch toán khoản mục chi phí vật liệu.
Tại đội sản xuất, thi công, khi phát sinh nhu cầu nhiên liệu chạy máy móc, vật liệu văn phòng, đội trưởng các đội làm giấy yêu cầu xuất vật tư hoặc xin mua vật tư dùng ngay để trình giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi được duyệt, thủ kho sẽ làm nhiệm vụ xuất kho tại kho của xí nghiệp hoặc thủ quỹ tạm ứng tiền cho các đội tự mua vật tư và hoàn chứng từ về cho ban tài chính kế toán của xí nghiệp. Kế toán sẽ tập hợp mỗi loại chứng từ vào một bảng kê, sau đó, nhập số liệu từ bảng kê vào máy tính, máy sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết, sổ cái và sổ nhật ký chung. Mẫu sổ chi tiết tương tự mẫu sổ chi tiết TK 621
c)Hạch toán công cụ, dụng cụ:
Khoản mục chi phí công cụ, dụng cụ của xí nghiệp bao gồm chi phí về dụng cụ bảo hộ lao động, chi phí về dụng cụ nhỏ như búa, xô, cuốc xẻng, chi phí về dàn giáo, công tơ nơ, đồng hồ điện, nước, dây hàn, mỏ hàn…
Xí nghiệp sử dụng TK 6273 hạch toán khoản mục chi phí công cụ dụng cụ. Cụ thể là đối với công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín do đội của ông Nguyễn Việt Hải chịu trách nhiệm thi công, chi phí công cụ dụng cụ được hạch toán vào TK 62732101.
Trong các loại công cụ dụng cụ mà xí nghiệp sử dụng thì những loại có giá trị nhỏ như búa, mũ bảo hộ, xô, cuốc, xẻng… được tính một lần vào chi phí của các bộ phận sử dụng, đối với các loại công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn thì được phân bổ dần vào chi phí của các bộ phận sử dụng.
Trình tự hạch toán:
Đầu tiên, khi các đội có nhu cầu sử dụng công cụ dụng cụ thì đội trưởng làm giấy đề nghị xin cấp trình giám đốc xí nghiệp ký duyệt. Sau khi giấy đề nghị đã được phê duyệt, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho hoặc tiến hành ký kết với các nhà cung cấp trong trường hợp mua công cụ dụng
cụ về sử dụng ngay không qua kho, ngoài ra kế toán viên cũng có thể làm thủ tục tạm ứng tiền cho đội tự mua công cụ dụng cụ.
Cụ thể như sau:
- Đối với những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ được tính một lần vào chi phí +) Khi xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 62732101 Có TK 153
+) Khi mua công cụ dụng cụ về sử dụng ngay, că cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán ghi:
Nợ TK 62732101 Nợ TK 133
Có TK 141,331
- Đối với những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, được phân bổ nhiều lần thì hạch toán như sau:
+) Mức phân bổ 1 lần = Gía trị công cụ xuất dùng / Số lần sử dụng dự kiến +) Trình tự hạch toán:
Nếu là công cụ dụng cụ xuất dùng từ kho, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 142 (Nếu thời gian sử dụng dự kiến dưới 1 năm) Nợ TK 242 (Nếu thời gian sử dụng dự kiến trên 1 năm) Có TK 153: giá trị công cụ dụng cụ xuất kho
Nếu là công cụ dụng cụ mua về dùng ngay, căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi:
Nợ TK 142, 242 ( tương tự như trường hợp trên) Nợ TK 133
Có TK 141, 331
Đồng thời, kế toán phản ánh chi phí phân bổ từng lần cho các đối tượng sử dụng như sau:
Ví dụ: Chi phí sản xuất chung- công cụ dụng cụ của công trình đường dây 500 KV, phần do đội Nguyễn Việt Hải chịu trách nhiệm thi công đuợc ghi như sau:
Nợ TK 62732101 Có TK 142, 242
Định kỳ hàng tháng, kế toán lập bảng kê chi tiết công cụ dụng cụ xuất kho cho các công trình, từ đó lập bảng phân bổ chi phí công cụ dụng cụ cho từng công trình trong từng tháng. Sau khi kế toán nhập dữ liệu, máy sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết, sổ cái có liên quan.