III Phụ tùng Tổng cộng
4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tài khoản sử dụng:
TK 152, 153: Nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ TK 331: Phải trả cho người bán
TK 111: Tiền mặt TK 112: TGNH TK 141: Tạm ứng TK 311: Vay ngắn hạn
TK 142, 242: Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn TK 621, 627, 641, 642 ...
- Sổ chi tiết số 2 "Phải trả người bán " - NKCT số 5 ghi có TK 331
- NKCT số 1 ghi có TK 111 - NKCT số 2 ghi có TK 112
- Kế toán tiến hành lập " Bảng kê số 3 "
- Tính giá trị thực tế NVL đối với NVL xuất kế toán lập " Bảng phân bổ số 2 ".
a. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:
Vật tư chủ yếu của Công ty chủ yếu là nhập từ nguồn ngoài vào, đối với nguyên liệu vật liệu thu mua từ bên ngoài yêu cầu phải được phản ánh đầy đủ, chính xác giá thực tế của NVL bao gồm: Giá trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế trong tháng khi mua NVL nhập về kho, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi.
Nợ TK 152, 153
Có TK 111, 112,141: Nếu trả tiền ngay.
Có TK 331, 311: Chưa trả hoặc trả bằng tiền vay.
Các chi phí liên quan đến mua NVL, kế toán ghi nợ TK 152 ( chi tiết liên quan).
Có TK 111,112
Khi mà ứng trước tiền cho người bán hàng ghi. Nợ TK 331
Có TK 111, 112
* Nếu trong tháng NVL được mua và nhập khi cùng với hoá đơn mà Công ty chưa trả tiền cho người bán: Kế toán ghi.
Nợ TK 111,112 Có TK 331
Số tiền ghi trên hoá đơn
Ví dụ: Theo phiếu nhập số 054 ngày 21/8/2006 Kế toán NVL ghi:
Có TK 331: 198.846.955
* Trường hợp hoá đơn đã về, Công ty đã trả tiền cho nhà cung cấp mà hàng chưa về nhập kho.
Cuối tháng kế toán ghi: Nợ TK 151
Có TK 111, 112
Số tiền ghi trên hoá đơn
- Khi hàng về nhập kho vào tháng sau kế toán ghi: Nợ TK 152
Có TK 151
Số tiền ghi trên hoá đơn
* Đối với NVL tự gia công chế biến khi nhập kho: Nợ TK 152
Có TK 154
Số tiền thực tế NVL và chi phí chế biến
Trường hợp hàng tồn kho thừa hoặc thiếu so với hoá đơn, hàng về nhập kho nhưng cuối tháng hoá đơn chưa về không xảy ra trong quá trình NVL của Công ty.
Trong hình thức NKCT, do Công ty thường xuyên mua NVL của nhà cung cấp truyền thống như: Công ty hoá chất Mỏ, Công ty lầm sàng Quảng ninh, Công ty xăng dầu B12,… và thường mua với khối lượng lớn nên các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về mua với khối lượng lớn nên các nghiệp vụ phát sinh trong tháng mua NVL ít. Vì vậy để theo dõi sát tình hình thanh toán với nhà cung cấp, Công ty theo dõi thẳng lên NKCT số 5 " Thanh toán với người bán".
Cột số dư đầu tháng được căn cứ vào số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước phần ghi có TK 331, ghi nợ các tài khoản. Cuối tháng kế toán hợp phiếu nhập vật tư trong tháng theo từng nhà cung cấp sau đó phân ra theo từng loại vật tư nhập trong tháng. Ở Công ty, việc cung cấp vật tư thường được ký theo hợp đồng cung ứng dài hạn ( thường là 1 năm ) nếu có sự thay đổi giá cả thì nhà cung cấp sẽ báo trước 1 tháng cho Công ty trước khi thực hiện.
Ở đây tất cả mọi trường hợp nhập NVL của Công ty dù thanh toán ngay hay chưa cũng phải phản ánh qua TK 331, vì vậy trong tháng có nhập NVL thì kế toán nguyên liệu vật liệu tập hợp phiếu nhập kho để ghi vào cột TK tương ứng.
Cộng có của TK 331 căn cứ theo từng dòng trên đơn vị bán, cộng các nghiệp vụ phát sinh ở cột tài khoản đối ứng ( 152,153, 151) để ghi vào cột có của tài khoản 331 tương ứng với dòng của đơn vị bán đó.
* Phần theo dõi thanh toán: ( Ghi nợ 331 - có các TK khác ). Trong tháng nếu kế toán nhận được các chứng từ gốc ( phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ ngân hàng ….) Kế toán xác định số tiền thanh toán cho từng nhà cung cấp và từng hoá đơn để ghi vào các cột, dòng phù hợp của phần ghi nợ TK 331 - có các tài khoản khác.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì ghi bên có TK 111, bằng chuyển khoản thì ghi bên có của TK 112. Cuối thứng kế toán xác định số dư của TK 331 đối với nhà cung cấp để làm căn cứ ghi sổ.Cuối tháng này và đầu tháng sau của NKCT số 5.
Cuối tháng căn cứ vào số liệu của các sổ chi tiết, kế toán phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu, vào " Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu vật liệu và lập bảng kê số 3 " Tính giá thực tế của nguyên liệu vật liệu ".
BẢNG KÊ SỐ 3: TÍNH GIÁ THỰC TẾ NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU
Tháng 8 năm 2006 ĐVT: đồng
(Lấy số liệu vào bảng này)
STT Diễn giải
TK 152.1 hệ số = 1,1 TK 152.2
Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế 1 Vật tư tồn đầu kỳ 153.950.000 169.345.000 2 Vật tư nhập trong kỳ 464.660.610 511.126.671 Từ NKCT số 1 169.500.000 186.450.000 Từ NKCT số 2 112.606.610 113.867.217 Từ NKCT số ……… ……….. Đầu kỳ + pháp sinh 618.066.610 679.873.271
tăng
3 Xuất trong kỳ 219.066.650 240.937.315
4 Tồn cuối kỳ 399.543.960 439.498.356
Ngày 5 tháng 9 năm 2006
Người lập biểu Kế toán trưởng
b. Kế toán tổng hợp xuất nguyên liệu, vật liệu:
Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là phải phản ánh chính xác các giá trị thực tế của nguyên liệu vật liệu xuất dùng. Trong quá trình theo dõi hạch toán Công ty sử dụng các tài khoản sau.
TK 152, 153: Nguyên liệu vật liệu TK 621: Sản xuất kinh doanh chính.
TK 627: Nguyên liệu, vật liệu xuất cho sản xuất chung
TK 642: Nguyên liệu, vật liệu xuất dùng cho quản lý Doanh nghiệp TK 641: Nguyên liệu, vật liệu xuất dùng cho bán hàng
- Trường hợp xuất nguyên liệu vật liệu dùng cho sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 621,627,642,641
Có TK 152
Ví dụ: Tháng 8/2006 theo bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu là thuốc nổ kế toán ghi:
Nợ TK 621: 242.437.629 Có TK 152.1: 242.242.629 Nợ TK 627: 4.963.465 Có TK 152.3: 4.963.465
- Trường hợp xuất nguyên liệu vật liệu để bán: Nợ TK 632: Giá trị của nguyên liệu vật liệu Có TK 152: Giá trị của nguyên liệu vật liệu
- Khi kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138: Giá trị của nguyên liệu vật liệu
Giá trị của nguyên liệu vật liệu xuất kho trong tháng chưa phản ánh trên bảng phân bố số 2 theo từng loại NVL, từng đối tượng sử dụng.
Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 kế toán tập hợp chi phí ghi vào bảng " Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng.
BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2
Tháng 8 năm 2006 (lấy số liệu 1 tháng nào đó)
ĐVT: Đồng
STT
Ghi có các TK Ghi nợ các TK ứng
152 153
Giá HT Giá HT Giá TT Giá TT
1 TK 621 cho sản xuất than2 TK 627 cho sản xuất than