II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU CỦA TỔNG CÔNG TY VIGLACERA
6. Những biện pháp tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Viglacera
6.5. Tổ chức thực hiện hợp đồng
Khâu tổ chức thực hiện hợp đồng là khâu rất quan trọng trong nội dung của hoạt động xuất khẩu. Đây là quá trình nhằm xem xét quá trình thực hiện nghĩa vụ ràng buộc của hai bên trong hợp đồng ngoại thương.
Như ở phần lý luận đã nêu khâu thực hiện hợp đồng bao gồm 10 bước nhưng ở đây ta chỉ phân tích các bước sau:
* Tạo nguồn hàng xuất khẩu (chuẩn bị hàng xuất khẩu)
Trong hoạt động xuất khẩu thì bảo đảm nguồn hàng xuất khẩu là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh sau này. Chuẩn bị hàng hoá ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá xuất khẩu, tiến độ giao hàng, đến việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đến uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu
Đây là việc quan trọng đầu tiên trong viêc tạo nguồn hàng xuất khẩu. Đối với Viglacera thì nguồn hàng là các đơn vị sản xuất trực thuộc vì vậy rất dồi dào, không bị chèn ép gía ở khâu này. Nhưng việc nghiên cứu nguồn hàng không chỉ đơn thuần là nghiên cứu số lượng hàng hóa, mà còn chủng loại, mẫu mã, chất lượng là rất quan trọng. Cũng phải xác định giá cả trong nước so với giá cả quốc tế, chi phí vận chuyển bảo quản.
Tổ chức thu gom hàng xuất khẩu
Dựa vào các đơn đặt hàng của khách hàng, các đơn vị xuất khẩu sẽ căn cứ vào khả năng cung ứng hàng của mình từ đó mới quyết định việc chấp nhận đơn đặt hàng. Riêng đối với Công ty kinh doanh và xuất khẩu trực tiếp mua hàng của các đơn vị sản xuất thông qua hợp đồng mua bán. Hoặc ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu cho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty Viglacera.
Bảo quản và xuất kho
Hàng hoá sẽ được cất tại kho của đơn vị sản xuất thành viên hoặc tại kho của Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu Viglacera.
Xuất kho: khi đến hạn giao hàng xuất khẩu, Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và các đơn vị thành viên của Viglacera tiến hành các công việc để xuất kho
hàng hoá. Việc xuất kho giao hàng đòi hỏi phải đúng với thủ tục qui định phải đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, các hoá đơn theo yêu cầu. Trước khi giao hàng các đơn vị tiến hành các công việc:
- Đối chiếu lệnh xuất kho với hàng thực có trong kho.
- Chuẩn bị các phương tiện, công cụ, nhân lực bốc xếp hàng.
- Xác định địa điểm giao hàng.
- Khi giao hàng Viglacera yêu cầu người xuất kho và người mua phải ký
vào phiếu xuất kho hay giao hàng để xác nhận.
* Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu
Sau khi chuẩn bị hàng hoá đầy đủ. Các đơn vị tiến hành vận chuyển hàng hoá ra cảng và tiến hành bốc dỡ xuống cảng để hải quan kiểm định. Nhìn chung các đơn vị thường sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FOB nên chỉ chịu trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá vượt qua lan can tàu tại cảng bốc qui định.
Hoàn thành các thủ tục theo qui định. Sau đó tổ chức khai báo và giám định Hải quan.
Giao hàng lên tàu và lấy vận đơn đường biển.
* Nghiệp vụ thanh toán
Trong thanh toán, các đơn vị của Viglacera thường áp dụng hình thức thanh toán bằng L/C. Đây là hình thức phổ biến trong kinh doanh xuất khẩu đảm bảo nghĩa vụ thanh toán của người mua trong qúa trình thực hiện hợp đồng.