III. Tình hình thực hiện công tác đấu thầu của công ty xây dựng Sông
4. Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiên công tác
thầu tại công ty
Từ cuối năm 1996, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền bao thầu xây lắp các công trình, công tác đấu thầu được giao cho phòng kinh tế - kế hoạch phối hợp với phòng kỹ thuật để thực hiện và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức rõ vị trí quan trọng của công tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng tăng, ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có một bộ phận trợ giúp Giám đốc công ty trong việc tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu, quản lý và phối hợp thực hiện. Chính vì vậy, ngày 1-10- 1998, giám đốc công ty đã ra
quyết định thành lập bộ phận tiếp thị, trực thuộc phòng kinh tế- kế hoạch đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Về chức năng:
Là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của công ty, tìm hiểu và xử
lý các thông tin có liên quan đến công tác tìm kiếm việc làm xác minh độ xác thực của các thông tin báo cáo giám đốc xử lý hoặc chủ động đề xuất phương án giải quyết. Mục đích cuối cùng là giúp cho giám đốc trong công việc tìm kiếm việc làm.
+ Về nhiệm vụ:
- Nắm bắt kịp thời thông tin, các dự án đầu tư xây dựng trong mọi lĩnh vực và các địa phương. Khi dự án có điều kiện thì chuẩn bị và lập hồ sơ đăng ký dự thầu (căn cứ từng công trình cụ thể sẽ dùng hồ sơ của công ty, Tổng công ty hoặc liên doanh, liên kết với các đơn vị bên ngoài). Cung cấp đầy đủ thông tin của công ty cho chủ đầu tư làm việc với cơ quan chỉ đạo dự án, chủ đầu tư có các thông tin cần thiết báo cáo giám đốc, tiếp tục duy trì các quan hệ trên trong suốt quá trình đấu thầu cũng như lâu dài.
- Chịu trách nhiệm chắp nối, hoàn tất hồ sơ dự thầu từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu. Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kinh tế - kế hoạch để làm giá dự thầu và phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi công và tính khối lượng, các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị. Phân công các bộ phận theo sát các dự án sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho đến khi có kết quả cuối cùng
Việc thành lập bộ phận tiếp thị qua một thời gian ngắn đã đem lại những tác động tích cực đến hoạt động dự thầu của công ty, thể hiên cụ thể ở các khía cạnh sau:
- Đưa công tác dự thầu của công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ thống. Quá trình thực hiện công tác dự thầu được theo dõi chặt chẽ và sát sao hơn, tạo ra được đầu mối để liên kết các bộ phận có liên quan. Việc lập kế hoạch dự thầu hàng tháng được thực hiện đầy đủ.
- Tăng cường và thiết lập tốt mối quan hệ với bên mời thầu. Các thông tin và dự án được thu thập đầy đủ và cung cấp kịp thời cho các bộ phận có liên quan.
- Số lượng các công trình được tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn được các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu quả cao hơn cho tác dự thầu.
Trong các khía cạnh tác động trên, khía cạnh mang lại nhiều hiệu qủa nhất cho việc thực hiện công tác dự thầu đó là theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm được ách tắc trong các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh hơn. Về mặt chất lượng của hồ sơ thì hình thức trình bày được cải thiện, các lõi sẽ được kiểm tra và phát hiện kịp thời, điều này là khá quan trọng vì nhiều khi chỉ cần một lỗi nhỏ trong hồ sơ dự thầu sẽ ảnh hưởng không tốt đến kết quả đánh giá của bên mời thầu đối với nhà thầu. Cụ thể là khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, bộ phận tiếp thị sẽ lâp bảng phân công nhiệm vụ và phối hợp thực hiện theo bảng 6.
Bảng 6: Bảng phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu
STT Nội dung công việc Bộ phận thực hiện Bộ phận phối hợp I Quyển 1: Bảng giá dự thầu 1 Đơn vị dự thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật 2 Các phụ lục (bảo hành, giảm giá) Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật 3 Bảng tổng hợp giá thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật 4 Chiết tính giá thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật 5 Bảo lãnh dự thầu Phòng TC_KT Phòng KT_KH 6 Bảo chứng Phòng TC_KT Phòng KT_KH II Quyển 2: Biện pháp thi công Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
1 Thuyết minh biện pháp Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH 2 Tiến độ thi công Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH 3 Các bản vẽ minh hoạ Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH 4 Catalo, tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH III Quyển 3: Thông tin chung
1 Hồ sơ tư cách pháp nhân B. P Tiếp thị Phòng KT_KH 2 Giới thiệu công ty B. P Tiếp thị Phòng KT_KH 3 Năng lực tài chính B. P Tiếp thị Phòng KT_KH 4 Năng lực thiết bị B. P Tiếp thị Phòng KT_KH 5 Nhân lực B. P Tiếp thị Phòng KT_KH 6 Các thông tin khác B. P Tiếp thị Phòng KT_KH IV Các công việc khác 1 Khảo sát hiện trường Phòng KT_KH
2 Tham khảo giá, khu vực thi công Phòng KT_KH V Các công việc kết thúc
1 Duyệt hồ sơ Giám đốc B. P làm hồ sơ
2 Đóng góp thông tin B. P Tiếp thị
3 Nộp hồ sơ Phòng KT_KH B. P Tiếp thị
Căn cứ vào tiến độ (ngày hoàn thành) đã đề ra, bộ phận tiếp thị theo dõi từng bộ phận thực hiện, thường xuyên giữ mối quan hệ thông tin qua lại để phát hiện những vướng mắc đề xuất với ban lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo kịp thời. Nhưng mặt khác, thời gian qua cách thức tổ chức quản lý công tác dự thầu trên đây cũng còn bộc lộ những hạn chế. Đây là một trong những nguyên nhân làm cho chất lượng công tác dự thầu của công ty chưa được cải biến rõ rệt mặc dù tổ chức quản lý và phối hợp thực hiện đã được thiết lập tốt hơn. Trong đó hạn chế nổi bật nhất đó là sự phân tán trong quản lý và những người tham gia công tác dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau không liên quan trực tiếp đến công tác dự thầu dẫn đến những tồn tại cụ thể sau:
Thứ nhất:
Chỉ dừng lại ở việc lập kế họach tiếp thị đấu thầu hàng tháng song chưa đề ra chiến lược tranh thầu cụ thể phù hợp với tình hình và điều kiện thực tế của công ty, dẫn đến việc đưa ra các biện pháp tranh thầu thường mang tính chất tình thế và bị động.
Thứ hai:
Khó có khả năng nắm bắt sâu sát những biến động trong các yếu tố của thị trường và quan trọng hơn là yếu tố giá cả. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới tính cạnh tranh của giá dự thầu.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY XÂY
DỰNG SÔNG ĐÀ II
Nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu của công ty thực chất là nhằm mục tiêu nâng cao khả năng thắng thầu của công ty. Do vậy, những giải pháp đưa ra chính là để khắc phục những mặt tồn tại, phát huy những mặt tích cực như đã phân tích, cuối cùng là giúp công ty khi tham dự đấu thầu sẽ có được bộ hồ sơ dự thầu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bên mời thầu, đồng thời vẫn đảm bảo có lãi cho công ty. Điều này không chỉ liên quan trực tiếp tới việc tổ chức thực hiện công tác đấu thầu mà còn là một vấn đề rộng lớn, đòi hỏi những nỗ lực về mọi mặt của công ty.
Trước khi đi vào phân tích một số giải pháp ta nghiên cứu sơ lược định hướng kế hoạch phát triển trong những năm tới của công ty.
I. ĐỊNH HƯỚNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH 5 NĂM 2001- 2005 CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ II