II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty PHBCTW
Bỏo cỏo về chi phớ quản lý doanh nghiệp
Tháng ...năm Phỏt sinh trong kỳ Luỹ kế từđầu năm Chỉ tiờu Mó số PHBC Khỏc PHBC Khỏc 1 2 3 4 5 6 1. Chi phớ nhõn viờn QL 01 71286600 644371090 -Tiền lương 01.1 66880000 605220000 -BHXH, BHYT, KPCĐ 01.2 4406600 39151090 2.Chi phớ vật liệu 02 21857190 91034682 -VL dựng cho quản lý 02.1 21857190 91034682 -Vật liệu cho sửa chữa TS 02.2 -Nhiờn liệu 02.3 -Vật liệu bao bỡ 02.4 3.Chi phí đồ dùng văn phũng 03 12432600 54124215.6 4. Chi phí khấu hao TSCĐ 04 101231920 301195760 5. Thuế, phớ & lệ phớ 05 161000 11804132.45 6. Chi phớ dự phũng 06
7. Chi dịch vụ mua ngoài 07 -Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài 07.1 -Điện nước mua ngoài 07.2 -Dịch vụ mua ngoài khỏc 07.8 8. Chi bằng tiền khỏc 08 26900520 181898799.6 -Bảo hộ lao động 08.1 1932000 1932000 -Bổ túc đào tạo 08.4 300000 11667000 -Chi sửa chữa TS 08.5 -Chi bằng tiền khỏc 08.8 24668520 168308199.6 Tổng cộng 233869830 1284428679.65 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Giang
IV. Hạch toỏn doanh thu kinh doanh PHBC 1. Khỏi niệm doanh thu kinh doanh PHBC
Doanh thu là khái niệm dùng để chỉ giá trị của khối lượng hàng hoá dịch vụ thực hiện, tiêu thụ trong kỳ đó cung cấp cho khỏch hàng. Doanh thu thực hiện được bao gồm toàn bộ phần thu về từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Khoản thu này có thể thu trực tiếp bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng hoặc cũng có thể doanh nghiệp kỳ này đang bị chiếm dụng vốn. Một doanh nghiệp có thể có nhiều nguồn thu khác nhau từ các hoạt động kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp . Đối với hoạt động kinh doanh Bưu điện thỡ doanh thu tại một đơn vị được gọi là doanh thu cước vỡ thực tế sản phẩm dịch vụ Bưu điện không thể hoàn thành tại chỉ một đơn vị mà ít nhất phải có 2 đơn vị tham gia vào các khâu để hoàn thành sản phẩm dịch vụ Bưu điện. Đối với hoạt động PHBC cũng vậy, doanh thu từ hoạt động kinh doanh PHBC được tính là doanh thu cước trong doanh thu toàn phần từ cấp TW đến Bưu điện tỉnh, thành phố, Bưu điện huyện và đến độc giả ở khắp cả nước. Công ty PHBC TW là đơn vị trung gian trong quá trỡnh khai thỏc bỏo chớ từ Toà Soạn tới độc giả thông qua Bưu điện tỉnh (Bưu điện tỉnh lại thông qua Bưu điện huyện).
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh tại Công ty PHBC TW bao gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh chính là PHBC và doanh thu từ hoạt động kinh doanh khác. Đối với hoạt động kinh doanh PHBC thỡ nguồn thu từ khỏch hàng là cỏc Bưu điện tỉnh là chủ yếu và chiếm tỷ trọng rất lớn. Tại Công ty PHBC TW, doanh thu bao gồm cả đối với Báo Quốc văn giao nhận từ các Toà soạn và Báo Ngoại văn nhập khẩu. Cũn đối với hoạt động kinh doanh khác thỡ doanh thu thực hiện được chiếm tỷ trọng rất nhỏ. Ngoài ra, khoản thu từ các hợp đồng phát hành sách, mặc dù doanh thu cước (hay tỷ lệ % hoa hồng) được hưởng là không nhỏ nhưng do sự cạnh tranh trên thị trường là rất gay gắt nên cơ hội tỡm kiếm được những hợp đồng như thế không nhiều. Cũn nguồn thu từ hoạt động kinh doanh khác nữa như thu vận chuyển từ nhà in về nơi khai thác thỡ thực sự phát sinh không lớn nên đơn vị tập trung hạch toán doanh thu đó 6thỏng/lần . Nếu đem so sánh doanh thu thực hiện được và chi phí thực tế bỏ ra đối với các hoạt động kinh doanh PHBC thỡ chờnh lệch lợi nhuận là rất nhỏ nhoi. Trờn thực tế, hoạt động kinh doanh gặp không ít khó khăn, lợi nhuận thu được không cao nhưng sự tồn tại của ngành PHBC là tất yếu vỡ nhiệm vụ chớnh trị, vỡ mục tiờu tuyờn truyền đường lối của Đảng và Nhà nước. Do vậy, để duy trỡ hoạt động của Công ty, hàng năm Tổng công ty được cấp một khoản thu nhất định tương ứng với nhiệm vụ được giao. Công ty phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch được giao về sản lượng báo khai thác ngày càng nhiều, mạng lưới tổ chức PHBC ngày càng rộng khắp. Chính vỡ thế, trong doanh thu của đơn vị có một khoản thu “cấp bự” hay cũn gọi là doanh thu điều tiết của Tổng công ty. Như vậy, Doanh thu kinh doanh tại Công ty PHBC TW bao gồm doanh thu cước PHBC thực hiện được tại đơn vị và phần doanh thu được điều tiết của Tổng công ty. Đồng thời, doanh thu cước thực hiện được là doanh thu chính từ hoạt động PHBC.
2. Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán chung doanh thu kinh doanh PHBC
2.1 Đặc điểm:
Tổng hợp nhu cầu, đặt in với Toà soạn, giao nhận báo chí, tổ chức khai thác phân phối... là những nhiệm vụ mà tại Công ty PHBC TW phải thực hiện, như một khâu trong toàn bộ quá trỡnh thực hiện nhu cầu bỏo chớ của độc giả được thoả món. Doanh thu tại đây chiếm phần lớn là từ hoạt động giao nhận báo chí và tổ chức khai
Giang
thác đến các Bưu điện tỉnh và các khách hàng bán lẻ. Đây là nguồn thu ổn định bảo đảm thường xuyên hoạt động của doanh nghiệp vỡ khối lượng độc giả đặt mua báo chí dài hạn là nhu cầu cơ bản, lớn nhất tại Công ty.
Doanh thu PHBC bao gồm nhiều khoản mục thu. Ngoài ra, cỏc cú cỏc khoản trực tiếp làm giảm doanh thu.
Một số khoản thu chủ yếu:
- Doanh thu từ báo nhận: là doanh thu thu được từ nghiệp vụ PHBC thông thường và quan trọng nhất. Lượng báo nhận từ Toà soạn về và tiến hành khai thác tới các BĐ tỉnh là nghiệp vụ chủ yếu bao trùm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Doanh thu này bao gồm cả doanh thu báo chí Quốc Văn và báo chí Ngoại Văn. Quá tỡnh tập hợp nhu cầu đặt mua báo được tiến hành tại các Bưu điện tỉnh và được thống kê lên Công ty PHBC TW. Tại đây sẽ chịu trách nhiệm đặt báo với các Toà soạn và khai thác PHBC. Doanh thu được hưởng là từđây.
- Doanh thu từ báo chuyển độc giả là khoản thu được từ nghiệp vụ PHBC mà độc giả, các khách hàng mua báo có nhu cầu trực tiếp với Toà soạn, không qua Bưu điện tỉnh, Thành phố. Nhiệm vụ của đơn vị mỡnh là khai thỏc và vận chuyển khối lượng báo chí đến độc giả nhưng không chịu trách nhiệm phải thu của độc giả, phải trả cho Toà soạn. Đơn vị hưởng hoa hồng cho nhiệm vụ khai thác từ khoản phải trả của Toà soạn. Toà soạn trực tiếp thanh toán với khách hàng.
- Doanh thu từ cụng lồng bỏo thực chất là khoản trả cho công khai thác, lồng và đóng gói túi báo chí chuẩn bị cho việc phân phối về các Tỉnh.
- Thu bổ sung phát hành phí: Đối với một số tập san, nguyệt san hay một số loại báo chí đặc biệt thỡ đơn vị được tính thêm doanh thu gọi là thu bổ sung phát hành phí. Ngoài doanh thu được hưởng theo tỷ lệ quy định cũn được bổ sung thêm một khoản doanh thu khác.
- Thu Báo lưu ký : Bỏo lưu ký là bỏo xuất kho thỏng này nhưng 3 tháng sau mới tính tiền cho khối lượng báo tiêu thụ được. Mục đích khi xuất lượng báo này là để quảng cáo, giới thiệu về một số loại báo nhất định như để tỡm kiếm, thăm dũ nhu cầu và thị trường. Khối lượng báo chí này được nhà xuất bản giao cho đơn vị theo dừi. Nếu sau 3 thỏng một số loại nhất định được phân phối thỡ đơn vị được hạch toán doanh thu từ khối lượng báo này, cũn số trả lại sẽ được hạch toán giảm doanh thu và xuất kho trả lại toà soạn.
- Doanh thu điều chỉnh báo chí : Hàng tháng có thể có sự thay đổi trong nhu cầu báo chí của các độc giả. Nếu nhu cầu tăng thêm thỡ doanh thu được điều chỉnh tăng thêm cùng với khối lượng báo chí đó gọi là doanh thu điều chỉnh tăng.
Một số khoản giảm doanh thu trực tiếp:
- Doanh thu thất thu báo chí : Đây là một khoản giảm doanh thu trực tiếp khi có sự thay đổi về giá phát hành báo chí mà không nằm trong phạm vi thời gian quy định được phép điều chỉnh nó. Nhu cầu báo chí đó được thanh toán trước khi có sự điều chỉnh tăng giá. Nếu sự điều chỉnh về giá cả này không đúng với quy định, vượt quá về giới hạn thời gian cho phép được thay đổi giá phát hành báo chớ thỡ Toà soạn phải chịu một khoản thất thu và do đó doanh thu cũng bị giảm một khoản gọi là thất thu.
- Doanh thu điều chỉnh giảm là trường hợp khi nhu cầu báo chí giảm thỡ cú sựđiều chỉnh giảm trực tiếp doanh thu .
Giang
- Doanh thu giảm do thiếu bỏo chớ: Là giỏ trị doanh thu bị giảm do quỏ trỡnh phõn phối, khai thỏc bỏo chớ làm lượng báo chí giao, nhận không cũn đủ với nhu cầu. Nếu đơn vị không có lượng báo dự trữ bù vào lượng báo thất thu này thỡ đơn vị phải hạch toán giảm doanh thu.
2.2.Nguyờn tắc hạch toỏn chung :
Vỡ là đơn vị trung gian về nhu cầu báo chí giữa Bưu điện tỉnh, thành phố và các khách hàng mua báo khác với Toà soạn nên doanh thu tại công ty chính là doanh thu cước. Doanh thu cước này được tính dựa trên tỷ lệ phí phát hành. Theo quy định thỡ khi tớnh toàn cụng cho quỏ trỡnh này thỡ cụng việc PHBC được hưởng 22%. Với tỷ lệ này thỡ phõn chia Bưu điện Tỉnh, thành phố được hưởng 18% , cũn tại Cụng ty PHBC TW được hưởng 4%. Như vậy, Công ty chỉ phỉ trả cho NXB là 78%, cũn phải thu của bưu điện tỉnh, thành phố 82% và giữ lại cho mỡnh 4%.
3. Nội dung kết cấu TK 5113
TK 5113 phản ánh khoản doanh thu đơn vị thực hiện được và doanh thu điều tiết đơn vịđược cấp phát.
Bên Nợ : - Doanh thu giảm do báo Lưu ký trả lại
- Kết chuyển doanh thu cước đơn vị thực hiện được vào TK 911 Bên Có : Doanh thu cước đơn vị thực hiện được
TK này phản ánh Doanh thu từ hoạt động chính là hoạt động PHBC và doanh thu từ hoạt động kinh doanh khác. Cụ thể như sau:
TK 51131 : Doanh thu kinh doanh PHBC TK 51132 : Doanh thu kinh doanh khỏc
Doanh nghiệp rất ớt sử dụng tới TK 51132 vỡ phỏt sinh của TK này là khụng nhiều. TK 5113 cuối kỳ không có số dư
4.TK khác liên quan đến hạch toán doanh thu
5.1 Khoản giảm trừ doanh thu
Đối với hoạt động kinh doanh tại công ty thỡ chỉ có TK giảm trừ 531 là được vận dụng với nội dung phản ánh Báo Lưu ký trả lại. Cụ thể, kết cấu như sau:
Bên Nợ : Phản ánh doanh thu giảm do báo lưu ký trả lại Bờn Cú : Kết chuyển doanh thu bỏo trả vào TK 51131 TK 531 cuối kỳ không có số dư
5.2 TK Phải thu của khỏch hàng mua bỏo
TK doanh nghiệp sử dụng là TK131 được chi tiết như sau: - TK1311: Phải thu của khách hàng sử dụng Bưu điện TK 131101: Phải thu của Bưu điện mua báo Quốc văn TK 131102: Phải thu của Bưu điện mua báo Ngoại văn TK 131103: Phải thu của khỏch hàng khỏc mua bỏo - TK 1312 : Phải thu của khỏch hàng khỏc
5.3 TK phản ỏnh giỏ mua bỏo chớ
- TK 1561: Giỏ mua
TK 15612 : Giỏ vốn bỏo chớ
TK 156121: Giá vốn báo chí đặt mua TK 156122: Kho báo lưu ký ế
- TK 1562 : Chi phớ thu mua
6. Trỡnh tự hạch toỏn doanh thu kinh doanh PHBC
Giang
- Khi nhận bỏo từ Toà soạn, kế toỏn ghi: Nợ TK 156121 : 78% * giỏ phỏt hành(GPH) Cú TK 331002 : Phải trả nhà xuất bản (NXB)
- Khi giao báo tới các Bưu điện tỉnh, thành phố
Nợ TK 131 : Phải thu khỏch hàng mua bỏo (82%* GPH) Có TK 5113 : Doanh thu cước phát hành (4% * GPH)
Cú TK 156121: Phải trả NXB (78%* GPH)
Cụ thể, trỡnh tự hạch toỏn này được tiến hành cho từng loại báo ở từng Bưu cục, được theo dừi chi tiết cỏc số liệu trờn mạng máy vi tính, rồi tổng hợp theo từng bưu cục cho toàn bộ khối lượng báo.
6.2 : Doanh thu báo điều chỉnh
- Điều chỉnh tăng
Kế toán tiến hành hạch toán tương tự như trên cho số lượng báo tăng thêm so với nhu cầu kỳ trước.
- Điều chỉnh giảm
So sánh với kỳ trước và tỡm ra con số chờn lệch về nhu cầu và tiến hành điều chỉnh số lượng đặt với Toà soạn và hạch toán lại theo như bút toán trên. Cũn nếu trường hợp đó hạch toỏn theo quý hoặc số lượng thống kê nhu cầu giảm là không đáng kể thỡ khi tiến hành điều chỉnh doanh thu giảm kế toán ghi bút toán đảo tính trừ cho lượng báo điều chỉnh giảm. Trỡnh tự hạch toỏn:
Nợ TK 51131 Nợ TK 331002
Cú TK 131101
Cụ thể có thể thấy trên báo cáo kế toán của Công ty số liệu chi tiết của Báo điều chỉnh giảm, ví dụ trong tháng 9 doanh thu điều chỉnh giảm báo VNBANKING REVIEW của tỉnh Bắc Ninh đó được hạch toán:
Nợ TK51131 : 810.000 Cú TK 131101: 810.000
Đồng thời phản ánh cả nghiệp vụ giảm khoản phải trả NXB.
6.3 Doanh thu báo lưu ký
Báo lưu ký xuất bỏn thỏng này sẽ được tính doanh thu sau 3 tháng. Như vậy, khi tiếp nhận báo Lưu ký kế toỏn theo dừi trờn cỏc chứng từ, trờn cỏc bẳng kờ chi tiết theo dừ trực tiếp tại kho và thống kờ số lượng. Sau 3 tháng kế toán sẽ hạch toán doanh thu :
Nợ TK 131101 Cú TK 51131 Cú TK 156122
Khi số lượng báo Lưu ký đó xuất đi và đó được hạch toán không phân phối hết, không được chấp nhận thỡ kế toỏn tiến hành trả lại số lượng báo lưu ký đó cho NXB, lúc này kế toỏn ghi : Nợ TK 531 Cú TK 156122 và cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 51131 Cú TK 531
Giang
Tại Cụng ty PHBC TW, doanh thu báo lưu ký được tính và theo dừi cho từng loại bỏo, từng số bỏo .Vớ dụ, doanh thu bỏo lưu ký cú mó bỏo B87 thỏng 6 năm 2000, số 101 được hạch toán như sau:
Nợ TK 131101 : 918 Cú TK 51131 : 918
Cũn cũng phỏt sinh trong kỳ, khối lượng báo Lưu ký trả lại như sau: Nợ TK 531 : 1.240.795,8
Cú TK 156122 : 1.240.795,8
6.4 Doanh thu PHBC khỏc
Cũng bút toán hạch toán như trên, vận dụng nguyên tắc hạch toán chung đó trỡnh bày chỳng ta cú thể hỡnh dung ra cỏch hạch toỏn cỏc nội dung doanh thu PHBC khỏc
7. Cuối kỳ kết chuyển doanh thu doanh nghiệp thực hiện được vào TK911 – TK xác định kết quả kinh doanh đồng thời ghi nhận bút toán phản ánh doanh thu được điều tiết:
- Bỳt toỏn 1: Nợ TK 51131 Cú TK 911 - Bỳt toỏn 2: Nợ TK 13621 Cú TK 911
Trong năm vừa qua, đơn vị được Tổng công ty cấp bù một khoản doanh thu điều tiết là 3,5 tỷ. Kế toán đó tiến hành phõn bổ đều cho 12 tháng và cứ mỗi tháng doanh nghiệp được nhận một khoản doanh thu điều tiết:
Mức doanh thu Doanh thu điều tiết năm 3.500.000.000 = = điều tiết hàng tháng 12 12 = 292.000.000 Vỡ vậy, cú bỳt toỏn: Nợ TK 13621: 292.000.000 Cú TK 911: 292.000.000
Chi tiết Chi phớ sản xuất kinh doanh (TK 1543) Tháng... năm
Tài khoản Mục
Tờn khoản mục chi phớ Ngày Loại chứng từ Số chứng từ Diễn giải Giỏ trị Nợ Cú 15431 1. Chi phớ nhõn cụng Tổng phỏt sinh TK 15431 490270395 FHT/LT 20 Phõn bổ thu nhập 196719905 154311 334001 FHT/LT 20 Phõn bổ thu nhập 7275770 154311 334002 FHT/LT 20 Phõn bổ thu nhập 208724325 154311 334003 FHT/LT 19 Phân bổ KPCĐ cho chi phí sản xuất 27821395 154312 3382 FHT/LT 19 Phõn bổ BHXHcho chi phớ sản xuất 40056595 154312 3383 FHT/LT 19 Phõn bổ BHYT cho chi phớ sản xuất 10212405 154312 3384 15432 2. Chi phớ vật liệu sản xuất Tổng phỏt sinh TK 15432 129612437
FHT/LT 18 Xuất vật tư cho các phũng, ban 129612437 15432 152001