II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty PHBCTW
1. Khỏi niệm về chi phớ kinh doanh PHBC
Chi phớ là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ lao động vật hoá và lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mỡnh trong một thời kỳ nhất định. Đối tượng tập hợp chi phí của ngành Bưu điện nhỡn chung được tập hợp theo từng hoạt động bao gồm:
- Hoạt động kinh doanh bưu chính - Hoạt động kinh doanh Viễn thông - Hoạt động kinh doanh PHBC
Tại Cụng ty PHBC TW thỡ đối tượng tập hợp chi phí là những chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh PHBC của đơn vị. Trong quá trỡnh hoạt động kinh doanh diễn ra tại đơn vị, chi phí phát sinh sẽ được ghi trên các chứng từ, kế toán tiến hành lập các chứng từ – ghi sổ…, cuối kỳ được theo dừi trờn hệ thống sổ sỏch của đơn vị.
Trong hệ thống kế toỏn ở cụng ty PHBC TW thỡ sử dụng phương pháp tập hợp chi phớ phỏt sinh từ cỏc Phũng ban, chi nhỏnh đến bộ phận quản lý, khối chức năng tại Công ty.
Quỏ trỡnh thực hiện kinh doanh PHBC, tại đơn vị cũng phát sinh nhiều loại chi phí. Có nhiều cách thức để phân loại các chi phí này, hiện nay tại Công ty PHBC TW khi tập hợp chi phí kinh doanh PHBC, kế toán phân loại theo các khoản mục như sau:
- Chi phớ vật liệu dựng cho sản xuất - Chi phớ vật liệu sửa chữa tài sản - Chi phớ nhiờn liệu - Chi phớ nhõn cụng - Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ - Chi phớ dụng cụ sản xuất - Chi phớ dịch vụ mua ngoài - Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài - Chi điện nước thuê ngoài - Chi vận chuyển thuờ ngoài - Chi phí bảo hộ lao động - Chi tuyờn truyền quảng cỏo - Chi bổ túc đào tạo
- Chi cụng tỏc phớ cụng nhõn viờn - Chi phớ bằng tiền khỏc
Ngoài ra, tập hợp chi phớ kinh doanh trong kỳ để tạo ra hiệu quả của nghiệp vụ PHBC bằng cách tập hợp chi phí theo yếu tố như sau:
- Chi phớ nhõn cụng - Chi phớ vật liệu
- Chi phớ dụng cụ sản xuất - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phớ dịch vụ mua ngoài - Chi phớ bằng tiền khỏc
2.Kết cấu và nội dung.
Dựa vào các tiêu thức phân bổ khác nhau, mỗi đơn vị lựa chọn cho mỡnh những cỏch phõn loại khỏc nhau cho phự hợp với đặc trưng riêng của doanh nghiệp,
Giang
từ đó hỡnh thành nờn hệ thống tài khoản vận dụng cho cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn tại cụng ty. Chớnh vỡ vậy, kế toán tại Công ty PHBC TW đó sử dụng cỏc TK để tập hợp chi phí như sau:
2.1 .Kết cấu, nội dung phản ỏnh TK 1543 – Chi phớ kinh doanh PHBC
Để phản ánh chi phí của riêng hoạt động kinh doanh PHBC, kế toán ngành Bưu điện quy định sử dụng TK 1543 thay cho TK 154 thường dùng để phân biệt đặc điểm kinh doanh dịch vụ Bưu điện nói chung và dịch vụ PHBC nói riêng.
Bờn Nợ :
- Các chi phí thực tế phát sinh có liên quan tới hoạt động kinh doanh PHBC Bờn Cú :
- Cỏc khoản giảm chi phớ
- Kết chuyển chi phớ thực tế hoạt động kinh doanh PHBC TK 1543 không có số dư cuối kỳ
TK 1543 chi tiết như sau:
TK 15430 : Kết chuyển chi phớ kinh doanh PHBC TK 15431 : Chi phớ nhõn cụng TK 15431: Chi tiền lương TK 15432: Chi BHXH,KPCĐ,BHYT TK 15432 : Chi phớ vật liệu TK 154321: Vật liệu cho sản xuất TK 154322: Vật liệu cho sửa chữa tài sản TK 154323: Nhiờn liệu TK 15433 : Chi phớ dụng cụ sản xuất TK 15434 : Chi khấu hao TSCĐ
TK 15437 : Chi phớ dịch vụ mua ngoài TK 154371: Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài TK 154372: Chi điện nước thuê ngoài TK 154373: Vận chuyển thuờ ngoài TK 154374: Dịch vụ thuờ ngoài khỏc TK 15438 : Chi phớ bằng tiền khỏc
TK 154381: Chi bảo hộ lao động
TK 154382: Chi tuyờn truyền quảng cỏo TK 154383: Chi hoa hồng đại lý
TK 154384: Chi bổ túc đào tạo
TK 154385: Chi cụng tỏc phớ cụng nhõn TK 154386: Chi sửa chữa tài sản
TK 154387: Chi trích trước sửa chữa tài sản TK 154388: Chi bằng tiền khỏc
2.2 : Kết cấu nội dung TK 642 – Chi phớ quản lý doanh nghiệp
Khoản chi phí này phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp . Bờn Nợ : Chi phớ quản lý doanh nghiệp phỏt sinh tại Cụng ty
Bờn Cú : Kết chuyển chi phớ quản lý doanh nghiệp trong kỳ TK 642 không có số dư cuối kỳ
TK 642 cú cỏc tiết khoản như sau:
- TK 6420 : Kết chuyển chi phớ quản lý doanh nghiệp - TK 6421 : Chi phớ nhõn viờn quản lý
Giang TK 64211: Tiền lương TK 62212: BHXH, BHYT, KPCĐ - TK 6422 : Chi phớ vật liệu quản lý TK 642201: Vật liệu cho quản lý TK 642202: Vật liệu cho sửa chữa TSCĐ TK 642203: Nhiờn liệu TK 642204: Vật liệu bao bỡ - TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phũng - TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6425 : Thuế, phớ & lệ phớ - TK 6426 : Chi phớ dự phũng
- TK 6427 : Chi phớ dịch vụ mua ngoài TK 642701: Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài TK 642702: Điện nước TK 642708: Khỏc - TK 6428 : Chi phớ bằng tiền khỏc TK 642801: Bảo hộ lao động TK 642802: Bổ túc đào tạo TK 642805: Cụng tỏc phớ TK 642806: Sửa chữa TSCĐ TK 642808: Chi phớ bằng tiền khỏc 3. Trỡnh tự hạch toỏn chi phớ 3.1 Kế toỏn chi phớ nhõn cụng
ở Công ty PHBC TW, kế toán tiền lương được hạch toán dựa trên hỡnh thức khoỏn sản phẩm và nhiệm vụ. Đối với 2 loại hỡnh hoạt động chính tại doanh nghiệp là lao động khai thác trực tiếp và lao động gián tiếp thỡ cỏch tớnh lương cũng được phân thành 2 cách thức tương ứng là cách tính theo điểm và cách tính lương theo thời gian. Khối lượng sản phẩm hoàn thành của lao động gián tiếp trong một ca làm việc sẽ là căn cứđể hỡnh thành Bảng điểm. Cũn đối với khối lao động gián tiếp thỡ tiền lương được tính dựa trên số ngày thực tế và số ngày làm việc theo chế độ quy định . Từ đó, căn cứ vào các hệ số chất lượng, hệ số chức danh và các khoản phụ cấp, kế toán thanh toán nội bộ sẽ tính và hỡnh thành bảng thanh toỏn tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Đồng thời, kế toán tổng hợp làm công tác hạch toán kế toán và vào sổ như sau:
Nợ TK 15431 (154311) : Tiền lương trả cho khối lao động trực tiếp Nợ TK 6421 (64211) : Tiền lương trả cho khối lao động gián tiếp
Cú TK 334 : Tiền lương phải trả công nhân viên Có TK 334001: Phải trả về lương cơ bản
Cú TK 334002: Phải trả về phụ cấp Có TK 334003: Phải trả lương khoán
Khi tiến hành trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn, kế toán tiến hành thực hiện theo đúng chếđộ của nhà nước với tỷ lệ trích là: 19% tính vào chi phí và 6% tính vào khoản CNV đóng góp. Trỡnh tự hạch toỏn như sau:
- Trước hết là khoản tính trích vào chi phí ( trích 19%): Nợ TK 15431 ( 154312 )
Giang
Cú TK 338 Cú TK 3382 Cú TK 3383 Cú TK 3384
Cũn khoản CNV đóng góp được tính trừ vào lương ( trích 6% lương): Nợ TK 334
Cú TK 338
- Cụ thể, chi phí tiền lương trong kỳ hạch toán như sau: - Đối với khối quản lý chức năng: Nợ TK 6421 : 71.286.600 Nợ TK 64211 : 66.880.000 Nợ TK 64212 : 4.406.600 Cú TK 334 : 66.880.000 Cú TK 338 : 4.406.600 - Đối với khối lao động khai thác : Nợ TK 15431 : 490.270.395 Nợ TK 154311: 412.720.000 Nợ TK 154312: 77.550.395 Cú TK 334 : 412.720.000 Cú TK 338 : 77.550.395 3.2 Kế toỏn chi phớ vật liệu Đối với vật liệu xuất dùng cho hoạt động sản xuất cũng như hoạt động quản lý ở cụng ty, kế toỏn ỏp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dừi quỏ trỡnh nhập, xuất, tồn vật tư và hạch toán vào Chứng từ – Ghi sổ. Đồng thời, kế toán áp dụng phương pháp tính giá FIFO cho khối lượng vật liệu xuất dùng.
Ví dụ vào ngày 12/5, căn cứ vào Phiếu Xuất kho vật liệu cho sản xuất trực tiếp kế toán lập Chứng từ - Ghi sổ: Chứng từ – Ghi sổ Ngày 12/5. Số 151 Tài khoản Trớch yếu Nợ Cú Số tiền … … … … Xuất bột hồ cho sx 154321 152001 120.000
Xuất dây đai đóng gói báo chí 154321 152001 89.560 Xuất giấy in cho phũng kế toỏn 642201 152001 58.640
… … … …
Cộng 18.68.100
Kốm theo chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 15432 : Vật liệu xuất dựng cho sản xuất Nợ TK 6422 : Xuất vật liệu dựng cho quản lý
Có TK 152 : Khối lượng vật liệu xuất dùng Cú TK 152001: Nguyờn liệu, vật liệu xuất dựng
Giang
Cú TK 152002: Nhiờn liệu Cú TK 152003: Phụ tựng
Cú TK 152007: Nguyờn liệu, vật liệu khỏc
3. Kế toỏn chi phớ dụng cụ sản xuất
Khi xuất công cụ, dụng cụ cho sản xuất trực tiếp hay hoạt động gián tiếp thỡ kế toỏn công ty vẫn tiến hành tương tự như đối với xuất dùng nguyên liệu, vật liệu, kế toán hạch toán theo bút toán sau:
Nợ TK 15433 Nợ TK 6423
Cú TK 153
Cụ thể, tổng hợp chi phí dụng cụ sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp có kết quả như sau:
Nợ TK 15433 : 5.131.000 Nợ TK 6423 : 12.432.600
Cú TK 153 : 17.563.600
4. Hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ
Khấu hao TSCĐ trong doanh nghiệp được tính theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng, trên cơ sở tỷ lệ khấu hao quy định của Bộ tài chính đối với từng loại tài sản cố định. Tại Công ty PHBC TW, kế toán vận dụng hoàn toàn theo quy định trong chế độ. Khối lượng tài sản cố định ở đây được chia thành nhiều loại theo tính chất cấp phát chẳng hạn như: TSCĐ thuộc nguồn vốn vay, nguồn vốn ngân sách, nguồn vốn đầu tư và phỏt triển của Tổng cụng ty…Vỡ thế việc theo dừi khấu hao cũng như tăng, giảm TSCĐđược tiến hành đối với từng nguồn hỡnh thành TSCĐ.
Việc trích khấu hao TSCĐđược tiến hành theo quý vỡ thực tế những biến động về khấu hao trong doanh nghiệp là không nhiều.Trên cơ sở quyết định 219/QĐ- KTTKTC ngày 21/1/1997 của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông quy định về thời gian sử dụng các loại TSCĐ để có thể xác định thời gian sử dụng của từng loại TSCĐ. Từđó, xác định mức trích khấu hao:
Giang
Mức khấu hao Nguyờn giá TSCĐ =
tính theo năm Thời gian sử dụng - Đơn vị trích khấu hao theo nguyên tắc đủ quý: Mức khấu hao Mức khấu hao năm
=
tớnh theo quý 4
- Khi tính khấu hao cho những tháng chưa trũn quý kế toỏn xỏc định mức khấu hao như sau:
Mức khấu hao Mức khấu hao năm Số tháng
= *
(chưa đủquý) 12 trớch khấu hao
Đồng thời, kế toán hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ như sau: Nợ TK 15434
Nợ TK 6424 Cú TK 214
Bỏo cỏo trờn chứng từ cho thấy mức khấu hao doanh nghiệp tớnh vào chi phí trong kỳ như sau:
Nợ TK 15434 : 339.841.695 Nợ TK 6424 : 101.231.920 Cú TK 214 : 441.073.625
5. Hạch toỏn cỏc chi phớ khỏc
Công việc hạch toán các chi phí khác bao gồm chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền … được thực hiện tương tự theo bút toán:
Nợ TK 1543 Nợ TK 642
Cú TK liờn quan
Có thể tổng hợp những chi phí phát sinh này theo số liệu tổng quát như sau: - Chi phớ dịch vụ mua ngoài:
Nợ TK 15437 : 621.781.434 Cú TK liờn quan : 621.781.434 - Chi phớ bằng tiền khỏc: Nợ TK 15438 : 997.430.347 Nợ TK 6428 : 26.900.520 Cú TK liờn quan :1.024.330.867
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh vào TK632 – phản ánh giá vốn của sản phẩm dịch vụ Bưu điện theo bút toán:
Nợ TK632
Cú TK 1543 Đồng thời hạch toán Nợ TK 911
Giang
Cú TK632,641
để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Cụ thể, để xác định giá vốn của dịch vụ kinh doanh PHBC kế toán kết chuyển Nợ TK 632 : 1.897.662.268
Cú TK 1543 : 1.897.662.268
Khi xác định kết quả kinh doanh , kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí trong kỳ như sau:
Nợ TK 911 : 2.131.532.098 Cú TK 632 : 1.897.662.268
chi tiết Chi phớ quản lý doanh nghiệp(tk642)
Tháng ...năm
Tài khoản Mục Tờn khoản mục chi phớ Ngày Loại chtừứng chSứống
từ Diễn giải Giỏ trị Nợ Cú 6421 1. Chi phớ nhõn viờn quản lý Tổng phỏt sinh TK 6421 71286600 28/2 FHT/LT 20 Phõn bổ thu nhập 38491335 64211 334001 28/2 FHT/LT 20 Phõn bổ thu nhập 736493 64211 334002 28/2 FHT/LT 20 Phõn bổ thu nhập 27652172 64211 334003 28/2 FHT/LT 19 Phân bổ KPCĐ cho chi phí quản lý 1550195 64212 3382 28/2 FHT/LT 19 Phõn bổ BHXH cho chi phớ quản lý 2276113 64212 3383 27/2 FHT/LT 19 Phõn bổ BHYT cho chi phớ quản lý 580292 64212 3384 6422 2. Chi phớ vật liệu quản lý Tổng phỏt sinh TK 6422 21857190
28/2 FHT/LT 18 Xuất vật tư cho các phũng ban 21857190 6422 152001 6423 3.Chi phí đồ dùngvăn phũng Tổng phỏt sinh TK 6423 12432600
28/2 FHT/LT 30 Xuất cụng cụ cho cỏc phũng, ban 12432600 6423 153 6424 4. Chi phí khấu hao TSCĐ Tổng phỏt sinh TK 6424 101231920
28/2 FHT/LT 22 Trích khấu hao TSCĐ 91211720 6424 2141 28/2 FHT/LT 22 Trích khấu hao cho TSCĐ khác 10020200 6424 2141 6425 5. Thuế, phớ, lệ phớ Tổng phỏt sinh TK 6425 161000 6/2 PC 1064 Thanh toỏn tiền vộ cầu phà 25000 6425 111101 10/2 PC 1088 Thanh toỏn tiền vộ cầu phà 91000 6425 111101 … … … … 6426 6. Chi phớ dự phũng Tổng phỏt sinh TK 6426 6427 7. Chi dịch vụ mua ngoài Tổng phỏt sinh TK 6427