II. Phân tích thực trạng công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng
2. Mở thư tín dụng (L/C)
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nói riêng của công ty trong thời gian qua đều quy định thanh
toán tiền hàng bằng L/C. Để có được thư tín dụng, công ty căn cứ vào các điều của hợp đồng nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (Theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng). Các ngân hàng mà công ty thường mở L/C đó là: VIETINBANK, Thanhxuan Branch; Ngân hàng công thương Đống Đa... Nội dung của L/C mở luôn thống nhất với điều khoản của hợp đồng như: Số lượng, giá cả, quy cách, chất lượng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán... Do đó, công ty thường lấy hợp đồng làm căn cứ đưa ra quyết định đối với từng điều kiện trong L/C. Quá trình tiến hành nghiệp vụ của công ty.
Sau khi nhận được hợp đồng đã ký, cán bộ phòng xe máy căn cứ vào các điều kiện quy định trong hợp đồng tiến hành soạn thảo đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. Trưởng phòng xe máy tiến hành kiểm tra, xem xét.
Nếu đơn xin mở L/C đạt, phòng xe máy chuyển bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng đã được phê duyệt, phương án kinh doanh, đơn xin mở L/C cho phòng kế toán (TC- KT). Đồng thời phòng xe máy chuyển 01 bản copy hợp đồng cho phòng vật tư kỹ thuật để phòng này lên kế hoạch mua đồ nội hoá.
Khi nhận được bộ hồ sơ từ phòng xe máy chuyển tới, trưởng phòng TC-KT tiến hành xem xét. Nếu đạt thì phòng TC-KT trình Giám Đốc duyệt đơn xin mở L/C.
Sau khi nhận được bộ hồ sơ xin mở L/C đã phê duyệt, cán bộ phòng TC-KT tiến hành làm thủ tục L/C tại ngân hàng và nhận từ ngân hàng bản L/C gốc sau đó sao và chuyển cho phòng xe máy 01 bản L/C.
Trường hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhà cung ứng có yêu cầu sửa đổi các điều khoản của L/C. Trưởng phòng xe máy tiến hành xem xét, nếu chấp nhận việc sửa đổi thì cán bộ phòng xe máy soạn đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng, rồi trình trưởng phòng xe máy xem xét nếu đạt thì chuyển cho phòng TC-KT xét duyệt. Sau đó cán bộ phòng TC-KT tiến hành làm thủ tục xin mở L/C tại ngân hàng.
Trường hợp sau khi xem xét yêu cầu sửa L/C của nhà cung ứng, nếu không chấp nhận. Phòng xe máy thông báo cho nhà cung ứng biết và yêu cầu nhà cung ứng thực hiện đúng theo hợp đồng và L/C quy định.
Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác như bản sao hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán của công ty chuyển đến ngân hàng mở L/C cùng với hai uỷ nhiệm chi: Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C cà một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Thông thường phí để trả cho ngân hàng về việc mở L/C là 0.35% giá trị của hợp đồng, còn phần ký quỹ khoảng 20%-30% giá trị của hợp đồng trong trường hợp công ty là bạn hàng tin cậy của ngân hàng. Ngoài ra, trong trường hợp công ty và ngân hàng lần đầu tiên giao dịch với nhau hoặc hai bên chưa có đủ độ tin cậy nhất định thì công ty phải ký quỹ 100% giá trị của hợp đồng.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI đều mở L/C at sight (trả ngay) và không huỷ ngang. Tuy nhiên việc mở L/C như thế nào là hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa công ty và bên đối tác nước ngoài khi đàm phán ký kết hợp đồng.
Sau khi L/C được bên đối tác nước ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời công ty sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hoá từ người bán (Người xuất khẩu) hoặc ngân hàng mở L/C. Có thể có các trường hợp sau xảy ra: Hoặc bộ chứng từ về trước hàng về sau; Hoặc bộ chứng từ và hàng cùng về, Hoặc bộ chứng từ về sau hàng về trước. Và bộ chứng từ hàng hoá này chính là cơ sở để công ty tiến hành các bước tiếp theo như làm thủ tục hải quan, nhận hàng...
Đôi khi trong qúa trình mở L/C đối tác nước ngoài muốn công ty mở ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản hoặc tài khoản ở ngân hàng đó không đủ cho hợp đồng. Điều này đã gây cản trở phần nào trong quá trình thực hiện hợp đồng .