II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và thực hiện hợp
a) Hoàn thiện các nghiệp vụ
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng tạo điều kiện để khách hàng thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.
Qua việc phân tích ở chương II em thấy công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại CIRI vẫn còn những tồn tại tuy là không lớn nhưng nó cũng ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Để công ty hoạt động theo đúng nghĩa những mục tiêu và phương hướng đề ra một cách có hiệu quả thì đòi hỏi công ty phải có những biện pháp thích hợp. Công ty cần thực hiện tốt các công việc sau:
Về việc mở L/C:
Như đã trình bày ở phần trên thì một lỗi nhỏ như viết sai, viết nhầm do lỗi chính tả cũng sẽ bị phạt 20 USD/lỗi. Bởi vậy, trong công tác mở L/C công ty cần phải có một người hiểu biết, thông thạo về việc mở L/C để tránh khỏi những lỗi không đáng có. Để cho cẩn thận và an toàn thì trước khi mở L/C công ty nên mở trước một L/C mẫu để Fax cho bên đối tác nước ngoài (người xuất khẩu) đối
hành mở L/C. Nếu nhà cung ứng cảm thấy chưa phù hợp thì cần báo ngay cho CIRI biết và cán bộ CIRI sẽ khắc phục những chỗ chưa phù hợp đó rồi mới mở L/C làm được như vậy công ty mới đỡ tốn kém về chi phí sửa đổi.
Trong quá trình mở L/C thì công ty cũng không nên mở sớm quá và cũng không nên mở muộn quá. Bởi vì, nếu mở sớm quá thì công ty sẽ bị đọng vốn còn nếu như mở muộn quá thì sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của bên đối tác từ đó ảnh hưởng đến quá trình nhập hàng của công ty. Tốt nhất công ty nên mở L/C vào thời điểm mà bên kia cùng lúc giao hàng. Có như vậy nó sẽ đảm bảo được quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
Đôi khi có những lúc bên đối tác nước ngoài lại yêu cầu công ty mở L/C tại ngân hàng mà công ty không có tài khoản. Khi này công ty cần phải có chính sách mềm dẻo để thương lượng với đối tác chuyển sang mở tại ngân hàng mà công ty có tài khoản. Còn nếu đối tác không chấp nhận thì công ty phải thoả thuận với ngân hàng đó để công ty có thể vay vốn của họ thông qua việc trình bày cho họ bản phương hướng kinh doanh và hứa sẽ trả cho họ số tiền và cả lãi vay đúng thời hạn.
Cần chủ động và linh hoạt trong vấn đề thuê phương tiện vận chuyển hàng nhập khẩu.
Đây có thể là điểm yếu chung cho tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam và CIRI nói riêng. Do các cán bộ nghiệp vụ chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa tinh thông các điều kiện thuê tàu nên công ty thường ký hợp đồng theo giá CIF tức trách nhiệm thuê phương tiện vận tải (cụ thể là thuê tàu biển) là do người bán đảm nhận. Mà chúng ta đã biết cơ cấu giá thành của hàng hoá nhập khẩu sẽ bằng: Giá gốc + Chi phí vận chuyển + Các chi phí khác (bảo hiểm, thuế...). Như vậy nếu giảm được chi phí vận chuyển thì sẽ giảm
theo từng điều kiện cụ thể của từng chuyến hàng như khối lượng, giá trị mua... mà công ty có sự lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng thích hợp.
Do vậy để khắc phục hạn chế này công ty nên có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải cho đội ngũ cán bộ chuyên trách công việc này của công ty thông qua các hình thức đào tạo nâng cao nghiệp vụ. Để có thể hoàn thành tốt trách nhiệm thuê phương tiện vận tải (nếu trong hợp đồng quy định) thì công ty cần phải chú ý nghiên cứu kỹ thị trường chuyên chở sao cho có được cước phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo cho hàng hoá chuyên chở. Việc này có thể thông qua người môi giới trong lĩnh vực chuyên chở bởi vì họ là người rất am hiểu và có kinh nghiệm ký kết hợp đồng chuyên chở vận chuyên một cách chặt chẽ, đảm bảo an toàn khi có khiếu nại xảy ra và hạn chế được rủi ro. Ngoài ra, công ty có thể uỷ thác việc thuê tàu cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nước như: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA)...
Trong hợp đồng thuê tàu biển công ty đặc biệt chú ý tới một số điều quan trọng trong hợp đồng thuê tàu như: Số lượng; Giá cước; Các cảng bốc dỡ; Ngày bốc dỡ; Thanh toán.
Ngoài việc nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê tàu biển thì công ty cần phải khai thác những mặt lợi của các phương tiện khác để nhằm tìm ra một phương tiện vận tải hữu hiệu nhất phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh nhất định. Ví dụ: Vận chuyển bằng đường hàng không là biện pháp vận chuyển đang mở rộng nhưng vẫn còn hạn chế vì đắt. Tuy nhiên không nên đánh giá nó chỉ vì điều đó vì những mặt lợi sau đây cho phép tiết kiệm một cách đáng kể:
- Chuyển hàng nhanh hơn.
Do vậy những mặt hàng nào của công ty cần phải nhận hàng nhanh hoặc có giá trị cao thì nên dùng phương tiện vận tải này.
Thủ tục hải quan:
Hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Điều này là do thủ tục hải quan còn nhiều bước, nhiều nấc trung gian và nếu có bất cứ sai phạm nào về hàng hoá, về giấy tờ thì phải trả giá bằng thời gian và tiền của.
Việc khai báo hải quan nhằm mục đích là để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hàng hoá xuất nhập khẩu và làm cơ sở tính thuế và miễn giảm thuế. Bởi vậy, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan bao gồm các nội dung: Tên hàng, phẩm chất số lượng, ký mã hiệu hoặc mã số, khối lượng, đơn giá,...và nộp các chứng từ khác có liên quan như vận đơn, hoá đơn thương mại, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê khai hàng hoá... Và bộ chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Khi xuất trình hàng hoá thì hàng hoá sẽ được đối chứng với chứng từ và bất cứ sự không ăn khớp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hoá và bộ chứng từ công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn như mất thời gian và chi phí để hoàn thành lại thủ tục hải quan. Do vậy để giảm bớt những rắc rối có thể xảy ra trong khâu này công ty cần lưu ý những điểm sau đây:
- Lập hồ sơ đúng với quy định hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết.
- Kê khai nội dung trên chứng từ phải đúng, cần tham khảo cách viết cho đúng tránh tính trạng kê khai nhầm dẫn đến không ăn khớp với các chứng từ
- Cần phải có người chuyên trách trong khâu tính thuế nếu không sẽ rất dẫn đến khai nhầm thuế làm mất thời gian tính lại. Và khi có thông báo nộp thuế thì phải chấp hành nghiêm chỉnh vì không nộp thuế đầy đủ thì các bước tiếp theo của quy trình nhận hàng sẽ không thực hiện được.
Nhận hàng:
Khi công ty nhận được thông báo hàng đến thì công ty cần phải sắp xếp các công việc chuẩn bị nhận hàng cho chính xác, đầy đủ và kịp thời như:
- Trong việc uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hoá thì công ty cần phải cung cấp cho cơ quan ga cảng những thông tin chính xác về chuyến hàng của công ty cụ thể như: Ngày đến, tên hàng, số lượng, tên con tàu... để tránh những nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra bởi vì trong một ngày thì có rất nhiều tàu cập cảng. Nếu không ghi chính xác tên, mã hiệu... của con tàu đó thì sẽ dẫn đến nhận lầm hàng. Ngoài ra trong một con tàu lại chở rất nhiều hàng hoá khác nhau. Bởi vậy mà cần phải thông tin đúng tên hàng, số lượng... của hàng hoá. - Cán bộ đi làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tránh mất thời gian, đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ giao hàng trong khi làm thủ tục thông quan cho hàng hoá.
- Khi nhận chứng từ của bên nước ngoài thì cần đối chiếu chứng từ mua hàng phải phù hợp với chứng từ mà hai bên đã nhận.
- Trong quá trình tiếp nhận hàng công ty phải thường xuyên giám sát hàng hoá về mặt chất lượng cũng như số lượng.
Tuy nhiên, trong công tác nhận hàng nhiều khi hàng về đến cảng nhưng công ty vẫn chưa có đủ bộ chứng từ đi nhận hàng vì bộ chứng từ do phía nước ngoài đến chậm hay do thiếu. Vì vậy công ty nên kết hợp với nhiều bộ phận khác để
dời cảng xếp hàng, thời gian vận chuyển, ngày hàng về đến cảng dỡ hàng thông qua thông báo gửi hàng của nhà xuất khẩu, thông báo ngày hàng nhập cảng. Giám sát việc làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toán, nhận hàng.
Để giám sát được các hoạt động này công ty cần phải lập bộ hồ sơ theo dõi hợp đồng và trên bộ hồ sơ theo dõi gồm các thông tin như tên nhà sản xuất, tên hàng, đơn giá, giá trị, số lượng, ngày xếp hàng.
Bộ hồ sơ theo dõi gồm có 4 cột: Cột 1 là liệt kê tất cả các chứng từ có liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng. Cột 2 là để theo dõi những chứng từ nào đã có và những chứng từ nào chưa có. Nếu có thì đánh dấu (*), không có thì không đánh dấu. Cột 3 là để xem mức độ quan trọng của chứng từ. Nó cho biết những việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau và cột thứ 4 dùng để ghi chú ngày nhận chứng từ và có những sửa đổi chứng từ hay không.
Thông qua hồ sơ theo dõi hợp đồng này các nhân viên chuyên trách luôn biết hoạt động giám sát nào cần làm trước, hoạt động nào cần làm sau thông qua mức độ quan trọng của từng chứng từ. Bộ phận giám sát nhập khẩu phải cố gắng giữ liên lạc thường xuyên với các bộ phận khác của công ty để đảm bảo mọi thông tin chính xác đến từng bộ phận, cùng nhau giải quyết những bất trắc có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đường biển). Vì vậy, nó đã rút ngắn các công việc mà công ty cần phải làm ở phạm vi ngoài lãnh thổ như thuê tàu, mua bảo hiểm. Điều này cũng có nghĩa là công ty khó khăn trong việc theo dõi quan sát được các công việc như việc như việc chuẩn bị hàng hoá, việc thuê tàu xếp hàng lên tàu, cũng như hàng hoá trên đường vận chuyển.
đó, ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng.
Như vậy, giám sát hợp đồng là để đảm bảo thực hiện hợp đồng một cách trôi chảy và đúng tiến độ, nâng cao hiệu quả của những hợp đồng đã thực hiện. Kiểm tra hàng hoá:
Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng. Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Mục đích của quá trình kiểm tra hàng hoá nhập khẩu là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua và là cơ sở khiếu nại. Nội dung cần kiểm tra là:
- Kiểm tra về số lượng: Số lượng hàng thiếu, số lượng hàng đổ vỡ và nguyên nhân.
- Kiểm tra về chất lượng.
- Kiểm tra về chủng loại, kích thước, màu sắc, nhãn hiệu, quy cách. - Kiểm tra sự suy giảm về chất lượng, mức độ suy giảm, nguyên nhân. Khi nhận hàng hoá nếu có sai sót về số lượng và chất lượng thì cần mời đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải, đại diện của người bán kịp thời làm thủ tục khiếu nại.
Công ty CIRI đã tuân thủ nghiêm chỉnh quy định đó của nhà nước và đôi lúc phát hiện có những sai sót về mặt số lượng tức bên bán giao không đúng hợp đồng cụ thể là giao hàng thiếu so với quy định do một lý do nào đó. Vậy để tránh tình trạng này công ty cần thoả thuận với bên bán và yêu cầu bên bán giám định hàng hoá cả về số lượng và chất lượng trước khi giao hàng đảm bảo giao hàng đủ số lượng và đúng chất lượng. Và khi nhận được bản Fax giám định hàng hoá là
giao hàng. Làm được như vậy công ty mới đảm bảo có được đúng số lượng trong chỉ một lần giao hàng.
Còn về mặt chất lượng thì chưa có lỗi gì xảy ra cho công ty. Nhưng không phải vì thế mà không quan tâm đến việc này. Đối với điều kiện chất lượng thì công ty cần nêu rõ cụ thể rõ ràng. Để tiện cho việc kiểm nghiệm và xác định trách nhiệm khi quy định điều kiện chất lượng cần đòi hỏi rõ ràng, cụ thể không nên sử dụng những từ ngữ mơ hồ như “ước khoảng”, “trên dưới”... đối với mặt hàng bộ linh kiện xe máy của công ty, để tránh dẫn đến những tranh chấp do chất lượng hàng hoá giao thì khi hàng về đến cảng phải đưa về nhập kho ngay nếu có thể. Vì nếu chậm trễ trong việc tiếp nhận hàng hoá có thể làm phát sinh chi phí lưu kho bãi và gây tác động xấu cho chất lượng hàng hoá. Làm được như vậy thì quá trình thực hiện hợp đồng mới đảm bảo an toàn và không gây nên những sự hiểu lầm do sự khác biệt về ngôn ngữ cũng như khoảng cách gây ra.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Kinh doanh hàng hoá nhập khẩu là một hoạt động phức tạp và nó chứa đựng nhiều rủi ro bởi vì trong kinh doanh thương mại quốc tế giữa các nước với nhau thì luôn có sự khác nhau về ngôn ngữ, chính trị, luật pháp, tôn giáo, tập quán... dẫn đến có sự hiểu lầm về những thuật ngữ đã thống nhất trong hợp đồng. Điều này sẽ dẫn đến xảy ra các vụ tranh chấp. Tranh chấp là điều mà cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây tốn kém thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng tới mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Muốn kinh doanh nhập khẩu an toàn và tránh tranh chấp xảy ra thì trước khi ký kết hợp đồng hoặc soạn thảo hợp đồng công ty nên tham khảo ý kiến của công ty tư vấn luật và các công ty dịch thuật. Các công ty này sẽ chỉ ra những chỗ chưa được rõ ràng trong ngôn ngữ của hợp đồng và sửa lại theo đúng ý đồ của 2 bên làm hợp đồng mà vẫn đảm bảo
Nếu như tranh chấp vẫn xảy ra thì nguyên tắc mà thương lượng thành công khi giải quyết tranh chấp là: Hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi , kiên trì với mục tiêu trên phương châm: “Cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”. Có được như vậy đòi hỏi người tham gia thương lượng