: Sắp xếp tăng dần theo cột đang chọn; Tớnh tổng đơn giản.
2. Tỡm và thay thế văn bản
Bước 1: Chọn vựng văn bản muốn tỡm kiếm; khởi động tớnh năng tỡm kiếm văn bản;
Bước 2: Thiết lập thụng tin về cụm từ cần tỡm và cụm từ sẽ thay thế ở thẻ
Replace của hộp thoại:
- Gừ cụm từ cần tỡm kiếm vào mục Find what: - Gừ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with:
Bước 3: Nhấn nỳt Find next để tỡm đến vị trớ văn bản chứa cụm từ cần tỡm. Khi tỡm thấy, cú thể bấm nỳt Replace để thay thế cụm từ tỡm được bởi cụm từ đó chỉ định ở mục Replace with: hoặc nhấn nỳt Replace All, Word sẽ tự động thay thế toàn bộ cỏc cụm từ sẽ tỡm được như chỉ định.
II. TẠO TIấU ĐỀ ĐẦU TRANG, Đ ÁNH S Ố TRANG 1. Tạo tiờu đề đầu trang
Cỏch xõy dựng tiờu đề đầu và tiờu đề cuối:
Mở mục chọn View | Header and Footer, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiờu đề đầu (Header):
Thanh cụng cụ Header and Footer cũng xuất hiện:
Cú thể soạn thảo tiờu đề bằng cỏch gừ trực tiếp văn bản, rồi định dạng chỳng. Cũng cú thể chốn cỏc hỡnh ảnh, đồ họa, bảng biểu,.. lờn tiờu đề như là chốn lờn tài liệu. Ngoài ra, cũn cú thể chốn thờm cỏc thụng tin khỏc nữa từ thanh cụng cụ Header and Footer như sau:
: Nỳt này cho phộp chốn vào một số cỏc thụng tin tiờu đề của
57
tệp tài liệu như là: chốn tỏc giả, trang, ngày… : Chốn số thứ tự trang hiện tại;
: Chốn tổng số trang của tài liệu; : Chốn ngày hiện tại;
: Chốn giờ hiện tại; : Định dạng số trang;
: Chuyển đổi làm việc giữa Header và Footer; : Đúng thanh tiờu đề lại.
2. Chốn số trang
Ngoài việc chốn số trang tự động bởi tớnh năng Header and Footer, cú thể chốn số trang tự động lờn tiờu đề trang bằng cỏch:
Chọn Insert\Page numbers… Hộp thoại Page numbers xuất hiện:
- Mục Position – chọn vị trớ sẽ chốn số trang: Bottom of page chốn vào tiờu đề cuối; hoặc Top of page chốn vào tiờu đề đầu trang;
- Mục Aligment – dúng hàng cho số trang:
- Nếu chọn mục sẽ thực hiện đỏnh số trang đầu tiờn, trỏi lại trang đầu tiờn sẽ khụng được đỏnh số, chỉ đỏnh số từ trang thứ 2 trở đi;
- Mục Preview- để xem kết quả thiết lập trờn trang tài liệu; - Nhấn OK để hoàn tất cụng việc.
III. CHẩN DẤU NGẮT TRANG
Sau khi soạn thảo văn bản đụi khi việc ngắt trang chưa theo ý muốn của người soạn thảo.
Word tự động ngắt trang (Khỏ chuẩn xỏc).Trong trường hợp vẫn phải ngắt trang cứng bằng cỏch chốn dấu ngắt trang.
Để chốn dấu ngắt trang ta theo cỏc bước sau: - Đưa con trỏ về vị trớ cần ngắt trang
- chọn m ục Insert/ Break Chỳ ý:
• Dấu ngắt trang chỉ được hiển thị trong chế độ View --> Normal dưới dạng đường kẻ ngang gi ữa v ăn b ản c ú ch ỳ th ớch Page Break.
• Để xúa ng ắt trang ta thực hiện như sau:
- Đưa con trỏ chuột v ề lề trỏi ngắt trang cần xúa rụỡ chọn - Nhấn phớm Delete.
IV. QUẢN Lí TẬP TIN
Việc bảo vệ dữ liệu trờn Word được phõn thành cỏc mức độ. Mức độ cao nhất là bảo vệ khi mở tệp tài liệu, và mức độ thứ hai là bảo vệ sự thay đổi dữ liệu trờn tệp tài liệu. Sử dụng mức độ nào là do bạn quyết định, tuỳ thuộc vào mục đớch của bạn.
Nguyờn tắc bảo vệ cho mỗi mức là: gỏn một mật khẩu (Password). Khi đú, chỉ khi nào người dựng nhập đỳng mật khẩu đó gỏn mới cú thể làm được việc mà bạn đó bảo vệ.
Để đặt mật khẩu cho văn bản ta thực hiện:
Bước 1: Mở tài liệu cần bảo vệ trờn word;
Bước 2: Mở mục chọn: Tools | Options.., hộp thoại Options xuất hiện:
Lưu ý: Mật khẩu sẽ phải nhập lại hai lần giống hệt nhau, cú phõn biệt chữ hoa và chữ thường.
Khi mở một văn bản được đặt mật khẩu để mở, Word sẽ hỏi mật khẩu. Nếu quờn mật khẩu để mở sẽ khụng thể mở được tệp. Tương tự, nếu văn bản được đặt mật khẩu chống sửa đổi, khi mở phải nhập đỳng mật khẩu thỡ mới cú thể sửa đổi văn bản, ngược lại, văn bản ở trạng thỏi chỉ đọc (mọi thay đổi vẩn cho phộp nhưng khụng thể lưu vào tệp).
IV. THỰC HÀNH
Bài 1: Mở tệp văn bản mới soạn thảo và trỡnh bày bài thơ sau, thực hiện cỏc thao tỏc tỡm kiếm và thay thế theo yờu cầu:
Hỡnh 2.37. Nhập mật khẩu để mở và sửa tài liệu Nhập mật khẩu để mở
văn bản
Nhập mật khẩu để sửa văn bản
Yờu cầu:
• Tỡm kiếm cụm từ “hụm nay” thay thế bằng cụm từ “hụm nao”
• Trong bài cõu “Hạt gạo làng ta” được lặp lại nhiều lần, hóy thực hiện gừ tắt để rỳt ngắn thời gian soạn thảo.
Bài 2: Lưu bài thơ trong bài 1 với tờn Mat_khau và gỏn cả hai mật khẩu để mở và mật khẩu để sửa đổi cho văn bản. Mở văn bản và sửa đổi để kiểm hứng.