management)
-Quản trị thông tin dự án bao gồm: Lập kế hoach thông tin.
Phân phối thông tin.
Báo cáo tình hình hoạt động. Tổng kết hoạt động.
1. Lập kế hoạch thông tin:
-Đây là dự án xây dựng nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin liên quan đến công tác xây dựng như: mời thầu, đấu thầu, chọn nhà thầu, triển khai xây dựng, giám sát, nghiệm thu.
2. Phân phối thông tin:
Đầu vào:
-Cuối mỗi ngày đều phải có báo cáo công việc thực thi trong ngày.
-Mỗi ngày làm việc phải có biên bản để bàn giao cho ngày tiếp theo.
- Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kỳ và từng quản l
k ý bộ phận
-Công cụ và kỹ thuật:
Kịp thời điều chỉnh khi có những thông tin khác với dự kiến ban đầu.
Nhà thầu Ban quản trị Ban quản trị Chủ đầu tư Cơ quan chức năng Dự án khác Cơ quan chức năng Dự án khác Bộ phận khác Bộ phận khác THÔNG TIN VÀO Nhà thầu Chủ đầu tư
Ban quản trị THÔNG
Liên lạc giữa các bộ phận liên tục thông qua bộ đàm, điện thoại, trực tiếp, văn bản.
Đầu ra:
-Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin
3. Báo cáo tình hình hoạt động
-Báo cáo thường xuyên trong ngày với những sự cố phát sinh trong quá trình thi công.
-Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng.
-Báo cáo những công việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo.
-Dựa vào báo cáo kết quả công việc của các bộ phận khác nhằm đánh giá tính hiệu quả hoặc những thiếu sót...
-Dự báo dự án, tiên đoán trạng thái tương lai của dự án dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát triển cho tương lai.
-Tổ chức các buổi họp đánh giá hoặc đề xuất các phương án thay đổi (nếu cần).
4. Tổng kết hoạt động:
-Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí… Nếu hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc cao hơn, ví dụ : thông tin các công việc đầy đủ sẽ xác định được hết các rủi ro cần tránh, thông tin cập nhật về giá cả nguyên liệu, vật liệu, chính xác nhất sẽ xác định được tổng chi phí hợp lý, tiết kiệm nhất…
-Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của toàn dự án.Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất.
-Ngoài khuôn mẫu hệ thống thông tin sắp đặt sẵn, ban quản lý dự án cần có biện pháp xử lý đặc biệt riêng mỗi khi có sự cố thông tin đột xuất, khó kiểm soát để không ảnh hưởng đến sản phẩm của dự án.