/ Q: Không cho hiển thị thông tin trong quá trình sao ché p.
239. Nạp thêm hình ảnh riêng vào ClipArt
MS Word đã cho sẳn người dùng công cụ để chèn hình ảnh vào văn bản đó là ClipArt. Thế nhưng công việc của bạn lại yêu cầu chèn nhiều hình ngoài ClipArt. Như vậy mỗi lần chèn hình, bạn phải gọi lệnh Insert - Picture - From File, rồi sau đó chỉ đường dẫn đế tập tin hình ảnh cần
chèn. Công việc này tốn rất thời gian nếu bạn không nhớ đường dẫn hoặc tên tập.
Cách tốt nhất là nên đưa tất cả tập tin hình ảnh bạn hay dùng vào luôn trong ClipArt và phân loại theo nhóm để dễ dàng sử dụng. Như vậy khi cần chèn, ta chỉ thực hiện lệnh Insert -> Picture -> ClipArt sau đó chọn nhóm có chứa hình và chọn hình ảnh cần chèn hết sức nhanh chóng, bỏ qua giai đoạn chỉ đường dẫn và chọn tập tin.
Những hình ảnh của bạn có thể được tạo ra từ những phần mềm khác nhau, nếu như dùng CorelDraw hay AutoCAD thì tốt nhất nên cho xuất ra dạng .wmf bởi vì đây là định dạng chuẩn dùng trong ClipArt ; sau này , bạn có thể sửa chữa hình ảnh bằng lệnh Draw - Ungroup. Còn đối với Photoshop thì xuất ra dạng .jpg.
Bạn có thể lưu tất cả những hình ảnh đó vào chung một thư mục hay phân loại ra thành nhiều thư mục.
Tạo một tập hình ảnh mới của bạn: Để tạo một tập hình ảnh mới , trước tiên hãy khởi động Word, gọi menu lệnh Insert - Picture - ClipArt.
Trong cửa sổ ClipArt, bạn bấm vào mục New Category, đặt tên cho tập hình mới của bạn trong hộp New Category, bấm OK.
Đưa hình ảnh của bạn vào tập hình : Kích chuột vào tên tập hình bạn vừa tạo ra, lúc này tập hình của bạn chưa có gì cả , tiếp tục kích chuột vào nút Import Clips. Cửa sổ Add Clip to Clip Gallery, bạn chỉ đường dẩn đến thư mục có chứa hình cần đưa vào ClipArt, chọn những hình cần thiết, sau đó bấm Import.
Trong cửa sổ Clip Properties, bạn đánh dấu chọn vào mục Mark all clips the same properties, cuối cùng bấm OK và ngồi chờ trong giây lát . Thế là bạn đã có một tập hình mới trong ClipArt, sau này mỗi khi cần chèn hình, bạn khỏi cần chĩ đường dẩn và chọn lung tung nữa .
240. Chuyển nhanh nội dung văn bản Word sang PowerPoint
Bạn dùng tính năng này vì việc soạn nội dung văn bản trong PowerPoint không tiện bằng soạn trong Word và nhất là khi bạn đã có văn bản được soạn trong Word nay muốn trình diễn bằng Power Point.
Trước tiên, bạn mở văn bản trong trong Word, vào menu File - Send to - Microsoft Power Point - PowerPoint sẽ chạy và cho ra các slide chứa nội dung văn bản đó . Nhưng ... không phải lúc nào cũng đơn giản như vậy, đôi khi bạn sẽ thấy nội dung các slide rất lộn xộn vì PowerPoint nhận lấy toàn bộ nội dung theo định dạng thô (Outline) của văn bản.
Muốn có định dạng đề mục, trong Word phải áp dụng các Style Heading. Cụ thể là Slide 1 của PowerPoint sẽ là vùng nhập liệu (text box) đầu tiên chứa đoạn văn bản (paragraph) nhưng trong Word lại là Heading 1, vùng nhập liệu dưới chứa đoạn có Heading 2, qua Slide 2 tiếp tục như thế...
Ví dụ trên có từ “(tiếp theo)” ta vẫn cho là Heading 1 vì muốn phần “Kế hoạch thi hành” qua một slide mới do phần Chiến lược cụ thể dài , chiếm hết Slide 2. Làm như vậy khi qua PowerPoint khỏi phải sửa nữa.
Trong Word, muốn áp dụng style Heading 1 cho một đoạn thì bạn để con trỏ văn bản ở đọan đó bấm vào nút Style và chọn Heading 1, hoặc chỉ cần gõ Ctrl+Alt+1.
Với style Heading 2 cũng vậy, phím tắt là Ctrl+Alt+2. Trường hợp bạn thấy chữ tiếng Việt (do style Heading 1 và 2 có phông chuẩn của Windows, nếu bạn dùng Unicode thì không phải gặp rắc rối) bạn phải vào menu Format - Style hay menu Format - Style and Formatting - chọn hai Style này và Modify - Format để lựa đúng phông tiếng Việt mà bạn dùng.
Để ý rằng mọi đoạn khác không có style Heading 1 hay Heading 2 đều không được gởi qua PowerPoint.