2.4.1. Giới thiệu chung
Dịch vụ thưđiện tử là một dịch vụđang được sử dụng rất rộng rãi trên thế giới, do tính hiệu quả, thực tế và dễ dàng cho người sử dụng. Người sử dụng đăng ký hộp thư trực tiếp trên Website, tất cả các tác vụ liên quan đến thư nhưđọc, soạn thảo và gửi đều được thực hiện trên trình duyệt Web. Thưđược lưu và quản lý trên máy chủ (Server) của nhà cung cấp dịch vụ Webmail.
Dùng Webmail có nhiều ưu điểm, đó là:
Miễn phí: Gần như tất cả các dịch vụ Webmail đều miễn phí.
Có khả năng truy cập ở bất cứ nơi nào: Khi người sử dụng có thể truy nhập Internet và có trình duyệt Web là có khả năng sử dụng hộp thư Webmail.
Sử dụng đơn giản: Không cần phải cài đặt các thông số khi sử dụng. Chương trình email được trình bày sẵn do nhà cung cấp Webmail thiết kế, thống nhất trên mọi máy tính và mọi hệ điều hành.
Tuy nhiên, cũng nên biết những nhược điểm của Webmail:
Không có hỗ trợ từ nhà cung cấp. Nếu hộp thư gặp trục trặc như không truy cập được, không gửi thưđược,.. Ngược lại, nếu đăng ký một địa chỉ Email với một nhà cung cấp và trả một chi phí nhất định hàng tháng, người sử dụng sẽđược hỗ trợ những vướng mắc này.
Kích thước hộp thư bị hạn chế. Kích thước hộp thư thông thường chỉ là vài MB tới vài chục MB và tổng dung lượng file đính kèm theo thư mỗi lần gửi thường là nhỏ (<5MB).
Tính riêng tư và bảo mật. Vì thư được lưu trên máy chủ của nhà cung cấp nên vấn đề bảo mật hoàn toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp. Ngoài ra, khi truy cập thư từ các điểm Internet công cộng, có thể thư sẽ lưu trong cache máy tính, vì thế trong trường hợp này tốt nhất nên lưu ý xóa cache trước khi rời khỏi máy.
Tốc độ nhận và gửi thư: Vì Webmail thực hiện trên trình duyệt Web nên tốc độ sẽ chậm vì có thể phải tải xuống cả những đoạn quảng cáo. Hoặc khi truy nhập vào Website, người sử dụng sẽ bị hiện tượng nghẽn mạng do có quá nhiều người truy cập vào Website cùng một lúc.
Sau đây, chúng ta sẽ thực hành việc tạo và sử dụng các chương trình thưđiện tử thông dụng.
2.4.2. Sử dụng chương trình thưđiện tử tại địa chỉ Vol.vnn.vn
2.4.2.1. Cách đăng ký một người dùng mới
- Bước 1: mở trình duyệt Internet Explorer và gõ vào dòng địa chỉ sau: http://vol.vnn.vn - Bước 2: làm như chỉ dẫn dành cho người chưa đăng ký sử dụng
- Bước 3 : sau khi chọn mục “Đăng ký”, màn hình mới xuất hiện cho phép đăng ký sử dụng. Người sử dụng cần điền đầy đủ các thông tin vào các dòng như trong cửa sổ hướng dẫn.
Chú ý: (1) Nên tắt chếđộ gõ Tiếng Việt trong khi gõ tên truy nhập và mật khẩu (2) Cần điền đầy đủ những thông tin cần thiết vào những ô có dấu (*).
- Bước 4: sau khi đã hoàn thành việc điền các thông tin vào các ô trống, nhấn nút “Tiếp tục” ở cuối màn hình.
- Bước 5: để hoàn tất việc đăng ký, hãy kích chuột vào nút “Tiếp tục” ở cuối màn hình. Người sử dụng sẽ nhận được thông báo về việc sử dụng hộp thư đã đăng ký.
2.4.2.2. Cách mở hộp thư
- Bước 1: Sau 24 giờ, kể từ khi đã đăng ký thành công một người sử dụng, ta có thể sử dụng mở hộp thưđã đăng ký này. Có hai cách mở cửa sổ chương trình nhận thư và gửi thư như sau:
+ Cách 1: dùng địa chỉ http:// www.vnn.vn mở trang chủ, sau đó nhập tên đăng ký và mật khẩu vào phần CHECK MAIL như hình dưới đây. Nhấn nút Xem thưđể tiếp tục.
+ Cách 2: sử dụng địa chỉ http://vol.vnn.vn để vào cửa sổ nhận và gửi thư.
Kích chuột vào tiêu đề thưđể mở thư
2.4.2.4. Soạn thư và chọn tệp gắn kèm
- Bước 1: Nhấn chuột vào nút Soạn thư phía bên trái màn hình.
- Bước 2: Một cửa sổ sẽ hiện ra cho phép người dùng nhập các thông tin vềđịa chỉ của người nhận, chủ đề của bức thư, những người được gửi kèm và phần màn hình trắng rộng phía dưới dùng cho việc soạn thư.
Người được đồng gửi bí mât: Khi gõ địa chỉ của một người đồng nhận vào dòng đồng nhận *, địa chỉ của người nhận này không xuất hiện trong bức thư khi nhận được. Những người nhận khác sẽ không thấy được người được đồng gửi theo kiểu này.
- Bước 3: Sau khi đã soạn xong nội dung bức thư, nếu muốn gắn kèm tệp vào bức thư để gửi đi thì làm như sau:
Phần cuối của trang có một phần cho phép chọn các tệp gửi kèm như hình dưới:
Màn hình cho phép chọn tệp gắn kèm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chọn tệp gắn kèm từ trong ổđĩa trên máy bằng cách kích chọn nút Browse... và lựa chọn tệp gắn kèm kèm từ danh sách các tệp được mở.
- Sau khi soạn xong nội dung bức thư, kích vào nút Gửi thư phía trên, hoặc phía dưới màn hình để gửi bức thư.
- Bước 4: Một màn hình thông báo việc gửi bức thưđã thành công
Nếu muốn tiếp tục, nhấn nút “trở lại hộp thư”
2.4.2.5. Cách lưu một thư đang soạn
Khi đã soạn một thư nhưng chưa muốn gửi đi, có thể lưu thư lại để lần sau soạn tiếp và gửi. - Nhấn chuột vào nút Lưu thưđang soạn, thư sẽđược ghi lại.
ưu thưđang soạn l
út N
2.4.2.6. Lưu địa chỉ vào sổ địa chỉ
Khi có nhiều địa chỉ thư của nhiều người gửi tới, việc nhớ chúng sẽ gặp khó khăn. Có thể dùng sổđịa chỉđể lưu lại. Các thao tác như sau:
Kích chọn vào dòng địa chỉ ở phía trái màn hình. Một cửa sổ sẽ mở ra như hình dưới đây để có thể nhập địa chỉ bằng tay.
Bấm vào đây để thêm địa chỉ vào sổ địa chỉ
Cách khác để nhập địa chỉ tựđộng từ các thư gửi đến như sau: - Bước 1: Mở bức thư gửi đến. Chọn mục Thêm vào sổđịa chỉ
Bấm vào đây để thêm địa chỉ
- Bước 1: Kích vào nút Soạn thư.
- Bước 2: Kích chuột vào mục “chèn địa chỉ từ Sổđịa chỉ”.
Một cửa sổ mới hiển thị cho phép kích chọn vào tên người cần gửi thư. Tên này tự động chèn vào dòng Gửi tới trên bức thư. Chọn vào mục To hay Cc (hay Bcc), sau đó bấm phím chấp nhận Bấm chọn mục chèn địa chỉ từ sổđịa chỉ 2.4.3. Sử dụng chương trình thưđiện tử tại địa chỉ MAIL.YAHOO.COM
Nhập địa chỉ HTTP://MAIL.YAHOO.COM để mở trang WEB có dịch vụ thư điện tử miễn phí.
Nếu đã có tài khoản sử dụng, hãy nhập tên và mật khẩu vào các hộp để chuyển tới giao diện gửi và nhận thư.
Nếu bạn là người lần đầu tiên sử dụng dịch vụ này hoặc muốn tạo cho mình một địa chỉ thư mới, hãy thực hiện theo phần đăng ký tên sử dụng dưới đây.
2.4.2.8. Đăng ký tên sử dụng dịch vụ Email miễn phí trên trang YAHOO.COM
Nhập tên đã đăng ký vào đây Nhập mật khẩu vào đây Kích chọn vào đây để đăng ký tên sử dụng
Chọn mục này để đăng ký sử dụng dịch vụ thư miễn phí.
Trên màn hình sẽ xuất hiện trang khai báo
Hướng dẫn điền thông tin vào hộp thoại:
- Tại hộp Yahoo! ID: điền tên đăng ký (ví dụ: tran_thanh_hieu, sau này sẽ có địa chỉ thư như sau: tran_thanh_hieu@yahoo.com)
- Hộp PASSWORD và RE-TYPE PASSWORD: yêu cầu nhập mật khẩu. Đểđảm bảo bí mật nên gõ ít nhất là 8 kí tự gồm số hoặc chữ cái.
- Chọn một câu hỏi cho hộp SECURITY QUESTION bằng cách nhấn vào nút mũi tên bên phải của hộp (ví dụ, chọn câu đơn giản như What was the name of your first school?).
- Trong phần YOUR ANSWER có thể gõ : HANOI
- Chọn ngày sinh cho hộp BIRTHDAY (ví dụ chọn July) sau đó gõ vào tháng và năm - Có thể bỏ qua phần hỏi CURRENT EMAIL (vì có thông báo tuỳ chọn (Optional)). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tại hộp FIRST NAME ghi rõ Họ và tên (ví dụ Tran) và LAST NAME (ví dụ Thanh Hieu)
- Tại hộp LANGUAGE&CONTENT giữ nguyên mục đã có là English - United States. - Tại hộp ZIP/POSTAL CODE (mã số bưu điện) hãy gõ vào số 84093 - một mã số bưu điện của Mỹ.
- Tại hộp GENDER (giới tính): chọn Male (nam) hay Female (nữ).
- Tại hộp OCCUPATION và INDUSTRY: chọn nghề nghiệp và lĩnh vực công tác. Nếu bỏ qua mục này sẽ gặp trang thông báo lỗi tiếp theo
Gõ chữ xuất hiện tại vị trí này vào hộp (nội dung của chữ thay đổi ngẫu nhiên)
Bấm chọn nút CONTINUE TO YAHOO! MAIL để hoàn tất việc đăng ký. Sau đó, giao diện chương trình gửi và nhận thư xuất hiện.
Chú ý :
(1) Không phải khi nào cũng có ngay khai báo đúng nên phải tập làm quen với việc sửa lỗi với các thông báo bằng tiếng Anh.
(2) Hãy làm quen với dòng thông báo khi tên đăng ký không hợp lệ (do đã trùng với một tên đã có) như ở hình dưới đây:
- Khi đó, cần chọn một tên trong danh sách đã nêu (ví dụ chọn myemailvn2002) hoặc gõ mới một tên khác trong phần Creat My Own, sau đó tiếp tục bấm nút SUBMIT THIS FORM.
2.4.2.9. Sử dụng các chức năng cơ bản
Các mục xuất hiện trên màn hình cần quan tâm gồm: - Check mail : kiểm tra và hiển thị hộp thư - Compose : soạn thưđể gửi
- Folders : chứa một số thư mục như Inbox, Draft, Sent, Trash,... - Addresses : tiện ích cho phép tổ chức lưu giữđịa chỉ theo sổ
- Mail Options : chứa nhiều tiện ích trong đó có chức năng cho phép thay đổi mật khẩu
Mail Options có chứa mục thay đổi mật khẩu
Ví dụ: Inbox (2) nghĩa là đang có 02 thư chưa đọc
Nhấn chọn mục Check mail hay mục Inbox để mở hộp thư
Trong cửa sổ hiện nội dung bức thư, có thể sử dụng các chức năng Reply hoặc Reply All hoặc Forward. Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng ngăn chặn các thư không mời mà đến, chức năng ghi địa chỉ người gửi vào sổđịa chỉ.
Chọn mục này để ghi địa chỉ vào sổđịa chỉ ấn nút này để trả lời thư cho người gửi ấn nút này để trả lời thư cho tất cả địa chỉ liên quan với thưđến Ấn nút này để sử dụng chức năng chuyển tiếp thư
2.4.2.11. Xoá bớt thư
Bấm chọn một hoặc nhiều thư muốn xoá, sau đó nhấn nút DELETE.
Chú ý: có thể chọn nhiều thưđể xoá cùng một lần. Có mục Check All giúp chọn tất cả các thư một cách nhanh nhất và sau đó chỉ cần chọn nút Delete.
2.4.2.12. Soạn thư
Nhấn vào nút COMPOSE để mở cửa sổ soạn thư như sau :
Chức năng đính kèm tệp
Bấm chọn hộp này, sau đó nhấn nút Delete để xóa thư
Chương trình thư của Yahoo có cách ghi nhận các địa chỉ thư rất tiện dụng cho người sử dụng. Chúng ta làm quen với các khái niệm sau:
- Contact Address: địa chỉ người gửi được ghi nhận vào sổ.
- Category Name: tên danh mục phân loại. Nếu chúng ta không phân loại địa chỉ người gửi thưđến theo danh mục thì danh sách địa chỉ lên đến hàng trăm sẽ gây cho việc chọn địa chỉ gửi đi khó khăn. Người sử dụng có khả năng tạo những tên danh mục mới theo ý mình.
- Address List: các địa chỉ người gửi được ghi nhận theo nhóm và tên. Nhóm sẽ đại diện cho tất cả các địa chỉ trong nhóm khi chúng ta chọn địa chỉ gửi thư. Tiện ích này giúp cho người gửi xác định địa chỉ gửi thư nhanh chóng, chính xác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Addresses Options: chọn mục này để tạo thêm danh mục (Category) mới.
Chọn chức năng Addresses Options
để tạo thêm mục mới
Tiếp tục chọn mục này để tạo tthực hiện các chức năng với danh mục (Category) Tiếp tục chọn mục này để tạo thêm Category mới Điền tên Category mới và chọn mục Add Category
Người sử dụng có thể ghi địa chỉ người gửi vào sổ ngay sau khi đọc thư.
Insert Addresses: chèn địa chỉ- khi soạn thư chúng ta có thể chọn lựa địa chỉđã ghi trong sổ, đây là tiện ích thuận lợi cho người dùng.
Ấn nút này sau khi ghi đầy đủ thông tin liên quan
Chọn mục này để ghi địa chỉ người gửi vào sổ sau khi đọc thư. Khi soạn thư hãy nhấn mục này để lấy địa chỉđã có trong sổ.
Sau đó sẽ thấy cửa sổ dưới đây hiển thị cho phép chọn lựa các địa chỉ chèn vào mục TO, CC, BCC:
Move to Category: Di chuyển danh mục- có thể tách các địa chỉ đang có theo từng danh mục phân loại để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Bước 1: chọn vào ô bên trái Bước 2: chọn Category Bước 3: cuối cùng chọn nút OK
Hiển thị theo Category: chúng ta có thể hiển thị theo Category, như thế trên màn hình số địa chỉ sẽ không quá nhiều nên dễ dàng lựa chọn.
Chỉ cần chọn Category trong chức năng VIEW được thể hiện trong hình trên.
Tạo danh sách địa chỉ (LIST):
Bấm chọn nút Add
õ tên cho LIST
Chọn địa chỉ đưa vào LIST, sau đó bấm chọn nút Add G
Sau khi đã tạo LIST, người gửi thư chỉ cần chọn tên LIST thì tất cả địa chỉ trong LIST sẽ được xuất hiện trên hộp địa chỉ người nhận.
2.4.2.14. Sử dụng chức năng đính kèm tệp
Đính kèm tệp là một chức năng quan trọng trong việc gửi thư điện tử. Có thể gửi tối đa 03 thư và kích thước tổng cộng không quá 1.5MB (thời điểm năm 2004) khi dùng chức năng miễn phí này của MAIL.YAHOO.COM.
Thực hiện đúng ba bước để xác định các tệp đính kèm như hình dưới
Sau khi thực hiện thành công ba bước trên, cửa sổ soạn thư xuất hiện cùng với danh sách các tệp đính kèm. Việc cuối cùng là nhấn chọn nút gửi thư.
2.5. DỊCH VỤ TẢI TỆP TIN
Một số trang WEB có những thông tin miễn phí cho phép sao chép tệp tin lên máy để dùng. Để dễ minh hoạ, có thể mô phỏng việc sử dụng chức năng này bằng việc sao chép tập tin kiểm tra VIRUS được cung cấp miễn phí tại địa chỉ: http://www.symantec.com. Đây là địa chỉ Website của Symatec, hãng chuyên cung cấp các bản cập nhật diệt Virus của phần mềm Norton Antivirus thường dùng cho các hệ thống máy tính cá nhân.
Danh sách liệt kê các loại công cụ diệt Virus.
Tại đây, chọn một liên kết trong phần Download để lựa chọn loại tệp tin mà người sử dụng cần. Ví dụ, lựa chọn Download Virus Removal Tool để mở danh sách các công cụ tìm kiếm và loại bỏ Virus Sasser đã lây nhiễm vào các tệp tin trên máy tính.
Tiếp theo, khi đã tìm được tên của loại virus đó trong danh sách ở trên, nhấp chuột vào liên kết tương ứng để mở phần nội dung có liên quan.
Kích vào đây để tải tệp tin cần thiết
Sau đó, tìm phần nội dung hướng dẫn cách loại bỏ virus ra khỏi máy tính có nội dung như hình trên và nhấp chuột vào liên kết để tải tệp tin cần thiết.
Cửa sổ hiện thông báo yêu cầu lựa chọn thao tác tiếp theo. Chọn Open nếu muốn trình duyệt tựđộng tải tệp tin và thực hiện chạy tệp tin ngay khi tải về thành công. Nếu chọn Save thì trình duyệt sẽ tải tệp tin xuống một vị trí được chọn trên ổ đĩa cứng. Chọn Cancel nếu không muốn thực hiện việc tải tệp tin xuống nữa.
Các thao tác tải tệp tin trên Internet từ các địa chỉ khác cũng thực hiện tương tự như các bước hướng dẫn trên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.6. DỊCH VỤ CHAT
Hiện nay trên Internet có rất hai hình thức Chat phổ biến là: Web Chat và Instant Message (IM). Web Chat là dịch vụ thường được cung cấp trên các trang Web dạng diễn đàn, được dùng để cung cấp cho các thành viên thông tin cần thảo luận trực tuyến với nhau khi cùng đang có mặt trong diễn đàn. IM sử dụng khá phổ biến, được các nhà cung cấp lớn như Yahoo, MSN, AOL,