- +Nhập số hàng cần chia ở mục Number of Rows
Công thức trong Excel
-Là phép toán dựa trên các dữ liệu trong bảng tính, và trả về kết quả là kiểu số hoặc kiểu ngày tháng hay kiểu chữ.
-Các phép tính trong công thức gồm(toán tử) + (cộng) ; -(trừ); *(nhân) ; / (chia) ...^;% -Dữ liệu tính toán (toán hạng) có thể là trực trị , địa chỉ của ô hoặc tên của một hàm. -Công thức thường được bắt đầu bởi dấu bằng (=) và cho ra kết quả ngay tại ô chứa công thức sau khi nhấn Enter.
-VD: =(A1+6*A2-SUM(A4;A5))/9
Trong đó các toán hạng: A1; A2; A4;A5 là địa chỉ ; 6; 9 là trực trị , SUM là tên hàm tổng của A4 và A5 tham gia vào công thức.
Kết quả trả về có thể bị những lỗi sau :
-###### :Kết quả kiểu số dài quá hãy mở rộng thêm cột chứa kết quả
-#VALUE! : Có thể nhập công thức bị sai hoặc kiểu dữ liệu không phù hợp.
-#NAME! Thực hiện phép tính với một biến không xác định (ô không tồn tại)
Copy công thức
Khi tính toán theo cột hay hàng, người ta thường nhập công thức tính cho ô đầu tiên sau đó copy công thức này đến các ô còn lại của cột hoặc hàng.
-Copy liên tục :
B1: Nhập công thức cho ô đầu tiên và nhấn Enter cho ra kết quả B2: đưa con trỏ đến nút vuông đen phía dưới bên phải của ô
trỏ chuột biến thành dấu cộng (+) mầu đen
bấm trái chuột và kéo thả đến các ô còn lai. -Copy không liên tục :
B1:Bấm chuột vào ô chứa công thức
B2: ra lệnh copy (bấm nút copy trên thanh công cụ) B3: bấm vào ô cần dán công thức
B4: Ra lệnh dán ( bấm nút dán trên thanh công thức)
Hàm trong excel
A-Khái niệm: Hàm là một công thức được tạo sẵn trong excel, hàm được dùng đại diện qua tên ham , hàm thường có danh sách tham sô và thường trả về kết quả là một giá trị thông qua việc tính toán các tham số .
Hàm có thể tham gia vào công thức khác hoặc làm tham số trong một hàm khác.
Ví dụ : =SUM(3;5;A4;B5) trong đó : SUM là tên hàm , (3;5;A4;B5) là danh sách tham số.( hàm này cho ra kết quả là tổng các tham số).
định dạng dữ liệu bảng tính
Định dạng chữ
B1: Bôi đen khối ô cần định dạng chữ B2:Format/Cells.. hiện hộp hội thoai B3:Chọn tem Font và chọn các thông số.
Trong đó:
-Font: chọn kiểu font chữ -Font style: giáng chữ -Size: kích thước chữ -Under line: gạch chân -Color:mầu chữ
-Effect: hiệu ứng chữ -PreView : xem trước
định dạng dữ liệu bảng tính
Định dạng số và ngày tháng
-Định dạng số:
B1:Chọn khối ô cần định dạng số B2:Format/Cells.. hiện hộp hội thoai
B3:Chọn tem Number và chọn các thông số cần thiết.
+ở mục Category chọn Numbers +Decimal Places : chọn số chữ số sẽ hiển thị ở phần thập phân.
+Sample: xem ví dụ
+Use 1000 Separater: sử dụng dấu phân cách hàng nghìn
B4: Nhấn OK để chấp nhận những định dạng vừa chọn
Chú ý: Máy có thể sử dụng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn và dấu chấm làm dấu phân cách giữa phần nguyên và phần phân, cách này ngược với Việt nam, bạn có thể đổi lại cho phù hợp.
-Định dạng ngày tháng:
Định dạng ngày tháng của Anh, Mỹ thường không phù hợp với văn bản Việt Nam
Định dạng kiểu ngày tháng của việt nam thường có dạng như sau: dd/mm/yyyy hoặc dd/mm/yy trong đó dd là ngày; mm là tháng , yyyy là năm
Chúng ta có thể tiến hành các bước sau để cài đặt kiểu ngày tháng chuẩn Việt Nam cho một máy tính.
B1: Start/Settings/Control Panel
B2:Chọn biểu tượng Regional and language Options, hiện hộp hội thoại
B3:Chọn tem Regional Options và bấm nút Customize hiện hộp hội thoại Customize Regional Options. sau đó chọn tem Date và nhập vào như hình H1
B4: nhấn Apply để chấp nhận
định dạng dữ liệu bảng tính
Định dạng khung viền bảng tính
B1:Bôi đen những ô cần tạo khung viền B2:Format/Cells.. hiện hộp hội thoai
B3:Chọn tem Border và chọn các thông số cần thiết.
+Presets:
None: huỷ tạo khung viền
Outline: Tạo khung viền bao quanh khối ô Inside: Tạo đường nét bên trong khối ô +Border: đặt cụ thể :
Bấm vào các nút để tạo hoặc huỷ tạo các đường kẻ tương ứng
+Line: đường nét
Style: chọn kiểu đường nét Color: Mầu của đường nét
B4: Nhấn OK để chấp nhận những lựa chọn
định dạng dữ liệu bảng tính
Canh chỉnh dữ liệu trong ô
B1:Chọn khối ô cần canh chỉnh dữ liệu B2:Format/Cells.. hiện hộp hội thoai
B3:Chọn tem Alignment và chọn các thông số cần thiết.
+Text alignment
Horizontal : chọn Center căn giữa theo chiều ngang của ô
Vertical: chọn Center căn giữa theo chiều đứng của ô
+Text control : chọn Wrap text nếu muốn chữ xuống dòng trong ô +Có thể xoay chữ với góc độ khác nhau ở mục Orientation
B4: Nhấn OK để chấp nhận những lựa chọn Chú ý : có thể căn chỉnh nhanh bằng
các nút thanh công cụ nhưng chỉ căn chỉnh được theo chiều ngang của ô
Truy lọc dữ liệu
Khái niệm : Là phương pháp trích lọc dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu gốc theo một nguyên tắc hay một điều kiện nhất định nào đó .
Các bước tiến hành như sau : B1: Mở bảng dữ liệu gốc B2: Bôi đen toàn bộ khối dữ liệu gốc
B3: Data/Filter/Auto filter Trên tiêu đề của các cột sẽ xuất hiện các nút mũi tên B4:Bấm vào mũi tên của
cột điều kiện truy lọc chọn mục Custom...
Bấm vào mũi tên thứ nhất để lựa chọn mệnh đề , nhập giá trị ở ô bên cạnh Bấm chọn điều kiện kết hợp And : và ; Or : hoặc Bấm chọn mệnh đề kết hợp ở ô thứ 2 và giá trị ở ô bên cạnh. Chọn OK Chú ý có những mệnh đề sau:
-Equals: mệnh đề bằng -Does not Equals : không bằng
-Is greater than : lớn hơn -Is greater than or equals to: lớn hơn hoặc bằng -is less than: bé hơn -is less than or equals to : bé hơn hoặc bằng -begin with: bắt đấu với -Does not begin with : không bắt đầu với -end with : kết thúc với -Does not end with: không kết thúc với -Contains : có đoạn -Does not contain: không có đoạn
Xem trước khi in và in bảng tính
A.Đặt giấy :
File\Page setup
Hiện hộp hội thoại và lựa chọn các thông số theo như hình vẽ
B.Xem trước khi in:
Vào File/Print prevews.
Có thể nhấn nút Margins để hiển thị các đường dóng lề , hoàn toàn có thể thay đổi độ rộng lề bằng cách kéo thả các đường dóng lề.
-Nhấn Close để trở về chế độ soạn thảo.