I) Đánh giá thực trạng tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ của công ty công ty
1) Những ưu điểm cơ bản
Trong những năm qua công ty CP- ĐT – TM – DV Thăng Long đã trưởng thành và đạt được những thành tích đáng khâm phục
Là một doanh nghiệp tư nhân, hoạt động ít nhiều còn chịu sự quản lí của cấp trên song không vì thế mà công ty mất uy tín và tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Ngược lại, sự thích ứng linh hoạt với những thay đổi của nền kinh tế thị trường đã giúp công ty luôn tìm ra hướng đi đúng trên con đường phát triển và hoà chung với nhịp sống sôi động của nền kinh tế thị trường.
Trong sự cố gắng cùng những thành tích toàn công ty cũng phải kể đến sự phấn đấu và kết quả đạt đuực của công tác kế toán. Với sự cố gắng nhạy bén bộ phận kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng và phòng kế toán của công ty nói chung đã hoàn thành nhiệm vụ được giao, đã và đang đóng góp một phần không nhỏ trong việc tăng cường năng lực và hiệu quả quản lí ở công ty thể hiện ở các điểm sau:
Thứ nhất: việc sử dụng chứng từ
Hệ thống chứng từ ở công ty sử dụng tương đối đầy đủ và hoàn thiện, các chỉ tiêu và các yếu tố của chứng từ luôn được điền đầy đủ. Hạch toán ban đầu được tổ chức ở các bộ phận trong công ty nơi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đồng thời qui định rõ từng loại chứng từ do ai lập, qua những bộ phận nào kiểm tra, lưu giữ đảm bảo cho việc ghi nhận thông tin vào sổ kế toán kịp thời.
Thứ hai: việc hạch toán hàng gửi bán ở công ty CP - ĐT – TM – DV Thăng Long sử dụng giá hạch toán giúp cho công việc theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng gửi đi bán và phản ánh trên sổ sách được kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lí. Việc lựa trọn phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với cơ cấu thành phẩm, hàng hoá của công ty cũng như sự biến động thường xuyên của chúng.
Công ty chọn hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập chung vừa phân tán là phù hợp với đặc điểm của công ty: qui mô tương đối lớn,hoạt động tập chung tại miền bắc, cùng với văn phòng công ty là các phân xưởng sản xuất và 3 đơn vị phụ thuộc được phân cấp quản lí tài chính ử mức độ cao là CN1, công ty, PXSX, còn lại hai đơn vị phụ thuộc là CN2 và CN3 thì hoạt động phân tán tại miền Trung(Đà Nẵng) và miền Nam(TP HCM). Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khá chặt chẽ và hợp lí trên cơ sở phân công phân nhiệm nhưng phối hợp chặt chẽ thống nhất giữa các bộ phận cấu thành, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung của công tác kế toán công ty cũng như phát huy khả năng và nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán góp phần tăng hiệu quả hoạt động kế toán.
Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức kế toán hỗn hợp giữa hình thức nhật kí chứng từ và hình thức nhật kí chung. Hầu hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ mang tính chất là hình thức nhật kí chứng từ, tuy nhiên có nghiệp vụ diễn ra nhiều lần trong kì, ssó lượng phát sinh lớn, nhiều đối ứng của nợ lẫn có như các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng, vay ngắn hạn thì được phản ánh vào các sổ mang hình thức nhật kí chung. Sổ cái của các tài khoản của công ty cũng được mở theo mẫu sổ cái hình thức nhật kí chung. Việc áp dụng hình thức kế toán hỗn hợp này cũng thể hiện nhiều ưu điểm đó là: qui mô hoạt động của công ty lớn, các nghiệp vụ tài chính phát sinh nhiều, công ty lại có đội ngũ kế toán trẻ, trình độ chuyên môn tương đối cao và ở công ty việc áp dụng tin học trong kế toán chưa phải là toàn diện, chủ yếu vẫn mang tính chất thủ công nên áp dụng hình thức nhật kí chứng từ là hợp lí. Mặt khác một số đối tượng kế toán có phát sinh lớn, đồng thời đối ứng nợ có đều nhiều nên nếu dùng hình thức nhật kí chứng từ để phản ánh hệ thống sổ sẽ rất phức tạp, trong khi đó sử dụng hình thức nhật kí chung sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Thứ tư: về kế toán bán hàng
Thành phẩm hàng hoá của công ty rất đa dạng và phong phú nhiều loại và được bán thường xuyên cho nhiều đối tượng khác nhau, trong đó việc tiêu thụ hàng qua các chi nhánh tiêu thụ và công ty là phương thức tiêu thụ chủ yêú. Cong ty đã hạch toán khâu tiêu thụ một cách linh hoạt, kịp thời và tương đối chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản lí. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán ghi chép đầy đủ vào các sổ tương ứng giúp cho việc hạch toán doanh thu một cách chính xác kịp thời.
Với các khoản thuế phải nộp, kế toán tiêu thụ của công ty đã tính toán rất cụ thể từng khoản thu đối với từng loại thuế suất theo đúng qui định của nhà nước theo đúng qui định của nhà nước theo đúng chứng từ, đảm bảo việc tính toán chính xác thuế phải nộp ngân sách nhà nước, tránh thất thoát và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.
Song bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của công ty còn bộc lộ những hạn chế sau:
2) Hạn chế:
* Thứ nhất: việc theo dõi doanh thu bán hàng tiêu thụ
Hiện nay ở công ty không mở sổ chi tiết theo dõi thông qua các tài khoản đối ứng với tài khoản doanh thu đó là TK 111, TK 131, TK 136 theo quan hệ đối ứng sau:
Nợ TK 111, 131 Có TK 511 (Trường hợp tiêu thụ trực tiếp)
Hoặc: Nợ TK 1361
Có TK 512 (Trường hợp tiêu thụ qua chi nhánh) Và tương ứng là các sổ:
- Nhật kí quĩ: tất cả các dòng đối ứng có TK 511, cuối kì có bảng tổng hợp TK 131 và sổ cái TK 131
- Sổ chi tiết TK 136: cột đối ứng có TK 152, cuối kì có bảng tổng hợp TK 136 và sổ cái TK 136
Ngoài ra còn kết hợp theo dõi trên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra được lập cho từng tài khoản đối ứng với tài khoản doanh thu: TK 111, TK 131, TK 136 và cuối cùng là sổ cái TK 511, TK 512
Việc theo dõi doanh thu như vậy là còn bộc bạch nhiều hạn chế:
+) Không theo dõi được chi tiết doanh thu của từng nhóm hàng, mặt hàng như vậy không tính được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, nhóm hàng
+) Tổng doanh thu không được tổng hợp trên một sổ kế toán tổng hợp doanh thu trước khi vào sổ cái
* Thứ hai: về việc vận dụng hệ thống sổ tại công ty
Hiện nay ở công ty CP-ĐT-TM-DV Thăng Long không mở chứng từ số 8 để phản ánh tập chung số phát sinh có các tải khoản TK155, 156, 157, 159, 131, 511, 512, 531, 632,
642, 641, 911 thể hiện quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Điều này gây khó khăn ít nhiều cho việc vào sổ cái và một số tài khoản có liên quan. Kế toán thường dựa vào các bảng tổng hợp tài khoản kết hợp với các sổ chi tiết để vào sổ cái quí. Việc này tốn khá nhiều thời gian mà nếu có nhật kí chứng từ số 8 thì việc này trở nên đơn giản rất nhiều
Giống như việc theo dõi giá vốn hàng bán, công ty chỉ mới mở sổ cái của chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp để ghi số liệu tôngr hợp cuối quí về chi phí bán hàng và quản lí doanh nghiệp.Đến cuối quí để ghi được vào sổ cái TK 641, TK 642 kế toán phải dựa vào mối quan hệ đối ứng TK giữa TK 641, TK 642 với các tài khoản liên quan để nhặt từ các sổ kế toán tổng hợp, phản ánh các tài khoản này ghi số liệu tổng hợp về các khoản CPBH và CPQLDN đã phát sinh trong kì. Làm như vậy là không khoa học, dễ bỏ xót và làm tăng khối lượng công việc của kế toán vào cuối quí làm mất đi cơ sở kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán tổng hợp.