Sau khi ký được hợp đồng với khách hàng thì công ty tiến hành chuẩn bị sản xuất để chuẩn bị cho sản xuất đơn hàng phòng kế hoạch đầu tư căn cứ vào đơn hàng của khách hàng chuẩn bị những vật tư cần thiết cho đơn hàng. Muốn tiến hành sản xuất công ty da giầy Hà Nội phải chuẩn bị đầy đủ nguyên vật liệu: vải, chỉ may, cao su, ôdê, hoá chất và vật liệu phụ, công cụ dụng cụ sử dụng trực tiếp cho sản xuất như: bao bì (thùng Carton, hộp, túi nylon), riêng phom nhôm, dao chặt, khuôn có giá trị lớn nhên được phân bổ dần nhiên liệu mà công ty sử dụng cho sản xuất là than. Khi chuẩn bị xong vật tư phòng kế hoạch vật tư phát lệnh sản xuất cho các xí nghiệp và phòng vật tư ra căn cứ vào định mức tính ra mức vật tư cần cấp phát cho lệnh sản xuất này là bao nhiêu.
Theo quy trình công nghệ, một đôi giầy hoàn chỉnh được làm từ hai bán thành phẩm là mũ giầy và đế giầy. Để sản xuất ra mũ giầy nguyên vật liệu chủ yếu là các loại vải, chỉ may còn nguyên liệu chủ yếu dùng cho đế là cao su và các loại hoá chất.
Nguyên vật liệu chính là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm. Tại công ty nguyên vật liệu nói chung bao gồm nhiều loại với quy cách, màu sắc, chủng loại khác nhau để phù hợp với yêu cầu của đơn đặt hàng.
Vật liệu phụ là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nó làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, nhiên liệu được dùng chủ yếu là than đốt đòi hỏi cho
quá trình lưu hoá và ép đế. Phế liệu của công ty hiện nay thường là vải vụn giao cho đoàn thanh niên bán thu hồi. Số tiền này được sử dụng vào các phong trào của đoàn.
Để theo dõi nguyên vật liệu công ty sử dụng TK 152, nhưng ở công ty TK 152 không chi tiết thành TK cấp 2 để theo dõi vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu. Vật liệu phụ được theo dõi trên TK 153, ngoài việc theo dõi công cụ dụng cụ xuất dùng nhiều lần cho sản xuất TK này còn theo dõi cả nguyên vật liệu phụ dùng trực tiếp cho các đơn hàng. Sau đây là phân loại từng kho vật tư tại công ty da giầy Hà Nội.
TK 152 – Nguyên liệu chính TK 153 – Vật liệu phụ và công cụ dụng cụ
1. Vải các loại 1. Nguyên vật liệu phụ 2. Hoá chất các loại - Bìa Đài Loan
- Xăng công nghiệp - Ôdê - Chỉ may - Giấy độn
- Mút xốp - Thùng hộp, băng dính -Đế giầy 2. Công cụ dụng cụ - Da giầy, dây xăng - Phom nhôm
….. - Khuôn, dao chặt
Căn cứ vào lệnh cấp phát vật tư, thủ kho tiến hành xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: Một liên lưu tại cuống, một liên thủ kho giữ, một liên đơn vị lĩnh giữ dùng để quyết toán vật tư sử dụng, còn một liên phòng vật tư gửi phòng tài chính kế toán để làm căn cứ hạch toán nguyên vật liệu xuất dùng. Công ty sử dụng giá thực tế vật liệu xuất dùng theo giá bình quân gia quyền.
Căn cứ vào lượng vật tư xuất kho sử dụng trong kỳ là đơn giá vật liệu xuất kho để xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ.
Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho =
Sản lượng nguyên vật liệu xuất kho x
Đơn giá nguyên vật liệu
Tuy nhiên đối với vật liệu là cao su và các loại hoá chất cấp cho xí nghiệp cao su thì kế toán không theo dõi chi tiết cao su và hoá chất xuất dùng cho từng đơn hàng. Ví dụ như cùng một mẻ cao su nguyên cán luyện kín có thể dùng cho nhiều đơn hàng vì vậy không
thể tách riêng đơn hàng FT hay Footech. Chính vì vậy đòi hỏi một kỹ thuật tính toán đặc biệt để tính được giá cao su và hoá chất xuất dùng cho việc sản xuất đế giầy của từng đơn đặt hàng, để từ đó đưa vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của đơn hàng.
Giá trị 1kg cao su cán luyện =
Tổng giá trị của tất cả vật tư tiêu dùng trong tháng của xí nghiệp cao su
Tổng lượng tiêu hao nguyên vật liệu trong tháng của xí nghiệp cao su
Trị giá của 1kg cao su cán luyện nhân với số lượng tiêu hao nguyên vật liệu của đế giầy của từng đơn hàng ta sẽ được giá trị của cao su, hoá chất tiêu dùng để sản xuất ra đế giầy của đơn hàng đó. Như vậy xét về thực chất đây chính là việc phân bổ giá trị nguyên vật liệu là cao su và các loại hoá chất trong tháng cho từng đơn hàng theo tiêu thức là lượng tiêu hao định mức nguyên vật liệu.
Sơ đồ 2: tập hợp chi phí và phân bổ hoá chất dùng trong tháng
Tại công ty việc sản xuất được thực hiện theo đơn đặt hàng mỗi đơn hàng được lập 1 phiếu tính giá riêng. Việc làm này sẽ giúp cho quản lý chi phí sản xuất cho từng đơn đặt hàng được thuận tiện, chặt chẽ. Mặc dù theo cách này tốn kém nhiều thời gian. Phương pháp kế toán hàng tồn kho của công ty là phương pháp kê khai thường xuyên, do đó việc nhập xuất vật tư kế toán trực tiếp sử dụng trên TK 152. Bên cạnh đó để hạch toán chi phí
Đơn hàng FT Đơn hàng Foottech Đơn hàng Maxup Các đơn hàng khác Cao su và các hoá chất tiêu dùng cho các đơn hàng trong tháng XN cao su
nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất cho sản phẩm kế toán sử dụng TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Từ bảng kê xuất vật tư kế toán sẽ tính ra được tổng cộng của tất cả nguyên vật liệu được xuất dùng trong tháng cho từng đơn hàng. Số liệu này sẽ được thể hiện trên bảng công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu tron tháng.
Biểu số 4: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Công ty da giầy Hà Nội tháng 3 năm 2004
TT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK 152 TK 153 Tổng cộng 1 TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 8.421.824.146 413.336.360 8.835.160.506 1.1 Đơn hàng FT 297.355.480 159.046.500 456.404.980 1.2 Đơn hàng Foottech 137.356.240 18.331.200 155.686.440 1.3 Đơn hàng Maxup 480.272.820 104.617.280 584.890.100 … ……. ……. ……. ……. II TK 627 – CPSXC 70.189.800 79.802.692 149.992.492 III TK 142-CP trả trước 60.789.400 60.789.400 IV TK 642-CPQLDN 13.567.900 ….. 13.567.900 Tổng cộng 8.505.581.846 553.928.452 9.059.510.298
Kế toán sẽ ghi bút toán sau:
Nợ TK 621 9.059.510.298 Có TK152 8.505.581.846 Có TK152 553.928.452
Nhật ký chứng từ số 7 chính là căn cứ để kế toán tổng hợp lập sổ cái TK 621 (biểu số 5)
Bảng phân bổ NLC - CCDC
Bảng kê số 4: phần ghi nợ TK 621 (chi tiết các đơn
đặt hàng) Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 621 Các thẻ tính giá thành của các đơn hàng: phần chi phí nguyên vật liệu trực
Biểu số 5: trích sổ cái tk 621
Công ty da giầy Hà Nội năm 2004 Số dư đầu năm
Nợ Có
Ghi có các TK đối ứng, Nợ với
TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK 152 6.371.579.127 5.675.656.478 8.421.824.146 TK 153 232.120.717 439.878.236 413.336.360 Cộng PS Nợ 6.603.699.844 6.115.534.714 8.835.160.506 Có 6.603.699.844 6.115.534.714 8.835.160.506 Số dư cuối tháng Nợ Có