Do phương thức bán hàng, thực tế tại công ty Cổ phần Quản lý Đầu tư và Phát triển Đô thị Việt Nam có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp nhiều khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đế việc giảm doanh thu của công ty.
Do đó, Công ty nên tính toán các khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Để tính toán mức dự phòng khó đòi, công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu.
Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý.
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vụ Nợ hoặc người nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng kinh tế, các kế ước về vay nợ, các bản thanh lý hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê
Phương pháp tính dự phòng phải thu khó đòi:
Số DPPTKĐ Số nợ phải tỷ lệ ước tính không Cần lập của khách = thu khó đòi * thu được của
hàng đáng ngờ i khách hàng i khách hàng i (%)
Ta có thể tính dự phòng phải thu khó đòi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu:
Số dự phòng phải thu Tổng doanh số Tỷ lệ phải thu đòi Khó đòi cần lập = phải thu * ước tính (%)
Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.
Cách lập được tiến hành như sau: Căn cứ vào bảng kê chi tiết nợ phải thu khó đòi, kế toán lập dự phòng
Nợ TK 642 (6426)
Có TK 139: Mức dự phòng phải thu khó đòi
Ví dụ: Công ty Cổ phần Quản lý Đầu tư và Phát triển Đô thị Việt Nam vào cuối năm có 3 khách hàng khó đòi:
- Khách hàng A. Nam - Thái Nguyên: Nợ phải thu là 120.000.000 đồng tỷ lệ thất thu ước tính là 30%
- Khách hàng Cửa Hàng A12 - Thanh Hoá: Nợ phải thu là 45.000.000 đồng tỷ lệ thất thu ước tính là 70%
- Khách hàng Công ty Nam Sơn: Nợ phải thu là 300.000.000 đồng tỷ lệ thất thu ước tính là 50 %
Số dự phòng phải thu theo cách 1 là:
1. A. Nam - Thái Nguyên 120.000.000 30% 36.000.000 2.Cửa hàng A21 - Thanh Hoá 45.000.000 70% 31.500.000 3. Cong ty Nam Sơn 300.000.000 50% 150.000.000
Mức dự phòng phải thu khó đòi cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng phải thu khó đòi đã lập còn lại chưa sử dụng năm trước thì số chênh lệch được lập dự phòng, ghi:
Nợ TK 642 (6426) Có TK 139
Mức dự phòng phải lập cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng phải thu khó đòi đã lập còn lại chưa sử dụng năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng, ghi:
Nợ Tk 139: Trừ vào số dự phòng đã lập Có Tk 642 (6426)
- Xoá nợ phải thu khó đòi không thu hồi được:
+ Căn cứ vào quyết đinh của cấp có thẩm quyền theo quy định hiện hành khi xoá nợ phải thu khó đòi, ghi:
Nợ TK 139 - Trừ vào dự phòng đã lập Nợ TK 415 - quỹ dự phòng tài chính Nợ TK 642 - Chi phí QLDN
Có TK 131 - Phải thu khách hàng
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 - Nợ phải thu khó đòi đã xử lý (theo dõi ít nhất 5 năm tiếp theo và tiếp tục có biện pháp thu hồi Nợ)
+ Nếu khoản nợ phải thu khó đòi đã xoá, sau đó lại thu hồi được, ghi: Nợ TK 111,112…
Có TK 711- thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004