tại Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây
Công tác điều hành tuyến buýt Hà Đông - Xuân Mai theo phương thức tập trung. Tổ xe buýt trực thuộc phòng kinh doanh của công ty chịu
trách nhiệm quản lý điều hành hàng ngày theo biểu đồ, tổ chức bảo dưỡng sửa chữa phương tiện, kiểm tra giám sát và xử lý các phát sinh.
Công ty điều hành các bộ phận: Thanh tra tuyến, tổ bảo dưỡng sửa chữa, tổ kế hoạch điều độ. Các bộ phận này có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
Thanh tra tuyến có nhiệm vụ kiểm tra tình hình hoạt động của các chuyến xe trên tuyến, thanh kiểm tra thực hiện thu tiền, bán vé cho hành khách và báo cáo cho phòng kinh doanh xử lý kịp thời các phát sinh trên tuyến.
Tổ bảo dưỡng sửa chữa có nhiệm vụ nhận phương tiện khi xe về đến địa điểm tập kết để kiểm tra bảo dưỡng theo quy định và bàn giao phương tiện cho lái xe thực hiện công tác vận chuyển hàng ngày. Phát hiện các hư hỏng của phương tiện, báo cáo cho phòng kỹ thuật để xử lý kịp thời.
Tổ kế hoạch điều độ có nhiệm vụ lập kế hoạch điều độ phương tiện hàng tháng, hàng ngày cho các phương tiện buýt đảm bảo ổn định sản xuất kinh doanh. Nhận các thông tin của bộ phận thanh tra tuyến, tổ bảo dưỡng sửa chữa để có phương án xử lý kịp thời đảm bảo thực hiện đúng biểu đồ chạy xe.
Dưới đây là bảng các chỉ tiêu khai thác tuyến buýt Hà Đông - Xuân Mai của công ty, nó là cơ sở cho công tác lập kế hoạch và tổ chức quản lý điều hành tuyến buýt (bảng 2.3, trang 32).
Với tuyến xe buýt, với tính đặc thù của ngành vận tải điều hành trực tiếp là lái xe, phụ xe. Cho nên chất lượng dịch vụ xe buýt phụ thuộc nhiều vào khả năng điều hành trực tiếp của lái xe, phụ xe. Nhận thấy đặc điểm này, công ty đã tiến hành nhiều hoạt động với lái xe, phụ xe để đảm bảo chất lượng dịch vụ buýt được tốt nhất như: Tổ chức khóa tập huấn điều hành nghiệp vụ xe buýt cho lái xe, phụ xe; Tuyển chọn lái xe, phụ xe đạt được các yêu cầu phục vụ buýt hiệu quả (như là lái xe, phụ xe phải là công nhân của công ty, có giấy phép lái xe phù hợp với loại phương tiện điều
khiển theo quy định hiện hành, tuổi đời không quá 55 tuổi, được học và có chứng chỉ về an toàn và phòng chống cháy nổ, không nghiện hút cờ bạc không uống rượu bia trong khi làm nhiện vụ phục vụ khách trên xe). Để nâng cao trách nhiệm của nhân viên điều hành trực tiếp là lái xe, phụ xe. Công ty đã áp dụng mức thế chấp với lái xe, phụ xe buýt với lái xe là 20 triệu đồng, với phụ xe là 10 triệu đồng. Việc áp dụng mức thế chấp này là hữu ích, bởi lẽ nó vừa là khoản giá trị mà lái xe, phụ xe đóng góp vào tài sản chung của tuyến, đây là cơ sở để lái xe phụ xe có trách nhiệm bảo vệ tài sản xe buýt cũng như chất lượng thái độ phục vụ hành khách. Vừa là khoản giá trị mà công ty quản lý trách nhiệm hư hỏng, thiệt hại về giá trị của công ty do lái xe, phụ xe gây ra. Khi khoản thế chấp của lái xe, phụ xe không đủ giá trị quy định trên thì lái xe, phụ xe phải đóng góp thêm vào.
Điều hành gián tiếp là các cán bộ quản lý bộ phận và cán bộ quản lý cao nhất của công ty. Điều hành gián tiếp có vai trò rất quan trọng đối với chất lượng dịch vụ buýt và đối với việc quản lý chi phí với tuyến buýt. Điều hành gián tiếp có trách nhiệm phân bổ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn tới từng lái xe, phụ xe buýt. Điều hành gián tiếp có nhiệm vụ đưa ra các quyết định xử lý tình huống đột xuất trong quá trình hoạt động trên toàn tuyến buýt đảm bảo tuyến buýt hoạt động liên tục, đều đặn trong quá trình phục vụ hành khách. Điều hành gián tiếp bằng các công cụ, công nghệ điều hành thực hiện việc quản lý chi phí tuyến buýt đảm bảo thấp nhất. Công cụ điều hành có thể là các giấy tờ, các định mức kinh tế - kỹ thuật. Công nghệ điều hành là các quy trình xử lý các giấy tờ, xác định các định mức kinh tế - kỹ thuật.
TT CHỈ TIÊU CHỦ YẾU ĐƠN VỊ ĐỊNH LƯỢNG
1 Số xe có xe 15
2 Số xe hoạt động xe 13
3 Trọng tải chỗ/ xe 40 - 55
27 3.2 Xe 55 chỗ chỗ/ xe Ngồi: 27 - Đứng:
28
4 Cự ly tuyến km 27
5 Cự ly huy động km 2
6 Thời gian hoạt động
Giờ mở bến 5h00
Giờ đóng bến 19h15
7 Tần suất chạy xe phút 15 - 20
8 Thời gian thực hiện một lượt
phút 75
9 Số chuyến xe/ ngày chuyến 44
10 Lượt xe/ ngày lượt 88
11 Giá vé đồng hạng đồng/lượt/ hành khách 6000 12 Lượng hành khách vận chuyển/ năm Triệu hành khách 1,0 - 1,2
Bảng 2.3: Các chỉ tiêu khai thác chủ yếu tuyến buýt Hà Đông - Xuân Mai
Để tạo ra mỗi liên hệ chặt chẽ giữa điều hành trực tiếp và điều hành gián tiếp trong quá trình điều hành tuyến buýt hiệu quả, công ty đã soạn thảo tờ "Lệnh vận chuyển". Nội dung của tờ "Lệnh vận chuyển" được diễn giải như sau:
- Tờ lệnh khai báo rõ họ tên lái xe, phụ xe và biển số xe hoạt động. - Phần kế hoạch: Phần này do ban điều hành gián tiếp cung cấp và quyết định gồm: Giờ xe xuất chuyến, lượt; Số lượt chạy xe trong ngày; Số vé được giao (ký hiệu vé, số seris vé); Số nhiên liệu tối đa được cấp trong ngày, người cấp nhiên liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phần thực hiện: Phần này do nhân viên phụ xe cung cấp gồm: Tổng số lượt xe chạy được trong ngày; Tổng số vé đã bán trong ngày (ký hiệu và seris vé); Tổng số vé tồn trong ngày; Các phát sinh khác trong ngày (như số lượt tăng thêm, số vé bán thêm, số lượng nhiên liệu cấp thêm,…).
Các thông tin của điều hành gián tiếp và điều hành trực tiếp trên được kiểm tra chính xác, chặt chẽ được giám đốc ký tên đóng dấu thì tờ lệnh vận chuyển mới có giá trị.
Mặt sau của tờ lệnh là phần khai báo của nhân viên phục vụ và cán bộ chốt bến. Mặt này gồm ba phần: Phần vé bán lượt đi Hà Đông - Xuân Mai, Phần vé bán lượt về Xuân Mai - Hà Đông và phần nghiệp thu
- Phần vé bán lượt đi Hà Đông - Xuân Mai: Trong phần vé này phải có sự khai báo chính xác như nhau và chữ ký ghi rõ họ tên của cả hai bên, bên nhân viên bán vé và bên cán bộ chốt bến. Các thông tin khai báo gồm ký hiệu vé bán, vé từ số đến số, số vé đã bán của từng lượt xe và các thông tin khai báo của nhân viên bán vé và phải được các cán bộ chốt bến xác nhận số hiệu vé, số lượng vé, chữ ký ở phần bên dành cho chốt bến.
- Phần vé bán lượt về Xuân Mai - Hà Đông cũng được khai báo các thông tin như phần vé bán lượt đi chỉ khác là nó dành cho các thông tin lượt về Xuân Mai - Hà Đông.
- Phần thứ ba là phần nghiệm thu: Trong phần này ghi các thông tin tổng kết cần quyết toán trong ngày làm việc như số lượt thực hiện trong ngày, thông tin trong ngày, số khách trong ngày tổng số vé bán được trong ngày, các thông tin phát sinh bổ sung thêm. Căn cứ vào các thông tin nghiệm thu, các bộ phận của công ty có liên quan tới điều hành gián tiếp, điều hành trực tiếp cùng ký ghi rõ họ tên để quyết toán doanh thu ngày với từng tờ lệnh, với từng lái xe, phụ xe. Các bộ phận liên quan tới tờ lệnh là: Phòng kinh doanh, nhân viên bán vé, kế toán thanh toán và nhân viên thu ngân.
Bất kỳ điều hành một tổ chức nào cũng phải tuân theo một quy trình điều hành phù hợp với đặc điểm của lĩnh vực hoạt động của tổ chức đó. Việc điều hành tuyến xe buýt của Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây, cũng tuân theo quy trình điều hành của lĩnh vực xe buýt. Việc điều hành được
tiến hành thông qua nhiều thủ tục, mỗi thủ tục là một quyết định của một cán bộ quản lý bộ phận của công ty thay mặt nhà quản lý cao nhất của công ty cho phép nhân viên lái xe và nhân viên phục vụ trên xe được tiến hành một hoạt động nào đó như: hoạt động xe xuất bến ra vận chuyển khách, hoạt động bảo dưỡng sửa chữa phương tiện, hoạt động phương tiện tiếp nhận nhiên liệu, … Các thủ tục điều hành có thể được tiến hành tuần tự (phải qua thủ tục này mới đến thủ tục kia), có thể tiến hành song song (muốn làm thủ tục nào trước cũng được). Các thủ tục được thực hiện trong việc điều hành tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai tại công ty được liệt kê và phân tích như sau:
(1) Thủ tục nhận vé xe của nhân viên phục vụ trên xe:
Trong cơ cấu tổ chức quy định rõ, nhân viên phục vụ trên xe trước ca làm việc phải làm thủ tục nhận vé tại phòng tài vụ kế toán của công ty. Thủ tục này ghi lại thông tin về số lượng vé đã nhận, ký hiệu vé nhận, ngày tháng nhận vé, người nhận vé, người đã cấp vé. Mọi thông tin đều được khai báo đầy đủ thì nhân viên phục vụ lấy vé mới được coi là hợp quy định. Các thông tin này cũng được ghi rõ trong tờ "Lệnh vận chuyển" của công ty.
(2) Thủ tục nhận xe từ xưởng sửa chữa bảo dưỡng của lái xe:
Đến ca làm việc, nhân viên lái xe đến xưởng sửa chữa bảo dưỡng để nhận xe. Trong cơ cấu tổ chức đã nói rõ: "trước khi đưa xe vào hoạt động lái xe phải kiểm tra và nhận bàn giao phương tiện của bộ phận kỹ thuật và kiểm tra về tình trạng kỹ thuật, vệ sinh phương tiện, nếu xe không đủ điều kiện hoạt động thì phải báo cáo với bộ phận kỹ thuật để kịp thời sử lý". Trong cơ cấu tổ chức cũng quy định rõ bộ phận kỹ thuật mà trực tiếp là xưởng bảo dưỡng sửa chữa: "hàng ngày phải đảm bảo cho các phương tiện trước khi ra hoạt động sản xuất kinh doanh phải có đủ điều kiện về kỹ
thuật, đảm bảo vệ sinh sạch sẽ khi bàn giao phương tiện cho lái xe đưa vào hoạt động".
(3) Thủ tục chốt xe (đầu tuyến, cuối tuyến):
Để ghi thông tin chính xác về số lượt mà mỗi xe buýt hoạt động được trong ngày, công ty sử dụng thủ tục chốt xe đầu cuối tuyến buýt. Để thực hiện được thủ tục này, công ty đã cử cán bộ trực chốt bến tại các vị trí sau:
- Chốt đầu tuyến tại Binh Đoàn 12 (Hà Đông). - Chốt cuối tuyến tại Trung Yên (Xuân Mai).
Mỗi xe buýt khi thực hiện lượt đi về tại đầu cuối tuyến đều phải cử nhân viên phụ xe xuống làm thủ tục chốt bến. Theo thủ tục này thì mỗi lượt xe đến chốt thì cả nhân viên phục vụ và cán bộ chốt đều phải khai báo các thông tin và chữ ký ghi rõ họ tên. Nhân viên phục vụ xe khai báo về ký hiệu vé bán, bán vé từ số đến số, tổng số vé đã bán trong lượt. Cán bộ chốt dựa trên khai báo của nhân viên phục vụ để xác nhận về số hiệu vé, số lượng vé bán, ký ghi rõ họ tên.
(4) Thủ tục xe vào xưởng cuối ngày làm việc:
Khi hết ca làm việc của lái xe, lái xe đưa xe đến xưởng bảo dưỡng sửa chữa làm thủ tục xe vào xưởng cuối ca làm việc. Trong cơ cấu tổ chức quy định rõ: "khi phương tiện về địa điểm tập kết thì bộ phận kỹ thuật phải tổ chức kiểm tra bàn giao giữa lái xe và tổ bảo dưỡng sửa chữa. Nếu có vấn đề gì về kỹ thuật thì xác định rõ và báo cáo cho bộ phận kỹ thuật để xử lý kịp thời". Theo thủ tục này thì cả lái xe và tổ bảo dưỡng sửa chữa đều phải xác nhận về tình hình xe vào cuối ca làm việc và phải ghi rõ trách nhiệm của từng bên với phương tiện ký ghi rõ họ tên người chịu trách nhiệm.
(5) Thủ tục cấp nhiên liệu dầu điêzen cho xe buýt:
Khi xe cần cấp dầu thì lái xe phải làm thủ tục cấp dầu cho xe buýt tại cửa hàng xăng dầu của công ty thuộc bộ phận dịch vụ. Thủ tục cấp dầu
khai báo và xác nhận rõ các thông tin về cấp dầu điêzen cho xe buýt, các thông tin cần thiết phải khai rõ là số lượng dầu điêzen được cấp, chữ ký ghi rõ họ tên người cấp dầu, ký ghi rõ họ tên lái xe nhận cấp dầu.
(6) Thủ tục sửa chữa bảo dưỡng xe buýt:
Căn cứ vào tình trạng chất lượng phương tiện để vạch kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng cho phương tiện buýt. Có ba loại sửa chữa bảo dưỡng là: Sửa chữa bảo dưỡng thường xuyên, sửa chữa bảo dưỡng lớn và sửa chữa bảo dưỡng đột.
- Bảo dưỡng sửa chữa thường xuyên: Căn cứ vào km hoạt động của xe buýt, chất lượng phương tiện và đặc điểm địa hình giao thông của xe buýt, phòng kỹ thuật lập kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng thường xuyên cho xe buýt. Ban kiểm tra an toàn kỹ thuật thuộc bộ phận kỹ thuật của công ty thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện chất lượng phương tiện hàng ngày của mỗi xe khi xe hoạt động về xưởng sửa chữa bảo dưỡng. Hàng năm cứ sáu thàng một lần bộ phận kỹ thuật tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lượng phương tiện buýt và có biện pháp phục hồi phương tiện khi xe bị kém chất lượng không có đủ điều kiện phục vụ vận tải buýt tốt nhất. Quá trình sửa chữa bảo dưỡng thường xuyên bộ phận kỹ thuật phải lập kế hoạch công việc để đảm bảo không ảnh hưởng tới chu kỳ, tần suất lượt, chuyến, ca của đặc thù vận tải buýt.
- Bảo dưỡng sửa chữa lớn: Căn cứ vào km hoạt động, chất lượng mỗi phương tiện bộ phận kỹ thuật lập kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng lớn để đảm bảo chất lượng phương tiện luôn tốt nhất theo điều kiện dịch vụ vận tải buýt. Quá trình sửa chữa bảo dưỡng lớn cũng phải đảm bảo không ảnh hưởng tới chu kỳ, tần suất lượt, chuyến, ca của vận tải buýt.
- Bảo dưỡng sửa chữa đột xuất: Khi chất lượng xe buýt kém chất lượng không đủ điều kiện vận tải buýt mà không theo kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng thường xuyên hay sửa chữa bảo dưỡng lớn thì bộ phận kỹ thuật
của công ty phải tổ chức sửa chữa bảo dưỡng đột xuất cho phương tiện buýt.
Để phục vụ cho việc quản lý chi phí bảo dưỡng sửa chữa và phục vụ cho công tác điều hành hoạt động liên tục đều đặn của tuyến xe buýt của công ty, công ty đã thực hiện các thủ tục bảo dưỡng sửa chữa trước khi đưa phương tiện vào bảo dưỡng sửa chữa. Theo thủ tục này, thì các thông tin cần khai báo là: biển số xe, chữ ký họ tên nhân viên lái xe, loại hình bảo dưỡng sửa chữa, cán bộ nhận bảo dưỡng sửa chữa, thời gian sửa chữa bảo dưỡng, các xác nhận về sửa chữa bảo dưỡng của phòng kinh doanh, tài vụ, kỹ thuật và quyết định của giám đốc công ty.
(7) Thủ tục quyết toán doanh thu, quyết toán vé cuối ngày (cuối ca): (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi hết ca làm việc của lái xe, phụ xe buýt thì phụ xe phải tới phòng tài vụ và phòng kinh doanh của công ty để làm thủ tục quyết toán doanh thu, quyết toán vé vào cuối ca làm việc của mình. Theo thủ tục này thì phụ xe phải trình tờ "Lệnh vận chuyển" tới phòng kinh doanh để phòng kinh doanh kiểm tra và lưu lại các thông tin về ca làm việc của lái xe, phụ xe buýt. Tiếp theo đó phụ xe đến phòng tài vụ để quyết toán doanh thu, quyết