II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà
1. Đặc điểm vật liệu và công tác quản lý tại Xí nghiệp may Minh Hà
Xí nghiệp may Minh Hà là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lợng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy nguyên vật liệu của xí nghiệp cũng hết sức đa dạng mỗi loại tơng đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau.
Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp dùng để sản xuất là Bông, ngoài ra có thể là bán thành phẩm mua ngoài nh sợi… Bông có đặc điểm dễ bị hút ẩm bên ngoài không khí nên thờng đợc đóng thành kiện. Trọng lợng của bông th- ờng đợc thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản… do đặc điểm nên Xí nghiệp cần tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập và xuất để
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Bảng kê Thẻ và sổ kế
toán chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phí vật liệu để tính giá thành. Mặt khác đeer bảo quản tốt bông, Xí nghiệp cần phải đề ra những yêu cầu cân thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông phải đặt ở những nơi khô ráo thoáng mát.
Hệ thống kho dự trữ của Xí nghiệp chia làm 6 loại gồm 12 kho: - Kho chứa NVL chính: Kho bông
- Kho chứa vật liệu phụ gồm: + Kho thiết bị + Kho tạp phẩm + Kho hoá chất + Kho sắt thép + Kho bột - Kho chứa phụ tùng gồm: + Kho cơ điện sợi
+ Kho cơ điện dệt
- Kho chứa nhiên liệu: Kho xăng dầu - Kho chứa CCDC bao gồm:
+ Kho công cụ + Kho cơ điện
- Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu
Các kho dự trữ của Xí nghiệp đợc sắp xếp hợp lý, gồm các phân xởng sản xuất do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật t cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều đợc trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, do đó mà chất lợng vật t luôn đợc đảm bảo tốt.
Tại đơn vị sản xuất lớn nh Xí nghiệp may Minh Hà với đặc điểm vật liệu, CCDC đa dạng phức tạp thì khối lợng công tác hạch toán vật liệu là rất lớn, do vậy việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do 3 ngời đảm nhiệm. Một ngời phụ trách kế toán vật liệu chính, công cụ dụng cụ. Một nời phụ trách vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, phế liệu. Ngời còn lại kiêm lập báo cáo tổng hợp có liên quan.
Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính. Kế toán này có nhiệm vụ thu nhập, kiểm tra các chứng từ nh: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… Sau đó định khoản đối chiếu với số liệu sổ sách của thủ kho nh thẻ kho… rồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại nh: tính giá V1 xuất… cuối kỳ máy tính in ra số liệu bảng biểu cần thiết nh: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu và các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu.