II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà
3. Kế toán chi tiết vật liệu
Nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của các vật liệu trong Xí nghiệp theo chỉ tiêu số lợng, giá trị yêu cầu này sẽ đợc đáp ứng nhờ việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc ghi chép, phản ánh kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị của Xí nghiệp may Minh Hà. Phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu đợc sử dụng là phơng pháp "Sổ giữ mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật liệu nói riêng khi phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đều phải lập chứng từ. Chứng từ chính là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán và báo cáo kế toán.
3.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ đợc Xí nghiệp quy định nh sau:
3.1.1. Đối với vật liệu nhập
Vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà đợc nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồi.
- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê gia công chế biến.
Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật t khi về đến Xí nghiệp đều phải tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Nhng thực tế ở Xí nghiệp may Minh Hà thì chỉ có NVL chính nh bông mới tiến hành kiểm nghiệm trớc khi nhập kho. Tuy nhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về chủng loại, số lợng, giá trị… giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng (phòng
xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên. Một liên đợc lu tại phòng xuất nhập khẩu, một liên giao cho ngời chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với ngời bán. Một liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắn chính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ kho vào thẻ kho (chi ghi chỉ tiêu số lợng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế toán vật t để ghi sổ kế toán
Sơ đồ 14
Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại xí nghiệp
Hoá đơn
Biểu số 1
Hoá đơn bán hàng
Liên 2 giao cho khách hàng Mã số GTKT 3LL Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam Số 051883 Địa chỉ: Thị xã Hà nam Số tài khoản Điện thoại: Mã số:
Họ và tên ngời mua: Xí nghiệp may Minh Hà Đơn vị:
Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị - ý yên - Nam Định Hình thức thanh toán: TM Mã số:
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Bông gầm ý kg 10.333,4 2.250 23.250.150
Cộng tiền hàng: 23.250.150
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 23.250.15 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.751.165
Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi lăm triệu năm trăm bảy mơi năm ngàn một trăm sáu mơi lăm đồng.
Ngời mua hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán trởng (đã ký) Thủ trởng đơn vị (đã ký) Nh đã nêu ở trên, khi nhận đợc hoá đơn bán hàng của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ (KCS) đã tiến hành kiểm nghiệm và kết quả kiểm nghiệm đợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm nh sau:
0 7 0 0 1 8 9 3 5 0
Biểu số 3:
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 10 tháng 11 năm 2003
Căn cứ quy định số 15 ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật t của Giám đốc Xí nghiệp.
STT Tên vật t MS kiểm nghiệmPhơng thức ĐVT Số lợng theochứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng yêu cầu Số lợng không đúng yêu cầu