7. Chi phí tài chính 22 VI.26 00 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0
SƠ ĐỒ CƠ CẤU BAN NHÂN CHÍNH
(Nguồn: Xí nghiệpsửa chữa tàu 81)
Trong đó:
- Trưởng ban: 01 người - Phụ trách ban: 01 người - Cán sự tiền lương: 01 người
- Nhân viên văn thư lưu trữ kiêm đánh máy vi tính: 01 người - Tổ nhân viên bảo vệ: 03 người
- Nhân viên tạp vụ: 01 người - Nhân viên y tế: 01 người
- Nhân viên lái xe: 01 người
Hiện nay Ban Nhân Chính - Kế hoạch là do hai phòng ban trong công ty ghép lại theo hướng tinh giảm từ hai ban là Nhân chính và Kế hoạch đầu tư. Thực chất ban Nhân chính có 10 nhân viên được biên chế đó là:
Trưởng ban Phụ trách ban Cán bộ tiền lương Nhân viên Lái xe Nhân viên Tạp vụ Nhân viên Y tế Tổ Bảo vệ Nhân viên văn thư lưu trữ
- Do nhiệm vụ, yêu cầu quản lý hiện nay về công tác cập nhập, phân tích, tính toán, báo cáo số liệu để tham mưu kịp thời cho Giám đốc Xí nghiệp có những quyết sách đúng đắn, để sản xuất kinh doanh đạt kết quả tốt.
Có thể xem ban Nhân chính – Kế hoạch là trạm trung chuyển giao lưu giữa các đầu mối khác nhau cả ở bên trong lẫn bên ngoài Xí nghiệp. Nếu xét trong tổng thể cơ cấu tổ chức Xí nghiệp thì Ban Nhân chính – Kế hoạch là một bộ phận cấu trúc của Xí nghiệp với vai trò chính là tham mưu giúp việc cho Giám đốc điều hành bộ máy của Xí nghiệp đồng thời cũng là trung tâm phục vụ toàn bộ cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của Xí nghiệp
*Trưởng ban Nhân chính –Kế hoạch
Trưởng ban Nhân chính – Kế hoạch đóng vai trò quản lý cao nhất trong Ban và có trách nhiệm về công việc sau:
- Tổ chức, phân công cán bộ nhân viên theo đúng chức năng để góp phần hoàn thiện nhiệm vụ được giao. -
- Xây dựng được các văn bản, các nội quy, quy chế về công tác hành chính. - Tổ chức thực hiện công tác mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị in ấn các ấn phẩm phục vụ cho văn phòng đồng thời thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo và quản lý quá trình sử dụng.
- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ và chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư lưu trữ khu vực văn phòng của Xí nghiệp.
- Tổ chức quản lý về lĩnh vực hành chính và quản trị như làm việc, nhà ở, điện nước sinh hoạt. Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp bố trí sắp xếp chỗ làm việc cho các phòng ban đơn vị của Xí nghiệp.
*Phụ trách ban Nhân chính –Kế hoạch
Phụ trách ban Nhân chính –Kế hoạch có những trách nhiệm sau:
- Giúp trưởng ban xây dựng các văn bản, các nội quy, quy chế, và công tác hành chính. Giúp theo dõi việc sử dụng các trang thiệt bị văn phòng…
- Giúp trưởng ban quản lý về lĩnh vực tạp vụ, vệ sinh môi trường…
- Phụ trách công tác tuyên truyền giúp trưởng ban xây dựng được nội quy, quy chế về công tác khen thưởng.
- Tham mưu cho trưởng ban tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho khu vực văn phòng Xí nghiệp và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ toàn Xí nghiệp.
- Làm các báo cáo nghiệp vụ chuyên môn được giao.
- Hàng năm tham gia xác định năng lực sản xuất, kinh doanh của Xí nghiệp. Căn cứ vào nhiệm vụ công ty giao, nghiên cứu, xác định, dự thảo điều lệ, tổ chức của bộ máy quản lý, hệ thống chỉ huy sản xuất của Xí nghiệp, quán triệt thực hiện trong Xí nghiệp.
- Nắm vững quy chế của công ty về công tác nhân sự, lao động và tiền lương, hành chính, quản trị, phân cấp, hạch toán. Xác định phạm vi quản lý, quan hệ, phân công trong xí nghiệp. Thành lập mới điều chỉnh hoặc hợp nhất, giải thể các đơn vị trong xí nghiệp
- Tổ chức việc xây dựng phạm vi trách nhiệm của các ban, thường xuyên kiểm tra việc thực hiện
- Căn cứ vào yêu cầu sản xuất kinh doanh, bộ máy chỉ huy và quản lý, xác định chức danh công việc định biên cần thiết, cùng các ban nghiên cứu xác định nhiệm vụ cơ bản, quan hệ phân công của các chức danh gián tiếp chủ yếu.Xác định những tiêu chuẩn cần có của các loại nhân viên để bố trí chính xác.
- Hàng năm qua kiểm tra, tổng kết tình hình thực hiện kỷ luật định viên, đề xuất tăng, giảm định viên.
- Tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất-kỹ thuật-tài chính-nghiên cứu tổ chức lao động, đảm bảo phải hoàn thành nhiệm vụ, giữ tỉ lệ quy định giữa nhân viên gián tiếp với công nhân sản xuất, cùng các bộ phận liên quan giải quyết vấn đề người thừa.
- Nghiên cứu xác định bổ sung, sửa đổi quy chế tiền lương tính theo giờ, tính theo sản phẩm, tính khoán
Phương pháp tính đơn giá: Biện pháp quy trình thanh toán chi trả lương, theo dõi, kiểm tra, tổng kết các công tác trên.
- Kiểm tra nghiên cứu tình hình thu nhập của từng công nhân trên từng khu vực, ngành nghề, tham gia phân phối việc làm cho các tổ sản xuất. Dựa trên các
tiêu chí, vị trí của các ngành nghề trình độ kỹ thuật, điều kiện kỹ thuật, xem xét điều chỉnh đơn giá, giờ công các nghề, khu vực, đảm bảo mặt bằng thu nhập trong Xí nghiệp được hợp lý
- Thường xuyên cập nhật chế độ chính sách, chế độ, tình hình kinh tế chung của Nhà nước, của ngành, của công ty, quán triệt nguyên tắc phân phối: “Hưởng thụ theo nhu cầu lao động”. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, chỉ tiêu tiền lương bình quân, tổng mức tiền lương, mức nâng cao năng suất lao động của Xí nghiệp.
- Nghiên cứu, xác định, đề xuất phương án điều chỉnh tiền lương đảm bảo nguyên tắc: Tốc độ tăng tiền lương phải nhỏ hơn tốc độ tăng NSLĐ
- Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV. Nắm vững chế độ thang, lương, phụ cấp lương, tiền lương, tiền thưởng, lập kế hoạch lao động tiền lương hàng năm, chú ý tiền lương bình quân khi đạt, vượt kế hoạch sản xuất, chỉ tiêu doanh thu.
- Nghiên cứu, xác định, bổ sung, sửa đổi các chế độ khen thưởng có tính thường xuyên phải sản xuất, tiết kiệm, các phụ cấp đãi ngộ khác. Cùng các bộ phận liên quan, nghiên cứu, tổ chức, thực hiện chế độ thưởng sáng kiến, thưởng hoàn thành nhiệm vụ hàng năm.
- Nắm vững nội dung thi đua lao động, đề xuất thi đua lao động. Tổ chức và thực hiện công tác bình xét thành tích thi đua, cùng các bộ phận liên quan thực hiện công tác xét xử theo dõi kỷ luật.
- Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục, tiếp nhận bố trí điều động, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, thải hồi người ra khỏi Xí nghiệp và các công việc khác về nhân sự, lao động.
- Tham gia, dự thảo, kiểm tra tổng kết việc ký hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể. Nghiên cứu, xác định, quán triệt quy định về thời gian lao động, thoả ước lao động tập thể.
- Theo dõi thời gian công tác tham gia bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên, chốt sổ bảo hiểm xã hội, ký duyệt hàng năm.
- Nghiên cứu xây dựng biên chế lực lượng tự vệ, quân sự, bảo vệ cơ quan, hoàn thành chương trình công tác huấn luyện hàng năm
* Cán sự tiền lƣơng:
- Hàng ngày căn cứ vào định ngạch, định mức của ngành đang hiện hành. Hạng mục, yêu cầu sửa chữa công việc do Ban Kỹ thuật điều độ xác định có thông qua Giám đốc kỹ thuật, tính toán giao công trình cho Giám đốc nội chính ký duyệt
- Mở sổ theo dõi bổ sung điều chỉnh trong quá trình thực hiện thanh toán sản phẩm. Nghiên cứu, xác định, bổ sung, sửa đổi định mức lao động dựa trên định ngạch kỹ thuật, xây dựng các định mức còn thiếu.
- Thường xuyên đi sát giúp đỡ công nhân cải tiến trong sản xuất, phát hiện bổ khuyết các thiếu sót, giám sát việc thực hiện đúng, đủ yêu cầu sửa chữa về hạng mục, khối lượng công việc, chất lượng.
- Hàng năm nghiên cứu tổ chức lập kế hoạch hành chính phí đảm bảo thông tin liên lạc, trang bị văn phòng, dụng cụ văn phòng, văn hoá phẩm, báo chí, in ấn văn phòng phẩm, đề xuất quy định sử dụng. Sau khi được duyệt hàng quý, tháng căn cứ vào kế hoạch tiến độ mua sắm, nhập kho, hành chính quản trị.
- Mua sắm, chi trả, bồi dưỡng độc hại cho công nhân. - Quản lý lao động, theo dõi cập nhập quân số cụ thể. - Theo dõi chế độ thai sản
- Chế bản văn phòng
- Xác định mức lao động, kế hoạch quỹ lương, đơn giá tiền lương hàng năm trình lên cơ quan chức năng phê duyệt
- Hàng tháng làm bảng lương để trả lương, tạm ứng cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp.
- Đảm bảo công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với người lao động trong Xí nghiệp.
* Nhân viên văn thƣ lƣu trữ kiêm đánh máy vi tính
- Hàng ngày đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật, tổ chức in ấn phát hành các tài liệu, văn thư của Xí nghiệp.
- Lập kế hoạch cấp phát theo dõi, kiểm tra, sử dụng, làm thủ tục xuất nhập kho, bảo quản cấp phát văn phòng phẩm, dụng cụ hành chính theo kế hoạch.
- Kiểm tra bản công chế độ, bản chia lương sản phẩm, bồi dưỡng sản phẩm độc hại của các tổ sản xuất cập nhật theo dõi.
- Hàng ngày trực điện thoại Xí nghiệp, đảm bảo liên lạc, nhận chuyển công văn, thư, báo chí, nước uống, quét dọn phòng làm việc của lãnh đạo Xí nghiệp, sắm vật phẩm cho lãnh đạo Xí nghiệp tiếp khách.
- Chế bản văn phòng.
- Chịu trách nhiệm quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản theo quy định của pháp luật.
- Nhận, phân loại, vào sổ theo dõi công văn đi công văn đến, gửi đến các địa chỉ theo yêu cầu
- Nhận và chuyển các cuộc điện thoại
- Soạn thảo các văn bản và chứng thư bằng máy vi tính - Lưu trữ bảo quản hồ sơ, giữ bí mật tài liệu
- Quản lý tài liệu và hồ sơ của Xí nghiệp
* Nhân viên lái xe:
- Chịu trách nhiệm đưa đón lãnh đạo trong các chuyến công tác - Quản lý và chịu trách nhiệm bảo quản xe của Xí nghiệp
- Mang xe đi bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo các chuyến đi an toàn cho lãnh đạo
* Tổ nhân viên bảo vệ:
- Chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản, của cải vật chất của xí nghiệp - Bảo vệ an ninh, trật tự cho Xí nghiệp 24/24 giờ
- Giám sát sự ra vào Xí nghiệp của tất cả mọi người
* Nhân viên tạp vụ:
- Chịu trách nhiệm dọn dẹp văn phòng Xí nghiệp
- Đảm bảo nước uống, chè, thuốc, nước nóng để phục vụ việc đón tiếp
* Nhân viên y tế:
- Cấp phát thuốc và sổ bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên
- Mua và chấp hành nghiêm túc các quy định của Nhà nước về Bảo hiểm y tế cho người lao động
2.3.4. Điều kiện làm việc
Ban Nhân chính-Kế hoạch được đặt trên tầng 2 đối diện với lối cầu thang đi lên được sắp xếp bố trí theo kiểu sơ đồ đóng có nghĩa là trưởng phòng và nhân viên cùng làm việc trong một phòng.
Cách sắp xếp theo kiểu này giúp cho các nhân viên trong phòng có thể trao đổi trực tiếp với nhau và trao đổi với trưởng phòng.Trưởng phòng có thể kiểm soát được mọi hoạt động của nhân viên dưới quyền.
Tuy nhiên cách sắp xếp này sẽ mang lại một số không thuận lợi như sau: + Dễ bị phân tán khi có khách đến phòng do hai Ban Nhân Chính và Ban Kế hoạch được sắp xếp vào hai phòng có cửa thông nhau, giữa hai bên chung lối đi vào ở Ban Nhân Chính
+ Nhân viên có thể nói chuyện riêng trong khi làm việc vì các bàn làm việc đặt quay mặt vào nhau, khoảng cách gần nhau
Sơ đồ phòng làm việc của Ban Nhân Chính - Kế hoạch
(Nguồn: Ban Nhân Chính - Kế hoạch)
1- Cửa ra vào
2- Cửa thông với Ban Kế Hoạch 3- Bàn tiếp khách
4- Bàn làm việc của đ/c Thức-Phụ trách Ban nhân chính 5- Bàn làm việc của đ/c Thuý-Nhân viên văn thư
6- Bàn làm việc của đ/c Mây-Nhân viên định mức tiền lương 7- Bàn để máy fax, điện thoại
8- Tủ đựng hồ sơ và con dấu 9- Tủ đựng hồ sơ
10- Bàn để máy in
2.3.5. Trang thiết bị phòng trong Ban Nhân chính- Kế hoạch
Máy móc thiết bị hiện đại giúp cho năng suất lao động tăng lên, công việc được hoàn thành liên tục.Nhận thức được điều đó trong những năm qua Xí nghiệp đã đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại cho phòng Nhân chính- Kế hoạch tương đối đầy đủ. 1 3 4 5 6 7 8 2 9 10
Tuy nhiên do Ban Nhân Chính-Kế hoạch được ghép bởi hai ban Nhân chính và Kế hoạch được bố trí cùng làm việc với hai phòng thông nhau chung cửa ra vào nên về cơ sở vật chất kỹ thuật phải sử dụng chung, còn nhiều bất tiện
Các thiết bị phòng Nhân chính- Kế hoạch đã trang bị như: bàn làm việc, bàn tiếp khách, bàn đánh máy, tủ đựng hồ sơ tài liệu, các loại máy móc như máy vi tính, máy in, máy photo copy.
Các phương tiện văn phòng phẩm: ghim, con dấu, hộp dấu. Các phương tiện thông tin liên lạc: điện thoại, máy fax.
Ngoài ra báo chí là một phương tiện giải trí hữu ích và là nguồn cung cấp thông tin khá hữu hiệu cho người lao động và nhà quản lý. Tuy nhiên số lượng và chủng loại báo chí hiện nay Xí nghiệp đặt chưa đủ, chưa phong phú để có thể đáp ứng các nhu cầu về thông tin cho các phòng ban, đơn vị và cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp.
Nhân viên văn thư-lưu trữ được trang bị đầy đủ những đồ dùng về văn phòng phẩm để phục vụ cho công việc như: bút viết, mực giấy, cặp hồ sơ, dao , kéo, băng dính, bì thư…..
Công ty còn trang bị cho nhân viên văn thư-lưu trữ một quyển lịch để bàn để theo dõi ngày tháng đảm bảo cho việc vào sổ văn bản đến, ghi ngày tháng trên văn bản đi, soạn thảo và chuẩn bị văn bản.
Hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật của phòng:
STT Tên thiết bị Số lƣợng
1 Máy phôtô 1
2 Máy vi tính 3 3 Máy điều hoà 1
4 Máy in 2 5 Điện thoại 1 6 Tủ đựng hồ sơ 1 7 Máy fax 1 8 Bàn làm việc 3 9 Giá đựng sách 3 10 Quạt 4 11 Đèn 4
( Nguồn: Ban Nhân Chính - Kế hoạch)