7. Chi phí tài chính 22 VI.26 00 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0
2.3. Thực trạng của công tác văn thƣ-lƣu trữ tại Xí nghiệpsửa chữa tàu
Hệ thống văn phòng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81được hình thành cùng với sự ra đời của Xí nghiệp. Thực trạng hệ thống văn phòng của xí nghiệp hiện nay gồm có:
Ban nhân chính- Kế hoạch Ban kỹ thuật - Điều độ
Ban Tài chính
Tuy nhiên mọi hoạt động về tham mưu, tổng hợp và nghiệp vụ hành chính đặc biệt là công tác văn thư-lưu trữ hầu như tập trung tại Ban nhân chính- Kế hoạch mà chủ yếu là Ban nhân chính. Có thể nói Ban nhân chính- Kế hoạch là đại diện cho hoạt động văn phòng của Xí nghiệp, đặc biệt là công tác văn thư-lưu trữ. Do đó bài khóa luận chỉ đi vào phân tích và nghiên cứu hoạt động của Ban nhân chính- Kế hoạch, hay nói một cách chính xác làBan nhân chính
2.3.1. Chức năng
Ban Nhân chính - Kế hoạch là một ban nghiệp vụ của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 chịu sự lãnh đạo của Giám đốc Xí nghiệp.
- Tham mưu tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu về tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Xí nghiệp.
- Chức năng hậu cần quản trị: Phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp.
- Chức năng thực hiện chế độ chính sách của người lao động.
- Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp: Kịp thời đề ra nội quy, quy chế trong các công tác sau:
+ Bảo đảm duy trì bảng định viên và kế hoạch lao động.
+ Thực hiện đúng chính sách lao động, tiền lương, chế độ tiền lương, kỷ luật lao động.
+ Đảm bảo sử dụng quỹ tiền lương hợp lý + Định mức lao động hợp lý
+ Hoàn thành chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc công nhân. + Hoàn thành nhiệm vụ hành chính, quản trị phục vụ làm việc của cơ quan, phục vụ chỉ đạo của lãnh đạo Xí nghiệp.
+ Hoàn thành nhiệm vụ công tác kế hoạch - quân sự, tự vệ.
+ Cập nhật số liệu thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng tháng, quý, năm kịp thời chính xác.
+ Tham gia cùng bộ phận thiết kế cơ bản của Công ty, Xí nghiệp xây dựng thiết kế cơ bản của Xí nghiệp gồm làm mới, mở rộng, nâng cấp, sửa chữa nhà làm việc văn phòng, nhà xưởng, nhà ăn, công trình nước, vệ sinh...
2.3.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện.
- Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện quản lý điều hành của lãnh đạo Xí nghiệp.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm về tính pháp lý kĩ thuật soạn thảo văn bản.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ - bảo quản dấu.
- Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV. - Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng kỷ luật, bổ nhiệm, thải hồi người ra khỏi Xí nghiệp và các công việc bố trí khác về nhân sự, lao động.
- Theo dõi thời gian công tác tham gia BHXH của CBCNV, quản lý sổ BHXH và xác nhận hàng năm.
- Mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản. - Sửa chữa quản lý cơ sở vật chất văn phòng. - Kế hoạch trật tự trị an, an toàn cơ quan.
- Tổ chức các cuộc họp hội nghị của Xí nghiệp và tiếp khách.
- Thực hiện công tác quản lý lao động-định mức tiền lương-tiền lương. - Thực hiện các chế độ của người lao động do pháp luật quy định. - Đảm bảo định mức lao động về sử dụng quỹ tiền lương hợp lý.
- Thực hiện chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc công nhân. - Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác lao động, tiền lương tháng, quý, năm kịp thời chính xác.
- Đề xuất các quy định, quy chế phục vụ công tác quản lý điều hành Xí nghiệp.
2.3.3. Sơ đồ Ban Nhân chính
Sơ đồ số 2: