1.Yêu cầu: Trớc khi trộn thì ta phải tạo ra 2 file văn bản riêng biệt nhau, lu với 2 tên file khác nhau.
- File 1: file dữ liệu (Còn gọi là File chèn, nguồn, hay file phụ). File này chứa một bảng dữ liệu, dòng đầu tiên là dòng tiêu đề các dòng tiếp theo là các dòng dữ liệu. (Lu ý: Dòng đầu tiên của bảng phải sát lề trên cùng của trang, trong bảng không chứa ô trộn).
VD: Ta có file dữ liệu chứa bảng dữ liệu sau.
Ho va ten SBD Que quan DLT Word Excel
Nguyễn Lan Hơng VA01 Hà Nội 6 7 8
Đào Thị Hải Anh VA02 Nam Định 8 5 6
Hoàng Thu Hơng VA03 Hà Nam 9 8 9
Nguyễn Cao Cờng VA04 Bắc Ninh 10 6 5
Nguyễn Trờng Giang VA05 Phú Thọ 7 9 2
Hoàng Quốc Việt VA06 Hải Dơng 8 8 6
- File 2: File chính (File mẫu hay file đích) là một dạng giấy mời, thông báo .. đợc định dạng kỹ càng và có chứa các mục đã có trong bảng dữ liệu.
VD: File chính có dạng sau.
trung tâm tin học việt ấn
Đ/C: Số 1 A12 ĐHNN-ĐHQG Hà Nội
---o0o---
Kỳ Thi cuối khoá tin học văn phòng
Ngày thi: 21/10/2005
---o0o---
Phiếu báo điểm
Họ và tên Số báo danh Quê quán Điểm Lý Thuyết Điểm Word Điểm Excel : : : : : : Note: Dòng tiêu đề của bảng nên để ở chế độ không dấu
2. Các bớc trộn văn bản:
B1: Đặt con trỏ ở file chính.
B2: Tools/Mail merge..., xuất hiện hộp thoại. B3: Create → Form Letters... →Active
Window
B4: Get Data → Open data Source, xuất hiện hộp thoại → Mở file dữ liệu → Edit Main Document, xuất hiện thanh công cụ Mail Merge.
B5: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn → Insert Merge Field trên thanh Mail Merge để chọn cột chèn.
B6: Sau khi chèn đủ số cột cần trộn → Kích chọn biểu tợng Merge to New Document ( ) trên thanh Mail Merge để tiến hành trộn văn bản.