II. Tình hình sử dụng các nguồn lực tại Công ty:
B. Quy trình lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng
thức tín dụng chứng từ tại Công ty:
Phương thức thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Công ty thường tuân theo các bước sau:
Bộ chứng từ thanh toán là do phòng kinh doanh lập căn cứ vào điều 5 “Shipping Documents” trong hợp đồng (Mấu hợp đồng đính kèm) và yêu cầu của L/C ở mục 46A “Documents Required”. Với từng loại đối tượng khách hàng, sẽ có những yêu cầu khác nhau về bộ chứng từ thanh toán. Công ty phải lập đầy đủ, chính xác để tránh tình trạng bị từ chối thanh toán.
Khi lập bộ chứng từ thanh toán phải tuân theo những yêu cầu sau đây: - Chứng từ phải được lập đúng và chính xác. (4) (3) (2) (1) Nhận L/C từ NH Giao hàng-Lập bộ chứng từ thanh toán Kiểm tra L/C Xuất trình bộ chứng từ thanh toán Nhận tiền Điều chỉnh hoặc thương lượng Tu chỉnh L/C
- Phải lập đầy đủ các chứng từ cần thiết và các chứng từ có liên quan để đối chiếu khi có sai sót xảy ra.
- Những nội dung trong bộ chứng từ phải được kiểm tra và phê duyệt. Đây là công việc mà các nhân viên phòng kinh doanh khi lập chứng từ phải cẩn trọng xem xét. Công việc này cũng đòi hỏi những nhân viên có kinh nghiệm, có nghiệp vụ vững , am hiểu và luôn cập nhập những thông tin mới nhất để đảm bảo cho bộ chứng từ được chấp nhận thanh toán.
Bước lập chứng từ chỉ thực hiện sau khi các bước đóng hàng đã hoàn thiện.
Sau khi nhận được lệnh cấp container nhân viên sẽ đem lệnh cấp container xuống cảng để kéo container về xưởng đóng hàng. Song song với việc nhận container , nhân viên sẽ thực hiện việc khai báo làm thủ tục Hải quan. Việc đóng hàng diễn ra tại Cảng, sau khi hoàn thành việc đóng hàng, hàng đã lên tàu lúc đó mới thực hiện quy trình lập chứng từ thanh toán. Bộ chứng từ sẽ được lập sau khi các bước đóng hàng đã hoàn thiện.