III. Thu thập và lập bộ chứng từ thanh toán:
1. Các chứng từ và nộidung chứng từ theo yêu cầu:
1.4. Giấy chứng nhận xuất xứ:
Căn cứ vào Hợp đồng hoặc L/C (nếu có) để biết C/O thuộc loại form gì, yêu cầu thể hiện trên bề mặt C/O như thế nào?
Có thể đăng ký C/O trước hoặc sau ngày tàu chạy. Thông thường tại công ty thường làm sau ngày tàu chạy.
Nhân viên làm chứng từ chuẩn bị Bộ hồ sơ đăng kí cấp C/O chỉ trong vòng 10-15 phút rồi mang đến phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam để ký và đóng dấu. Hồ sơ kèm theo bao gồm:
+ Đơn xin cấp C/O - 01 bản (bản chính).
+ Giấy ghi chép hồ sơ C/O - 01 bản (bản chính).
+ 05 tờ C/O (01 bản chính, 04 bản photo): form C/O mua tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam, sau đó điền đầy đủ thông tin trên form. + Invoice - 01 bản (bản sao).
+ Packing list (bản sao).
+ B/L - 01 bản (bản photo có sao y).
+ Tờ khai Hải Quan xuất - 01 bản (bản photo có sao y). + Công văn (nếu có).
+ Hợp đồng ngoại thương (bản sao công chứng)
C/O gồm các form chính A, B, O, T, X D, E, S.... do Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam cấp.
Thứ tự
Loại C/
O Đối tượng cấp
1 Form A Hàng xuất vào các nước phát triển nằm trong hệ thống ưu đãi tổng quát về thuế quan(GSP)
2 Form B Mọi hàng hoá xuất đi các nước
3 Form D Hàng xuất vào các nước khối ASEAN 3 Form E Hàng xuất vào Trung Quốc
4 Form S Hàng xuất vào Lào
5 Form X Sản phẩm cafê xuất sang các nước không thuộc hiệp hội cà fê
6 Form T Sản phẩm dệt xuất sang EU
Tất cả các giấy tờ trên hầu hết chỉ cần là bản sao. Giấy chứng nhận xuất xứ sẽ được cấp ngay trong ngày. Thông thường nếu nhân viên nộp vào buổi sáng thì chiều đã có thể đến lấy.
Về danh nghĩa, C/O là do Phòng thương mại và Công Nghiệp cấp (VCCI) nhưng trên thực tế, VCCI chỉ ký xác nhận và đóng dấu trên Form C/O do công ty chuẩn bị sẵn. (M ẫu gi ấy ch ứng nhận xuất xứ của Công ty đính kèm)
Căn cứ trên hợp đồng, Invoice, Packing List, mẫu giấy chứng nhận xuất xứ của công ty gồm các mục sau :
- Mục 1: Tên và địa chỉ đầy đủ của nhà xuất khẩu.
- Mục 2: Tên và địa chỉ đầy đủ của người ủy thác nhận hàng hóa. - Mục 3: Phương tiện vận tải và hành trình của lô hàng, số B/L. - Mục 4: Dành cho cơ quan cấp chứng nhận xuất xứ.
- Mục 5: Mã và số hiệu các mặt hàng xin cấp chứng nhận xuất xứ. - Mục 6: Mô tả chung về hàng hóa, số lượng và chủng loại kiện hàng. - Mục 7: Ghi trọng lượng/số lượng tổng thể hay các loại đơn vị tính khác. - Mục 8: Số hoá đơn, ngày lập.
- Mục 9: Xác nhận của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam tại Đà Nẵng, chữ ký và đóng dấu, địa điểm cấp, ngày tháng năm xin cấp.
Bộ hồ sơ xin cấp C/O (đã kể trên) được nộp tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam đường Trần Phú Đà Nẵng.
Mỗi công ty sẽ được cấp mã số C/O riêng và mã số này là cố định.
Sau nửa ngày, hoặc một ngày (tuỳ vào lượng khách đăng ký) Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tại Đà Nẵng sẽ tiến hành kiểm tra và cấp C/O cho công ty (trả lại bộ C/O có đóng dấu xác nhận của Phòng Thương Mại).