TQM lă chương trình toăn công ty, liín quan đến tất cả câc phòng, ban, để thực hiện câc mục tiíu của công ty. Môt hình thức quản lý khâ phổ biến trong TQM lă quản lý theo chiều ngang. Cơ sở của hình thức năy như sau:
Một tổ chức thực hiện khâ nhiều chức năng như thiết kế, cung ứng, kinh doanh, sản xuất, kế toân, quản trị hănh chính. Mỗi chức năng năy có thể giao cho một đơn vị hoăn toăn chịu trâch nhiệm. Câch quản lý năy gọi lă quản lý theo chiều dọc. Tuy nhiín, một số chức năng quan trọng lại trải khắp công ty. Những chức năng năy có liín quan trực tiếp đến mục tiíu chung của công ty. Ví dụ như câc mục tiíu chất lượng, chi phí vă giao hăng (3P hay QCS). Nếu không đạt được câc mục tiíu năy thì công ty sẽ tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh. Trong trường hợp chất lượng chẳng hạn, phòng bân hăng nói rõ loại chất lượng như thế năo sẽ lăm hăi lòng khâch hăng. Phòng thiết kế phải
thể hiện chất lượng trong khi lăm đồ ân. Sau đó công việc đảm bảo chất lượng phải qua câc giai đoạn như chuẩn bị sản xuất, chu chuyển hăng hóa. Vấn đề đặt ra lă phải tổ chức quản lý như thế năo để từng đơn vị có ưu tiín thích đâng cho những mục tiíu chung trín nhưng vẫn hoăn thănh câc công việc thuộc chức năng của bộ phận mình.
Muốn vậy phải qui định rõ câc hoạt động vă chức năng của bộ phận năy để đạt được câc mục tiíu chung đó. Nói câch khâc, tất cả những phòng ban chức năng phải liín kết với nhau để đạt câc chỉ tiíu ngang về chất lượng. Mục đích của quản trị theo chức năng ngang lă đạt cho kỳ được câc mục tiíu chức năng của công ty. Bởi vậy, chúng ta phải coi mọi chức năng hiện có lă để phục vụ cho câc mục tiíu chung đó. Câc chức năng quản lý hỗ trợ năy bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, thiết kế, sản xuất, cung ứng vă marketing. Chúng phải được coi lă hạng thứ hai để đạt được QCS (3P), tạo ra những nỗ lực xuyín suốt câc phòng ban. Mối quan hệ giữa câc chức năng ngang vă câc chức chức năng khâc:
Bộ phận chức năng
Marketing Thiết kế Cung ứng Sản xuất Phđn phối Dịch vụ
Chất lượng Chi phí Giao hăng Quản lý chức năng ngang
Quản trị theo phòng ban
Hình 4.5 - BẢNG CHỨC NĂNG DỌC VĂ CHỨC NĂNG NGANG
Câc đường dọc biểu thị câc đơn vị chức năng, câc đường ngang biểu thị câc mục tiíu chức ngang. Câc hoạt động chức năng ngang năy cắt ngang mọi đơn vị trong công ty với mức độ ảnh hưởng khâc nhau.
Có thể mô tả rõ hơn quan hệ giữa chức năng vă chức năng ngang như sau:
LÊNH ĐẠO CAO NHẤT CHUẨN BỊ SX HOẠCH ĐỊNH THIẾT KẾ SP DỊCH VỤ CUNG ỨNG KIỂM TRA PHĐN PHỐI SẢN XUẤT
CHIẾN LƯỢC VĂ HOẠCH ĐỊNH TIẾP THỊ HỖ TRỢ Câc chức năng ngang
Hình 4.6 -QUẢN LÝ CHỨC NĂNG NGANG
Việc quản trị chức năng ngang được củng cố bởi câc hội đồng chức năng, lă một cơ chế bảo đảm sự hoạt động của công ty trín cơ sở đan chĩo nhau. Chẳng hạn, khi thănh lập hội đồng chức năng trong lĩnh vực quản lý chất lượng thì Chủ tịch hội đồng lă thănh viín hội đồng quản trị hoặc Giâm đốc chất lượng, thănh viín không quâ 6 người, có thể lă từ câc phòng ban khâc nhau. Nhiệm vụ của hội đồng lă kết hợp cơ cấu ngang vă dọc để hoăn thiện hoạt động của toăn bộ tổ chức.
Quản lý chức năng ngang đê trở thănh một bộ phận của TQM ở Nhật Bản vă đê được câc công ty hưởng ứng vă âp dụng mạnh mẽ. Nó đê cải tiến hoạt động của công ty theo cả chiều dọc vă chiều ngang.