● Chuẩn bị trước khi giao dịch
Trước phiên giao dịch đầu tiên trong ngày, nhân viên môi giới phải chuẩn bị các các công cụ và tài liệu cần thiết cho hoạt động giao dịch:
- Phiếu lệnh: lệnh mua, lệnh bán, lệnh hủy, tránh để xảy ra tình trạng thiếu phiếu lệnh cho khách hàng đến đặt lệnh.
- Chứng từ kí sẵn đối với những giao dịch qua điện thoại. - Sổ lệnh,
- Bảng mã các chứng khoán,
- Bảng giá tham chiếu, giá sàn, giá trần.
- Nhân viên môi giới và IT kiểm tra lại đường truyền hệ thống máy vi tính, máy chiếu, điện thoại; chuẩn bị máy phát điện, nguyên vật liệu chạy máy phát đề phòng trường hợp bị mất điện không làm ngắt quãng quá trình giao dịch. Lường trước những khả năng bất thường có thể xảy ra để chủ động xử lí, đảm bảo thực hiện cùng nhịp với các quá trình ở SGD và TTGDCK.
● Quy trình giao dịch
Bước 1: nhận lệnh mua bán từ khách hàng
Tùy theo quy định về giao dịch chứng khoán của cơ quan quản lí nhà nước, CTCK có thể nhận lệnh của khách hàng dưới các hình thức như: lệnh bằng văn bản (đặt lệnh trực tiếp), lệnh nói (gọi điện thoại), lệnh bằng các dữ liệu điện tử.
Khi nhận được lệnh của khách hàng, nhân viên môi giới phải kiểm tra tính hợp lệ Nhận lệnh mua bán từ khách hàng
Truyền lệnh cho đại diện tại sàn
Nhận kết quả thu được tại sàn
của lệnh.
+ Trường hợp khách hàng đến giao dịch trực tiếp tại công ty - Kiểm tra CMND, thẻ giao dịch của khách hàng
- Kiểm tra tính hợp lệ của lệnh: kiểm tra đối chiếu chữ kí, số tài khoản của khách hàng với hồ sơ mở tài khoản. CTCK chỉ nhận Phiếu lệnh của khách hàng khi phiếu lệnh đã điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo mẫu phiếu lệnh của công ty (ngày giao dịch, tên đầy đủ của khách hàng hoặc người được ủy thác, số tài khoản, mã chứng khoán, số lượng chứng khoán, giá…). Trong trường hợp các thông tin ghi trên phiếu lệnh không khớp với hồ sơ khách hàng hoặc không đúng theo quy định thì nhân viên môi giới trả lại phiếu lệnh cho khách hàng và yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc làm lại. Không chấp nhận phiếu lệnh bị rách, tẩy xóa.
+ Trường hợp khách hàng đặt lệnh qua điện thoại
Nhân viên môi giới nhận lệnh của khách hàng qua điện thoại của công ty có gắn bộ phận ghi âm và phải ghi âm lại khi nhận lệnh. Việc nhận lệnh qua điện thoại được thực hiện như sau:
- Nhận điện thoại và bật máy ghi âm,
- Kiểm tra mật mã, đối chiếu số điện thoại gọi đến với số điện thoại khách hàng đã đăng kí giao dịch theo hợp đồng (khách hàng khi đăng kí đặt lệnh qua điện thoại sẽ tạo một mật mã để thực hiện giao dịch). Nếu khớp đúng thì yêu cầu khách hàng đọc rõ ràng nội dung lệnh đặt để ghi vào phiếu lệnh: họ tên, số CMND, số tài khoản, mã chứng khoán, số lượng, giá, phiên giao dịch. Nếu không khớp đúng thì từ chối nhận lệnh.
- Sau khi nghe xong toàn bộ yêu cầu của khách hàng, nhân viên môi giới phải nhắc lại toàn bộ yêu cầu của khách hàng để đảm bảo chắc chắn mọi yêu cầu của khách hàng đã được ghi nhận đầy đủ, chính xác, không thiếu hoặc nhầm lẫn.
- Băng ghi âm phải được bảo quản và lưu giữ cho đến khi giao dịch hoàn tất. + Trường hợp đặt lệnh qua fax
- Lệnh chuyển qua fax phải theo đúng mẫu phiếu lệnh của công ty và cũng phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo quy định.
- Nhân viên môi giới kiểm tra tính chính xác của các thông tin. - Lưu giữ bản fax và bảo quản cho đến khi hoàn tất giao dịch.
Để đảm bảo an toàn khi thực hiện nghiệp vụ môi giới, tránh những xung đột không đáng có, các CTCK thường yêu cầu các khách hàng đặt lệnh từ xa (gọi điện thoại, gửi fax…) gửi lại phiếu lệnh gốc trong ngày giao dịch. Nếu vì những lí do chính đáng, khách
hàng không thể gửi phiếu lệnh trong ngày thì nhân viên môi giới phải báo cáo với cấp quản trên để có biện pháp xử lí.
Đối với lệnh hủy: nhân viên môi giới đối chiếu với lệnh gốc và thực hiện hủy lệnh trong hệ thống của công ty, thông báo cho đại diện tại sàn để hủy lệnh tại hệ thống của SGD & TTGDCK. Trường hợp lệnh hủy không kịp thì báo lại ngay cho khách hàng (nếu là lệnh hủy theo yêu cầu của khách hàng), báo cho trưởng phòng để có biện pháp xử lí (nếu lệnh hủy do sai sót của nhân viên môi giới).
Phiếu lệnh giao dịch phải được người môi giới của công ty chứng khoán ghi nhận số thứ tự và thời gian (ngày, giờ, phút) nhận lệnh tại thời điểm nhận lệnh. CTCK phải thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác lệnh giao dịch của khách hàng, phải lưu trữ các phiếu lệnh của khách hàng theo quy định của pháp luật.
Sau khi kiểm tra lệnh của khách hàng, nhân viên môi giới nhập lệnh vào hệ thống, đối chiếu thông tin về khách hàng và kiểm tra số dư:
- Đối với lệnh mua: kiểm tra tài khoản của khách hàng xem có đủ tiền kí quỹ theo quy định không?
Tiền kí quỹ phải có = Giá trị lệnh mua x Tỉ lệ kí quỹ + Phí môi giới
Nếu không đủ tiền kí quỹ, nhân viên môi giới yêu cầu khách hàng nộp thêm hoặc viết lại phiếu lệnh.
- Đối với lệnh bán: kiểm tra tài khoản chứng khoán của khách hàng xem số lượng chứng khoán đặt bán có trong tài khoản lưu kí của khách hàng?
Số lượng chứng khoán lưu kí phải ≥ số lượng chứng khoán đặt bán x tỉ lệ kí quỹ
Trong đó tỉ lệ kí quỹ do luật định trong từng thời kì. Ở Việt Nam hiện nay, tỉ lệ kí quỹ đối với giao dịch mua là 70%, đối với giao dịch bán: do chưa cho phép thực hiện giao dịch bán khống nên số lượng chứng khoán lưu kí tối thiểu phải bằng lượng chứng khoán đặt bán. Nếu khách hàng không đủ chứng khoán kí quỹ thì yêu cầu khách hàng viết lại phiếu lệnh.
Sau khi kiểm tra, nếu lệnh mua bán của khách hàng đủ điều kiện giao dịch, nhân viên môi giới kí vào phiếu lệnh và chuyển cho đại diện sàn để truyền lệnh vào SGD, TTGDCK. Số tiền và chứng khoán kí quỹ chỉ bị phong tỏa cho đến hết phiên giao dịch.
Trường hợp khách hàng mở tài khoản lưu kí tại thành viên lưu kí không phải là thành viên giao dịch, thành viên giao dịch và thành viên lưu kí phải kí hợp đồng thỏa thuận trách nhiệm bảo đảm nguyên tắc thành viên giao dịch chịu trách nhiệm thực hiện lệnh giao dịch, thành viên lưu kí chịu trách nhiệm kiểm tra tỉ lệ kí quỹ chứng khoán của khách hàng và đảm bảo thanh toán cho khách hàng theo quy định pháp luật.
Trường hợp nhận lệnh giao dịch của khách hàng qua internet, qua điện thoại, qua fax, công ty chứng khoán phải tuân thủ:
+ Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn, đảm bảo có ghi nhận thời điểm nhận lệnh;
+ Đối với lệnh nhận qua điện thoại, fax, công ty chứng khoán phải đảm bảo nguyên tắc: xác nhận lại với khách hàng trước khi nhập lệnh vào hệ thống giao dịch, lưu giữ bằng chứng chứng minh về việc đặt lệnh của khách hàng;
Lệnh giao dịch được coi như một đơn đặt hàng cố định của khách hàng đối với CTCK. Vì vậy trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bên phải được quy định rõ ràng và được các bên tôn trọng chấp hành. Khi không nhập được lệnh của khách hàng vào hệ thống giao dịch do lỗi của mình, công ty cần có biện pháp khắc phục thích hợp.
Bước 2: Truyền lệnh cho đại diện sàn
Mọi lệnh giao dịch chứng khoán niêm yết tại SGDCK, TTGDCK phải được truyền qua trụ sở chính, hoặc chi nhánh CTCK trước khi nhập lệnh vào hệ thống giao dịch của SGDCK.
Sau khi kiểm soát lại lệnh, nhân viên môi giới chuyển lệnh giao dịch của khách hàng tới nhân viên môi giới của công ty tại SGDCK. Lệnh được chuyển tới đại diện tại sàn theo các hình thức: đọc lệnh qua điện thoại (có gắn thiết bị ghi âm), hoặc truyền qua fax, qua mạng máy tính. Lệnh phải được truyền ngay sau khi kiểm soát xong theo đúng thứ tự đặt lệnh của khách hàng đầy đủ, chính xác. Sau khi nhận được lệnh, nhân viên môi giới của công ty chuyển tới các nhà môi giới lập giá của SGD hoặc chuyển lệnh vào máy chủ của sở để thực hiện việc so khớp lệnh.
Bước 3: Nhận kết quả giao dịch
Sau khi đấu giá hoặc khớp lệnh, trung tâm điện toán của SGD thực hiện việc cập nhật dữ liệu của các giao dịch đã được thực hiện và thông báo ngay cho phòng môi giới của CTCK. Thông thường việc thông báo này được thực hiện thông qua mạng vi tính của sở theo mẫu quy định sẵn trong thời gian quy định.
Kết thúc phiên giao dịch, nhân viên môi giới thông báo kết quả cho khách hàng căn cứ vào kết quả khớp lệnh từ SGD, TTGDCK.