Nguyên vật liệu của Công ty được sử dụng chủ yếu cho việc sản xuất. Khi nhận được phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán nguyên vật liệu tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ rồi tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
b.1. Các thông tin liên quan đến phiếu xuất kho:
- Mã giao dịch: mã nhập vào để biết được vật tư xuất kho dùng cho mục đích gì.
- Mã khách: Nhập mã khách thì máy sẽ đưa ra tên đầy đủ của khách hàng.
Trong khi chọn khách hàng có thể thêm khách hàng mới phát sinh hoặc sửa thông tin của khách hàng sẵn có.
- Người nhận hàng: Nhập tên người nhận hàng. - Diễn giải: Diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Ngày ht: Ngày mà kế toán hạch toán để ghi vào sổ. - Ngày lập px: Ngày lập phiếu xuất kho.
- Quyển số: Số thứ tự đóng quyển phiếu xuất kho. - Số px: Máy điền số thứ tự phiếu xuất kho.
- Cột Mã hàng: Nhập mã vật tư xuất kho từ danh mụcvật tư.
- Cột Tên hàng: Khi nhập mã vật tư thì máy tự động điền tên vật tư.
- Cột đơn vị tính: Khi nhập mã vật tư thì máy tự động điền đơn vị tính của vật tư đó.
- Cột Mã kho: Chọn mã kho từ danh mục kho. - Cột Vụ việc: Điền tên vụ việc phát sinh (nếu có). - Cột Tồn kho: Máy tự động cập nhật số liệu. - Số lượng: Nhập số lượng vật tư xuất kho.
- Cột Giá VND: Nhập đơn giá của vật tư xuất kho. - Cột Tiền VND: Máy tự động tính ra tổng tiền.
- Cột Tk nợ: Nhập số hiệu tài khoản theo định khoản nghiệp vụ phát sinh. - Cột Tk có: Nhập số hiệu tài khoản theo định khoản nghiệp vụ phát sinh. Mỗi một dòng trên màn hình nhập liệu cho phép cập nhật thông tin liên quan đến một loại nguyên vật liệu.
b.2. Các thao tác vào một phiếu xuất kho:
Bước 1: Từ màn hình giao diện, kế toán vào mục “Kế toán hàng tồn kho”. Màn hình giao diện giống như đối với thao tác của phiếu nhập kho.
Bước 2: Kích vào mục “Cập nhật số liệu”. Bước 3: Chọn loại phiếu xuất kho.
Bước 4: Điền các thông tin vào phiếu xuất kho. Bước 5: Lưu chứng từ.
Trước khi lưu chứng từ sẽ thực hiện một loạt các kiểm tra về tính đúng đắn của số liệu được cập nhật như: kiểm tra xem số chứng từ có bị trùng không; kiểm tra xem số lượng, số tiền có đúng không...
Bước 6: Nếu muốn in chứng từ vừa mới cập nhật theo quy định thì nhấn vào nút lệnh “In chứng từ”. Khi phát hiện chứng từ nhập bị sai sót nhấn vào nút lệnh “Sửa” và thực hiện sửa chứng từ hiện thời.
Khi muốn xóa chứng từ vừa nhập nhấn vào nút lệnh “Xóa”, xoá chứng từ hiện thời.
Ví dụ:
Nhập liệu cho phiếu xuất kho ngày 20/ 3/ 2009, xuất kho thép phi 16 cho sản xuất với số lượng là 2.400 kg, đơn giá xuất kho là 8.250 đ/kg:
- Bước 1: Vào mục “Kế toán hàng tồn kho”. - Bước 2: Kích chuột vào mục “Cập nhật số liệu”. - Bước 3: Kích chuột vào “Phiếu xuất kho”.
Kế toán nhập liệu cho các vật liệu khác trong phiếu xuất kho tại các dòng tiếp theo.
- Bước 5: Lưu chứng từ. Mẫu Phiếu xuất kho như sau: