Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu được nhập kho từ nguồn thu mua bên ngoài nên yêu cầu kế toán phải phản ánh đúng đắn, đầy đủ, chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu bao gồm: giá hoá đơn, chi phí thu mua thực tế và tình hình thanh toán với người bán.
Khi nhận được phiếu nhập kho do thủ kho gửi lên, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ rồi tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
a.1. Các thông tin liên quan đến phiếu nhập:
- Mã giao dịch: mã nhập vào để biết được vật tư nhập do mua ngoài hay nhập kho từ các nguồn khác.
- Mã khách: Nhập mã khách thì máy sẽ đưa ra tên đầy đủ của Công ty bán vật tư cho Công ty mình.
- Địa chỉ: Khi kế toán nhập mã khách thì chương trình sẽ tự động điền địa chỉ của khách hàng.
- Người giao hàng: Nhập tên người giao hàng.
- Diễn giải: Diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Ngày ht: Ngày mà kế toán hạch toán để ghi vào sổ. - Ngày lập pn: Ngày lập phiếu nhập kho.
- Quyển số: Số thứ tự đóng quyển phiếu nhập kho. - Số pn: Máy điền số thứ tự phiếu nhập kho.
- Cột Mã hàng: Nhập mã vật tư nhập kho từ danh mục vật tư.
- Cột Tên hàng: Khi nhập mã vật tư thì máy tự động điền tên vật tư.
- Cột đơn vị tính: Khi nhập mã vật tư thì máy tự động điên đơn vị tính của vật tư đó.
- Cột Mã kho: Chọn mã kho từ danh mục kho.
- Cột Vụ việc: Điền tên vụ việc phát sinh theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột Tồn kho: Máy tự động cập nhật số liệu.
- Số lượng: Nhập số lượng vật tư nhập kho.
- Cột Giá VND: Nhập đơn giá của vật tư nhập kho. - Cột Tiền VND: Máy tự động tính ra tổng tiền.
- Cột Tk nợ: Nhập số hiệu tài khoản theo định khoản nghiệp vụ phát sinh. - Cột Tk có: Nhập số hiệu tài khoản theo định khoản nghiệp vụ phát sinh. a.2. Các thao tác vào một phiếu nhập kho:
Bước 1: Từ màn hình giao diện vào mục “Kế toán hàng tồn kho”, khi đó màn hình sẽ xuất hiện các menu sau: (Minh hoạ bằng giao diện).
Bước 2: Kích vào mục “Cập nhật số liệu”, khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện các chứng từ (Minh hoạ bằng giao diện như trên).
Bước 3: Chọn phiếu nhập kho.
Bước 4: Điền các thông tin vào phiếu nhập. Bước 5: Lưu chứng từ.
Trước khi lưu chứng từ sẽ thực hiện một loạt các kiểm tra về tính đúng đắn của số liệu được cập nhật như: kiểm tra xem số chứng từ có bị trùng không; kiểm tra xem số lượng, số tiền đã khớp đúng chưa...
Bước 6: Nếu muốn in chứng từ vừa mới cập nhật theo quy định thì nhấn vào nút lệnh “In chứng từ”. Khi phát hiện chứng từ nhập bị sai sót nhấn vào nút lệnh “Sửa” và thực hiện sửa chứng từ hiện thời.
Khi muốn xóa chứng từ vừa nhập nhấn vào nút lệnh “Xóa”, xoá chứng từ hiện thời.
Khi muốn nhập liệu cho chứng từ mới thì nhấn vào nút lệnh “Mới”; còn khi muốn kết thúc với màn hình nhập liệu thì nhấn vào nút lệnh “Quay ra”.
Ví dụ: Nhập liệu cho phiếu nhập kho ngày 15/ 3/2009 nhập kho thép phi 16, số lượng là 2.490 kg, đơn giá là 8.250 đ/kg tại kho CT trường học Thuận Thành:
Bước 1: Vào mục “Kế toán hàng tồn kho”. Bước 2: Kích chuột vào “Cập nhật số liệu”. Bước 3: Kích chuột vào “Phiếu nhập kho”.
Bước 5: Lưu chứng từ .
Mẫu phiếu nhập kho như sau: