Để cĩ thể thực hiện loại hình tập huấn một cách hiệu quả, một trong những yếu tố quan trọng là chúng ta phải thiết lập một số nguyên tắc tương đối cố định, vì chúng ta muốn tạo lập khơng khí tin tưởng và tính riêng tư của những câu chuyện được chia sẻ.
Sau đây là 3 nguyên tắc cơ bản:
• Tất cả các thành viên phải tham gia tất cả các buổi tập huấn. Nếu học viên nào đĩ muốn xin nghỉ, cần phải xin phép và đưa ra thảo luận trước khi được chấp thuận.
• Trong bất kỳ trường hợp nào, khơng cho khách đến tham quan, bao gồm cả nhà báo. Điều này phải được thống nhất giữa nhĩm, cán bộ tập huấn và cĩ thể cả các cơ quan đối tác.
• Cần tắt tồn bộ điện thoại di động (khơng để ở chế độ rung hoặc im lặng) nhằm tránh gây ảnh hưởng đến khố tập huấn. Chỉ cần để một số điện thoại của một trợ lý hoặc đối tác phịng trường hợp khẩn cấp.
Khi bắt đầu khĩa tập huấn, cán bộ tập huấn nên ngồi lại với nhĩm và thảo luận, sau đĩ thống nhất về một số các quy định chính như việc đến muộn, về sớm, thời gian đi vệ sinh, uống thuốc, gọi các cuộc điện thoại quan trọng, v.v.
Trước khi chính thức bắt đầu, điều quan trọng là chỉ ra cho các học viên thấy nguyên tắc ‘tất cả hoặc khơng gì cả’: một là bạn sẽ tham gia từ đầu đến cuối hoặc hồn tồn khơng tham gia; khố tập huấn chỉ cĩ ích khi cả nhĩm tham gia khố tập huấn từ đầu đến cuối. Cĩ thể sẽ cĩ một vài học viên xin nghỉ một buổi nào đĩ, nhưng vẫn muốn tham gia, hoặc cĩ những thành viên mới, được bạn bè giới thiệu, và cho rằng khĩa tập huấn cĩ ích cho mình, đến ngày thứ 2 mới đến tham gia lớp tập huấn. Trong những trường hợp đĩ, sẽ rất khĩ mà từ chối họ, bởi bất cứ ai cần giúp đỡ cũng nên cĩ quyền tiếp cận với lớp tập huấn này. Tuy nhiên, cũng cần phải hết sức thận trọng, bởi khi ta cho những người mới tham gia, sẽ rất dễ xảy ra tình trạng họ bị cơ lập hoặc trở thành người
ngồi cuộc nếu phần cịn lại của lớp đã đi qua giai đoạn gắn kết, đã thuộc lịng các bài tập và đã bắt đầu quá trình chia sẻ tình cảm mà các thành viên mới chưa được biết đến. Việc bắt nhịp với tồn lớp khi đĩ rất khĩ và thậm chí cĩ thể mang đến những kết quả trái ngược với mục tiêu của khĩa đào tạo.
Ở đây xin nhắc lại, việc từ chối các thành viên mới là rất khĩ. Do vậy, ngay từ đầu chúng ta nên thiết lập những quy tắc thật rõ rằng để tránh những tình huống khơng mong muốn về sau.