ỨNG DỤNG MISCROSOFT EXCEL TỰ ĐỘNG HOÁ CẬP NHẬT SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TOÁN
CHƯƠNG I: CÁC BƯỚC KHỞI ĐẦU THIẾT LẬP SỔ SÁCH KẾ TOÁN VỚI BẢNG TÍNH EXCEL
TÍNH EXCEL
I. Lưu trữ an toàn và có hệ thống các tập tin.
Khác với công việc thực hiện kế toán ghi chép bằng tay lên các sổ kế toán , các dữ kiện lưu trữ an toàn hơn so với lưu trữ trên máy tính. Tuy nhiên việc thực hiện kế toán bằng máy tính giúp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức . Thế nhưng đôi khi chúng ta không cẩn thận sẽ gặp phải rủi ro như mất tập tin, hư tập tin.Vì thế, lưu trữ có hệ thống và bảo vệ các thành quả công việc là hết sức cần thiết đối với công tác kế toán, công việc đòi hỏi phải sử dụng nhiều tập tin. Trong giới hạn giáo trình cũng như công tác kế toán của tứng doanh nghiệp, chúng tôi không thể đưa ra giải pháp hoàn mà chỉ hướng dẫn một số biện pháp chung để giúp thực các bạn hiện công việc một cách hiệu quả.
Tạo thư mục riêng cho công tác kế toán :
Lưu tập tin “bừa bãi “ trên ổ cứng sẽ gây bất tiện cho công việc quản lý tập tin. Vì thế nên tạo thư mục riêng chỉ lưu những thông tin công việc kế toán.
Trên thực tế sổ sách kế toán được thực hiện tổng kết theo từng tháng và từng năm. Vì vậy phải lưu tập tin theo từng tháng, từng năm thực hiện để dễ dàng truy cập, tìm kiếm .
Ví dụ C: | Kế toán Năm 2008 Năm 2009 Tháng 01 BC tài chính BC công nợ Tháng 02
1. Đặt tên cho tập tin: Đặt tên tập tin ngắn gọn, mang tính gợi nhớ và bao gồm yếu tố thời gian. 2. Thực hiện các bảng tính có nội dung liên quan đến cùng một vấn đề chung một tập tin.
Ví dụ: Khi thực hiện bảng lương sẽ tạo một số bảng tính như chấm công, thưởng, bảng lương… nhưng chúng ta có thể thực hiện các bảng tính này trên cùng một tập tin duy nhất ví dụ Bluong.xls với các sheet tương ứng sẽ là Manhanvien, bangluong, chamcong, bangthuong…
3. Lưu tập tin: Tất cả công việc kế toán thực hiện bằng máy nói chung và excel nói riêng được lưu trữ dưới dạng tập tin trên ổ cứng. Để tránh rủi ro, sự cố máy tính xảy ra nên lưu tập tin vào nhiều ổ đĩa khác nhau để đảm bảo thông tin kế toán.
Trình tự thiết lập bảng tính:
Thiết lập bảng tính phải tuân theo bố cục của biểu mẫu được quy định bởi nhà nước. Tuy có sự khác biệt giữa các mẫu biểu nhưng nhìn chung bao gồm ba phần chính.
+ Phần tiêu đề: Trình bày trên cùng bắt đầu bảng tính. Bố cục tiêu đề:
- Thông tin về công ty: Tên, địa chỉ, số điện thoại… thường nằm góc bên trái. - Thông tin về mẫu biểu kế toán theo quy định thường có số sêri nằm góc bên phải. Hai thông tin trên được định dạng font chữ nhỏ hơn font chữ trong bảng tính.
Tiêu đề bảng tính biểu hiện nội dung chính của bảng tính.Định dạng font chữ lớn in đậm, canh giữa của bảng tính.
Dưới dòng tiêu đề là “Ngày tháng năm” + Phần nội dung bảng tính:
Tùy theo mẫu biểu kế toán, kích cỡ, nhiều dòng, nhiều cột:
Nhập đầy đủ các dữ liệu cố định như: tên, chỉ tiêu, nội dung từng cột….
Lập công thức đơn giản hơn và có tham chiếu các địa chỉ trong bảng tính đang làm. Hoàn thiện các công thức phức tạp có tham chiếu ở bảng tính khác.
+ Phần cuối bảng tính: là chữ ký của người lập bảng, kế toán trưởng, thủ trưởng hay giám đốc Ví dụ: Đơn vị: ___________ Mẫu số 05 - LĐTL Bộ phận:___________ Ban hành theo QĐ số 1141 – TC/QĐ/CD9KT Ngày 01-11-1995 Của bộ tài chính BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG
Tháng Năm
STT Họ và tên Bậc lương Mức thưởng Ghi chú Xếp loại
thưởng Số tiền Ký nhận
Cộng
Ngày tháng năm Kế toán thanh toán Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
CHƯƠNG II:
PHÂN TÍCH VÀ TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU
I.Phân tích cơ sở dữ liệu
1. Khái niệm:Là quá trình mổ xẻ thông tin của hệ thống chuẩn bị thiết lập nhằm đánh giá các yếu tố :
+ Hệ thống có đầu ra gồm những gì? + Đầu vào của hệ thống là gì? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Các ràng buộc đầu vào? + Các ràng buộc đầu ra?
+ Những chức năng nào sẽ được thực hiện trong hệ thống đó để tiếp nhận đầu vào và đầu ra.
2. Thực hiện phân tích cơ sở dữ liệu:
- Tạo ra một nhóm các bảng biểu để nhập dữ liệu các phát sinh kế toán. Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán phản ánh phải hội đủ các thông tin sau:
Ngày lập CT
Số CT Nội dung Tài khoản
Nợ
Tài khoản
Có
Số tiền Chi tiết TK Nợ
Chi tiết TK Có
Cộng
- Xây dựng hệ thống danh mục ràng buộc: danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục nhân viên, danh mục nhà cung cấp, danh mục kho, danh mục hàng hóa, danh mục hoạt động kinh doanh.
- Đặt tên cho vùng dữ liệu để thuận tiện cho việc khai thác dữ liệu sau này .
Ví dụ :Chúng ta cần biết tổng phát sinh nợ của tài khoản 331 là bao nhiêu, dùng hàm sumif để tính . Khi dùng hàm sumif thì vùng điều kiện phải là cột TK Nợ. Thay vì đánh khối cột TK Nợ chúng ta đặt tên cho cột TK Nợ là TKNO. Sau đó trong hàm sumif chỉ cần đánh = sumif( TKNO, ….,……)
-Tạo các báo cáo tài chính trên cơ sở các dữ liệu nhập vào: + Giải pháp ngôn ngữ, hàm, hay chức năng nào sẽ hỗ trợ.
+ Các báo cáo sản sinh ra bao gồm những dữ liệu nhập vào là gì, các chức năng hay hàm thao tác thế nào trên CSDL để thiết lập báo cáo.
II.Thiết lập cơ sở dữ liệu
1.Bảng liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh: Bảng này đựơc đặt ở sheet đầu tiên có tên \PSTH /.Tạo bảng này khoản 300 hàng ( tuỳ vào lượng phát sinh) có chèn thêm hàng . Hàng cuối cùng lấp dãy ký tự “END” để nhận diện kết thúc bảng.
- Các số liệu trên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, công nợ, báo cáo tài chính liên quan đến truy suất từ bảng PSTH này. Vì vậy nếu cắt hay di chuyển các ô trên bảng này, sẽ ảnh hưởng các sheet khác.
-Để bảo vệ sheet PSTH chúng ta cần khoá lại bằng phương thức Protect sheet Bảng phát sinh tổng hợp :
- Bảng phát sinh tổng hợp bao gồm chín cột . Kéo dài trên 300 hàng tùy thuộc vào phát sinh nghiệp vụ trong tháng của doanh nghiệp.Cột một ghi “Ngày chứng từ”, cột hai ghi “Số chứng từ”, cột ba ghi “Nội dung hay diễn giải”, cột bốn ghi Tài khoản Nợ”, cột năm ghi “Tài khoản Có”, cột sáu ghi “Số tiền”, cột bảy ghi “Mã khách hàng Nợ”, Cột tám ghi “Mã khách hàng Có”, cột ghi “Ghi chú”.
- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày được ghi lên bảng phát sinh tổng hợp. Số liệu của bảng này sẽ được truy xuất sang các sổ kế toán và báo cáo kế toán.
BẢNG PHÁT SINH TỔNG HỢP A B C D E F G H I Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền Mã KH Nợ Mã KH Có Ghi chú …. ….. ….. Tổng cộng 2.Các bảng danh mục:
a. Danh mục tài khoản: Danh mục tài khoản gồm 2 cột chính:
Mã TK và Tên TK. Ngoài ra, những cột khác hỗ trợ cho quá trình xác định một tài khoản thuộc loại nào:
DANH MỤC TÀI KHOẢN Mã TK Tên TK Bút toán Có đối tượn g Khách hàng Nhân viên Đơn vị Vật tư HH ,SP Hoạt động Kết quả 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam x 1112 Tiền ngoại tệ x 1113 Vàng bạc, kim quý, đá quý x 112 Tiền gửi ngân
hàng 1121 Tiền Việt
Nam
x x x (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1122 Tiền ngoại tệ x x x
- Bút toán : Nếu cột này đánh dấu X thì TK được dùng để hạch toán. Giả sử có TK 511 nhưng để hạch toán từng hoạt động kinh doanh riêng biệt nên kê khai tài khoản cấp 2: 5111, 5112 và TK 511 không được đánh dấu X chỉ đánh dấu X ở TK 5111,51112 nên khi hạch toán chỉ hạch toán TK 5111, 5112.
- Có đối tượng: Nếu cột này cần chi tiết , chúng ta đánh dấu X. Khi cột này không đánh X thì không kê khai đối tượng cho tài khoản đó. Nếu đã có đối tượng, thì phải đánh dấu đối tượng đó là đối tượng gì: theo khách hàng, theo đơn vị, theo hoạt động…
- Khách hàng: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu trong danh mục khách hàng.
- Nhân viên: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu trong danh mục nhân viên.
- Đơn vị: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu trong danh mục các đơn vị của công ty như phân xưởng 1, phòng nhân sự, phòng thương mại…
- VT, HH, SP: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu trong danh mục Vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
- Hoạt động: Nếu cột này đánh dấu X thì phải kê khai chi tiết. Chi tiết được tra cứu trong danh mục hoạt động như hoạt động kinh doanh, hoạt động chia cổ tức, hoạt động vay.
- Kết quả: Khi đánh dấu cột này, kế toán phải kê khai thuộc kết quả hoạt động nào.
b. Danh mục khách hàng: (DM- KHACHHANG): Gồm 2 cột: Mã khách hàng, Tên khách hàng, có thêm các cột khác như địa chỉ, mã số thuế…
DANH MỤC KHÁCH HÀNG
Mã KH Tên KH Địa chỉ Mã Số Thuế Điện thoại CTYA Công ty kim khí
điện máy
CTYB Công ty Bách hóa tổng hợp CTYC Công ty Vật tư
phụ tùng
CTYD Công ty Xuất nhập khẩu
ACB Ngân hàng Á Châu VCB Ngân hàng Vietcombank …. ….
c. Danh mục nhân viên: (DM_ NHANVIEN) có 5 cột: Cột một ghi “Mã nhân viên”, cột hai ghi “họ tên nhân viên”, cột ba ghi “bộ phận công tác” cột năm ghi “ chức vụ”, cột sáu ghi “thời gian công tác”.
DANH MỤC NHÂN VIÊN
Mã nhân viên Tên nhân viên Bộ phận Chức vụ Thời gian công tác NV001 Nguyễn Văn Minh VPCT Kế toán NV002 Phạm Minh Hưng PX1 Quản lý NV003 Hoàng Khánh Ngọc PX2 Quản lý
NV004 Phạm Văn Tiến VPCT Nhân viên
d. Danh mục đơn vị: Liệt kê các đơn vị trong công ty: Bao gồm mã đơn vị và tên đơn vị.
DANH MỤC CÁC ĐƠN VỊ TRONG CÔNG TY Mã đơn vị Tên đơn vị HC Hành chính quản trị TCKT Tài chính kế toán TM Thương mại PX1 Phân xưởng 1 KHO1 Kho số 1 VPCT Văn phòng công ty CH1 Cửa hàng 1
e. Danh mục hoạt động: Bao gồm 2 cột: Cột một ghi “mã hoạt động”, cột hai ghi “ tên hoạt động”.
DANH MỤC HOẠT ĐỘNG
Mã Tên hoạt động
KD Hoạt động kinh doanh chính
TS Thu,chi liên quan TSCĐ đầu tư dài hạn
VAY Vay
GOPVON Góp vốn đầu tư vào đơn vị khác. LAI Vố chủ sở hữu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
VON Lãi vay,lãi cho vay
COTUC Cổ tức hay lợi nhuận được chia THUE Thuê tài chính
f. Danh mục vật tư, hàng hóa, sản phẩm: Được xây dựng bởi 3 cột: Cột một ghi “Mã vật tư”, cột hai ghi “tên vật tư- hàng hóa- sản phẩm”, cột ba ghi “đơn vị tính”.
DANH MỤC VẬT TƯ - HÀNG HÓA – SẢN PHẨM Mã Tên vật tư – hàng hóa – sản phẩm Đơn vị tính NVLA Nguyên vật liệu chính
NVLA1 Nguyên vật liệu phụ
NLA Nhiên liệu
SPA Sản phẩm A
HH1 Hàng hóa 1
g. Danh mục theo dõi kết quả: Bao gồm 2 cột cho biết những đối tượng nào thuộc diện phải tính toán đến kết quả.Cột một thể hiện mã kết quả, cột hai thể hiện tên kết quả.
DANH MỤC THEO DÕI KẾT QUẢ Mã Tên đơn vị HH1 Hàng hóa 1
SPA Sản phẩm A
TC Hoạt dộng tài chính KHAC Hoạt động khác
3.Bảng số dư đầu kỳ: Bao gồm 5 cột. Kéo dài 100 hàng và kết thúc bởi các ký tự END. Cột 1 có tiêu đề “ Tài khoản”, cột 2 có tiêu đề “chi tiết”, cột 3 có tiêu đề “Dư nợ”, cột 4 có tiêu đề “ dư có”, cột 5 có tiêu đề “TK chi tiết”. Cột này được tạo ra bởi phép nối giữa cột TK và Chi tiết.
Dữ liệu cột này được lấy từ bảng cân đối phát sinh chi tiết cuối kỳ trước. SỐ DƯ ĐẦU KỲ
Tài khoản Chi tiết Dư Nợ Dư Có TK chi tiết
111 1111 500.000 111111 112 ACB 100.000 112ACB 141 NV001 1.200 141NV001 142 PX1 1.500 142PX1 152 NVLA 5.000 152NVLA 211 PX1 30.000 211PX1 411 1.010.000 411
Khi thiết lập bảng cân đối chi tiết cuối kỳ làm nền tảng cho nhũng số dư các kỳ sau này. Bảng cân đối chi tiết thể hiện số dư có đối tượng của những tài khoản dùng hạch toán.
Khi xây dựng một bảng số dư, phải tuân thủ yêu cầu là tài khoản số dư được phản ánh theo tài khoản bút toán và đối tượng có số dư chỉ thiết lập khi tài khoản bút toán có đối tượng.
Ví dụ: TK 131, chúng ta có tài khoản cấp hạch toán: 1311 Phải thu từ kinh doanh nhớt
1312 Phải thu từ kinh doanh xăng
II. Lưu trữ dữ liệu: Mỗi một kỳ, chúng ta tạo một book để thực hiện toàn bộ tổ chức dữ liệu. Đến kỳ sau , chúng ta thiết lập bảng số dư chuyển kỳ sau.Và kỳ sau được lập trên một book khác.
Ngoài những tổ chức trên, chúng ta thiết lập thêm một số các báo cáo kế toán chi tiết phục vụ công tác kế toán bao gồm : Bảng phân bổ, bảng lương, bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng tính giá thành, sổ cái, sổ chi tiết, báo cáo tài chính.
III. Nguyên tắc vận hành hệ thống:
Hệ thống mà chúng ta thiết lập có nhiều sheet nhưng nằm trong hai cụm chính:
- Các sổ kế toán chi tiết: Bao gồm các sổ tiền gửi ngân hàng, sổ quỹ tiền mặt, thống kê xuất nhập tồn, hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ, phân bổ khấu hao, phân bổ tiền lương, bảng phân bổ giá thành, báo cáo doanh thu …..
- Kế toán tổng hợp: Bao gồm bảng PSTH( giống sổ nhật ký chung), bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái, báo cáo kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ….
Nguyên tắc chung khi vận hành hệ thống: Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh ngày hằng để ghi lên bảng PSTH. Số liệu ở bảng phát sinh tổng hợp sẽ cung cấp để thiết lập các sổ cái, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả….