I. Sử dụng tên Mảng:
Mảng là tập hợp một số ô liền nhau.
Microsoft Excel cho phép đặt tên cho một ô hoặc một mảng nào đó và có thể sử dụng tên này trong các công thức tính toán thay cho việc phải việt lại địa chỉ của ô hoặc mảng này.
Lợi ích của việc dùng tên Mảng thay cho một địa chỉ ô hoặc mảng
Qua phần I tổng quan về Excel, chúng ta đã làm quen với việc lập một công thức cho một Ô của bảng tính.
ví dụ: ta có công thức tại ô có dạng: =IF(H7>1000000,H7*0.1,0)
Rõ ràng trong một bảng tính chúng ta có rất nhiều công thức tham chiếu đến nhiều ô khác nhau, và đôi khi, do nhu cầu thực tế chúng ta có nhu cầu cần phải thay đổi công thức chút ít. Thực tế khi chúng ta đã tạo rất nhiều công thức thì khi nhìn lại nội dung một công thức chúng ta rất khó hình dung được ý nghĩa của công thức này. Nhưng nếu công thức theo ví dụ trên được viết ra dưới dạng : =IF(DOANHSO>1000000,DOANHSO*HOAHONG,0) thì chúng ta có thể hiểu ngay đây là một công thức để tính hoa hồng với điều kiện Doanh số lớn hơn 1.000.000đ
Ở đây ô H7 đã được đặt tên thành DOANHSO và tỷ lê hoa hồng 10% được đặt tên HOAHONG.
Ngoài ra tên của ô hoặc mảng còn được sử dụng chung cho tất cả các bảng tính (chúng ta sẽ thấy rõ điều này trong chương sau), vì vậy rất thuận tiện cho việc sử dụng trong các phép tính tham chiếu từ bảng tính này sang bảng tính khác hoặc trong cùng bảng tính. Tất nhiên , việc thay đặt tên cho một ô hoặc một mảng không hề làm ảnh hưởng đến việc tự động thay đổi giá trị của công thức có chứa tên của ô hoặc mảng khi có sư thay đổi về giá trị của ô hoặc mảng đó. Khi có sự thay đổi giá trị của các ô trong mảng đã được đặt tên thì giá trị của công thức có liên quan đến ô hoặc mảng đó cũng được tự động thay đổi.
Hơn nữa, việc dùng tên mảng trong công thức còn tránh được cho các bạn sự “khó chịu” khi phải sao chép công thức sang các ô khác.
Ví dụ: bạn có một bảng tính sheet DMHH chứa danh mục hàng hoá như sau: Giả sử trong Sheet XUẤT bạn đã lập công thức của ô B5 tìm giá trị tương ứng của ô A5 trong bảng danh mục hàng hoá trong Sheet DMHH có địa chỉ từ A4 đến B305 để lấy về tên hàng hoá.
khi sao chép một công thức ở ô B5=VLOOKUP(A5,DMHH!A4:B305,2,0) sang các ô tiếp theo, nếu bạn không để ý đến việc dùng dấu $ để cố định mảng A4:B305 ($A$4;$B$305), thì công thức của ô B6 sẽ trở thành VLOOKUP(A6,DMHH!A5:B306,2,0), tương tự công thức của ô B7 sẽ là VLOOKUP(A7,DMHH!A6:B307,2,0), v.v.. khi đó công thức không còn đúng với mục đích nữa rồi!
Nhưng nếu chúng ta gán tên cho mảng A4:B305 trong sheet DMHH là DANHMUC chẳng hạn, và nhập lại công thức ô B5 như sau: =VLOOKUP(A5,DANHMUC,2,0) Sau đó sao chép công thức ô B5 sang các ô B6, B7, B8 ... thì công thức tại các B6, B7, B8 sẽ là:
=VLOOKUP(A6,DANHMUC,2,0) =VLOOKUP(A7,DANHMUC,2,0) =VLOOKUP(A8,DANHMUC,2,0)
Nhận xét: tuy trong các công thức trên, mặc dừ tên mảng DANHMUC tham chiếu đến một địa chỉ của một bảng tính khác (DMHH!A4:B305) nhưng không hề có dạng “Sheet!XX:XX”, điều này do tính chất tên mảng được sử dụng chung cho các bảng tính như đã nói ở trên, càng thuận lợi cho chúng ta khi lập công thức. Thực tế, khi đã đặt tên mảng chomột khốicác ô, khi lập công thức liên quan đến khối đó, chúng không cần “nhớ” địa chỉ của khối đó mà chỉ cần “nhớ” đến tên mảng đã đặt cho khối đó là được rồi!.
Như vậy với cách đặt tên cho một vùng mảng chúng ta không những hình dung công thức dễ dàng hơn mà còn tiện lợi hơn rất nhiều khi sao chép công thức.
2. Cách đặt tên cho một ô hay một mảng : Cách 1:
Chọn thực đơn Insert, rồi chọn Name, rồi chọn Define khi này hộp thoại Define Name xuất hiện.
Khi đó ta nhập tên cần đặt cho ô hoặc mảng vào khung Name In Workbook. Lưu ý, tên của ô hoặc vùng không được để khoảng trắng (dấu phân cách).
Chọn địa chỉ ô hay vùng muốn đặt tên vào Refer to.
Sau khi đã nhập tên và chọn đại chỉ ô hay vùng xong, chọn Add để chấp nhận tên đã đặt cho ô hoặc mảng.
chúng ta cũng có thể gán một giá trị cụ thể tên bằng cách nhập ngay giá trị đó vào hộp Refers To.
Ví dụ: ta có thể gán ngay giá trị là 0.10 10%) cho tên HOAHONG. Cách 2 :
Chọn ô hoặc mảng cần đặt tên.
Nhập trực tiếp tên cần đặt vào ô name Box phía trên bên trái cạnh ô hiện nội dung công thức
Sau đó nhấn Enter để xác nhận.
3. Các quy định về đặt tên cho mảng:
Tất cả các tên đều bắt đầu bằng một chữ cái, một dấu “/ ” hoặc dấu gạch dưới “_ ” các chữ số và các ký hiệu đặt biệt có thể được sử dung.
Các chữ đơn, trừ chữ R và C có thể dủng để đặt tên Các vị trí trống nên thay bằng dấu gạch dưới “_ ”
4. Sửa nội dung cho tên : chúng ta có thể sửa đổi lại tên vùng bằng một trong hai cách sau :
Định nghĩa lại mảng và vào bảng chọn tạo lại tên cho mảng. Tên này trùng với tên cũ đã được đặt.
Vào hộp thoại Define name trong Menu Insert/ name, chọn lại vùng mới trong hộp Refers To.
5. Xoá một tên đã định nghĩa:
Nhấn nút Delete trong hộp thoại Define Name khi đã chọn tên ô hoặc mảng trong hộp danh sách name In Worbook.
II. Công thức mảng:
Như phần trên, ta đã xem xét việc đặt tên cho một ô hay vùng, trong phần này ta sẽ xem xét một đặc điểm rất hay nữa của Excel là CÔNG THỨC MẢNG.
Công thức mảng được lập tương tự như công thức bình thường như kết thúc bằng tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER, khi đó công thức sẽ được bao bởi cặp ngoặc {} mà không phải do người lập công thức gõ vào, để hiểu tính năng đặc biệt của công thức mảng ta hãy xem xet ví dụ sau:
Ví dụ: ta có Bảng Tổng Kết Hàng Nhập trong tháng 01/2000 của công ty XYZ như sau:
Tuy có nhiều cách để thực hiện bài toán này, nhưng ở đây chúng tôi muốn các bạn sử dụng một công thức duy nhất để tìm ngay được tổng số lượng hoặc tổng giá trị của từng mặt hàng đã xuất ra trong tháng.
Cách tiện lợi nhất là chúng ta lập công thức mảng cho các ô trong cột SL và cột Tiền như sau:
Với giả thiết là ta đã đặt tên mảng cho một số khối như sau:
XUAT_MANH: tên mảng đặt cho khối $C5$C23 của Sheet XUẤT XUAT_SL: tên mảng đặt cho khối $E5$E23 của Sheet XUẤT XUAT_TIEN: tên mảng đặt cho khối $F5$F23 của Sheet XUAT Khi đó ta lập công thức mảng ở ô C5 của Sheet TONGHOP se là: {=SUM(IF(XUAT_MANH=A5,1,0)*XUAT_SL)}
và tương tự công thức mảng ở ô D5 của Sheet TONGHOP sẽ là: {=SUM(IF(XUAT_MANH=A5,1,0)*XUAT_TIEN)}
Trước khi tìm hiểu ý nghĩa của công thức này, chúng ta hãy chú ý đến một số nguyên tắc khi lấp công thức mảng như sau:
Dấu {} được ghi ra cho công thức ở đây chỉ hàm ý đây là công thức mảng mà thôi, khi nhập công thức vào ô C5, bạn không đánh 2 dấu {} vào được vì khi đó Excel sẽ hiểu đây là một “chuỗi ký tự” chứ không phải là công thức mảng.
Để Excel nhận biết đây là một công thức mảng, khi nhập công thức cho ô C5, bạn vẫn nhập như một công thức bình thường nhưng khi nhập xong công thức, bạn phải dùng tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER để xác nhận đây là công thức mảng. Ngay khi bạn dùng phím F2 để sửa lại công thức, khi kết thúc cũng phải nhấn tổ hợp Ctrl+Shift+Enter này để xác nhận lại công thức mảng.
Ý nghĩa của công thức:
{=SUM(IF(XUAT_MANH=A5,1,0)*XUAT_SL)}
Công thức này hàm chứa ý nghĩa so sánh từng dòng trong khối XUAT_MANH (tức mã hàng hoá trên bảng XUAT) với ô C5 (tức mã hàng hoá SA01). Nếu thấy “bằng” thì lấy giá trị tương ứng (hàng ngang) trong khối XUAT_SL (tức số lương xuất của dòng đó) nhân với 1. Nếu “không bằng” thì lấy giá trị tương ứng trong khối XUAT_SL nhân với 0. Sau đó “cộng” tất cả các giá trị lại với nhau.
Ở đây thực chất hàm If ( ) đóng vai trò như một công cụ “đánh dấu” những dòng thoả điêu kiện bằng với mã SA01 thì số lương tương ứng sẽ được nhân với 1, có nghĩa là chính Số lượng đó)
Còn hàm Sum ( ) làm nhiệm vụ cộng giá trị của các dòng lại đó lại với nhau.
Nói cách khác, công thức mảng này cộng được Số Lượng Xuất của những dòng có Mã Hàng Hoá bằng với ô C5 (tức SA01). Đó chính là yêu cầu bài toán đặt ra.
{=SUM(IF(XUAT_MANH=A5,1,0)*XUAT_TIEN)}
Lập luận tương tự trên, ta có ý nghĩa của công thức này là cộng được Số Tiền Xuất của những dòng có Mã Hàng Hoá bằng với ô C5 (tức SA01).
Lưu ý: Ở đây chúng tôi đưa ra ví dụ này chứa hàm If ( ) với ứng dụng dạng: IF(XXX=YYY,1,0) như một công cụ “đánh dấu” Giúp các bạn làm quen và trong phần kế toán, các bạn sẽ gặp lại dạng này thường xuyên.
Để hoàn tất các công thức còn lại ta sao chép 2 công thức trên cho các ô còn lại. kết quả sẽ nhận được như hình sau:
Qua ví dụ trên, ta thấy được công dụng đặc biệt của công thức mảng giáup chúng ta lập công thức tính toán trong Excel hiệu quả hơn rất nhiều. Trong công tác kế toán, công thức mảng được sử dung rất phổ biến. Điều này chúng ta sẽ thấy rõ hơn trong phần 2.
PHẦN II