II. Một số giải pháp về tổ chức và quản lý nhằm góp phần nâng cao hiệu quả sản
1. Giới thiệu về mô hình quản lý có nhiều điểm tiến bộ
2.3. Thiết lập môi trờng lập kế hoạch có hiệu quả
Lập kế hoạch để nhằm định hớng, làm giảm sự tác động của những thay đổi tiêu cực, tránh đợc lãng phí và d thừa, tăng cờng phối hợp các hoạt động giữa các thành viên cũng nh là các nguồn lực khác trong doanh nghiệp. Do đó nếu công ty có thể tạo ra một môi trờng lập kế hoạch có hiệu quả thì hiệu quả sản xuất kinh doanh tất yếu sẽ đợc nâng lên. Để có thể tạo ra một môi trờng lập kế hoạch có hiệu quả đồng nghĩa với việc công ty phải làm tốt những khâu sau:
* Những mục tiêu cơ bản nên xuất phát từ ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo công ty sẽ thiết lập ra kế hoạch với những mục tiêu cơ bản, xác đáng trên cơ sở nghiên cứu và dự báo kỹ về môi trờng bên ngoài và đánh giá điểm mạnh và điểm yếu bên trong công ty cho từng tháng, từng quý, 6 tháng, 1 năm, 5 năm, thậm chí là 10 năm.
* Sau đó cần phải thông báo các mục tiêu trên một cách rõ ràng, cụ thể nhất đến những đơn vị có liên quan nhằm đảm bảo rằng các đơn vị này phải nắm vững đợc ý đồ của ban lãnh đạo công ty.
* Sau khi chắc chắn rằng các đơn vị liên quan đã hiểu rõ về mục tiêu chung thì cấp trên nên cùng họp bàn với ngời chỉ huy của các đơn vị để cùng họ xây dựng kế hoạch cụ thể cho họ, xác định rõ trách nhiệm của họ và giao nguồn lực cần thiết cho họ để triển khai (trên cơ sở xem xét và đánh giá kỹ lỡng). Theo em, hiện nay khi xây dựng kế hoạch cho các đơn vị thuộc, lãnh đạo công ty nên cùng lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc xây dựng mục tiêu cho họ (hỏi xem họ có thể đạt đợc mục tiêu là bao nhiêu về doanh thu, lợi nhuận?, họ cần công ty hỗ trợ nguồn lực gì? họ gặp khó khăn nếu khi thực hiện mục tiêu đó?...) trên cơ sở đó thì xem xét, đánh giá và phê duyệt (nếu mục tiêu mà tự họ đặt ra quá thấp hoặc quá cao thì giảng giải rõ cho họ hiểu là họ nên nh thế nào là hợp lý và điều chỉnh mục tiêu của họ trên cơ sở hai bên cùng thống nhất); đảm bảo mục tiêu của mỗi đơn vị trực thuộc hài hoà với nhau và hớng tới mục tiêu của cả công ty chứ không nên giao chỉ tiêu trực tiếp theo cấp bậc quản lý nh hiện nay.
* Khuyến khích sự tham gia của cấp dới vào việc lập kế hoạch của công ty và bắt buộc mọi thành viên trong công ty đều phải có kế hoạch của mình:
- Cần phải nhận thức đợc rằng mặc dù việc lập kế hoạch hiệu quả nhất nên xuất phát từ cấp cao nhất song điều đó không có nghĩa là cấp dới không cần làm gì và không đợc làm gì cả, nếu cấp dới có khả năng đa ra những giải pháp hữu hiệu để giải quyết vấn đề thì cần phải khuyến khích. Do đó, công ty nên khuyến khích tinh thần chủ động làm việc của nhân viên cấp dới. Nếu lập kế hoạch có cả sự tham gia của cấp trên và cấp dới thì chất lợng của các bản kế hoạch sẽ toàn diện hơn cũng nh khi triển khai nó cũng khả thi hơn vì mọi ngời liên quan đều đã hiểu về nó.
- Công ty cần phải bắt buộc mỗi phòng ban đều phải có kế hoạch của mình căn cứ vào kế hoạch của công ty. Kế hoạch của phòng phải đợc thông báo trên những bảng tin của từng phòng để mọi nhân viên trong phòng đều biết, có thể sử dụng ph- ơng pháp sơ đồ để lợng hoá cho dễ hiểu đồng thời photo cho mỗi cá nhân trong
làm hàng ngày thì thật là tốt). Mỗi cá nhân căn cứ vào kế hoạch của phòng để xây dựng kế hoạch cho mình (điều này là bắt buộc và kế hoạch này phải đợc dán ngay tại bàn làm việc của mỗi ngời). Ngời trởng phòng quản lý trực tiếp phải có cả hai bản kế hoạch một của phòng và một của mỗi cá nhân để có thể theo dõi tiến độ và đánh giá kịp thời (công tác đánh giá phải làm hàng ngày).
Nếu làm tốt đợc những điều trên thì hiệu quả hoạt động của công ty sẽ có thể tăng lên một cách rõ rệt, tạo ra đợc sự phối hợp cao trong toàn công ty, cũng nh tạo căn cứ rõ ràng để kiểm tra phát hiện sai lệch kịp thời để điều chỉnh do đó chắc chắn sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.