II. thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (hipt)
1.Các phơng thức bán hàng
Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng hàng hoá có tiêu thụ đợc không là vấn đề sống còn của Công ty. Bên cạnh việc tạo dựng uy tín với khách hàng Công ty đã không ngừng cải tiến phơng thức bán hàng và thể thức thanh toán nhằm nâng cao lợi nhuận. Hiện tại Công ty áp dụng hai phơng thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Tuỳ thuộc vào phơng thức bán hàng và khách hàng mà công ty áp dụng thể thức thanh toán thích hợp.
1.1 Trình tự kế toán trờng hợp bán buôn theo hình thức trực tiếp
Bán buôn là bán hàng với số lợng lớn khi có yêu cầu mua hàng. Phòng kế hoạch tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này đợc lập làm 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng. Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho. Hoá đơn bán hàng đợc lập thành 3 liên trong đó 1 liên phòng kế toán lu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK511,2 liên còn lại giao cho khách hàng để thanh toán. Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên tơng ứng với hoá đơn bán hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên NKC sổ 1 và sổ chi tiết TK 511.
1.2 Trình tự kế toán theo trờng hợp bán lẻ
Theo trờng hợp này khi có yêu cầu mua hàng với số lợng nhỏ hoặc đơn chiếc thì nhân viên bán hàng sẽ ghi ‘hoá đơn bán hàng’kế toán sẽ ghi mỗi chứng
từ 1 dòng theo thứ tự vào bảng kê chi tiết bán hàng khi nhận kèm phiếu thu tiền (trờng hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi có TK511, ghi nợ TK 111. Nừu không kèm phiếu thu tiền(Trờng hợp khách hàng thanh toán) thì kế toán ghi có TK511, ghi nợ TK131 đồng thời phản ánh trên NKC số 1 các trờng hợp sau tơng tự nh trờng hợp bán buôn.
1.3 Các phơng thức thanh toán tiền hàng
Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán. Công ty nhận tiền hàng theo nhiều phơng thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phơng thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên. Hiện nay Công ty đã áp dụng các phơng thức thanh toán sau.
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán không dùng tiền mặt:
Thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, L/C.
1.4 Các phơng thức giao hàng
Hiện nay, hầu hết khách hàng đến Công ty mua hàng đều tự lo phơng tiện vận chuyển. Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng. Tuy nhiên nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển Công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng.
1.5 Phơng pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán
Công ty sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền cho từng loại hàng hoá để xác định giá vốn hàng xuất bán. Khi áp dụng phơng pháp này, kế toán phải tính đợc giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công thức:
Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng bình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ
hàng hoá =
trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá thực tế Số lợng hàng đơn giá
= *
hàng hoá xuất kho hoá xuất kho bình quân Trị giá thực tế hàng tồn cuối tháng 2.378.923.611
Số lợng hàng hoá nhập kho trong tháng 1236 chiếc Trị giá hàng nhập kho trong tháng 7.647.832.911 Số lợng hàng xuất kho trong tháng 762 chiếc Trị giá thực tế 2378923611 + 7647832911
của hàng xuất = = 5018396,658
kho trong tháng 1236 +762
Sau khi tính đợc giá thực tế hàng hoá xuất kho của từng loại, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp giá trị thực tế của từng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào NKC số 8 (bảng số 4)
Nợ TK 632 12.478.332.124 Có TK 156 12.478.332.124
Cuối kỳ kế toán lập bảng kê số 8 ‘tổng hợp N-X-T’ sau khi đã xác định giá thực tế của hàng hoá xuất kho. Bảng kê này đợc mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, mỗi dòng trên bảng kê phản ánh về tình hình N-X-T về mặt giá trị của mỗi loại hàng hoá.
1.6 Kế toán các khoản giảm giá và chiết khấu, hàng bán bị trả lại
1.6.1 Kế toán bán hàng có giảm giá và chiết khấu
*Để khuyến khích việc bán hàng, công ty có áp dụng phơng thức chiết khấu hoặc giảm giá đối với từng khách hàng cụ thể.
*Đối với những khách hàng không thờng xuyên, mua hàng hoá trên 30 triệu đồng sẽ đợc giảm 100.000 ngìn đồng căn cứ vào bảng giảm giá hàng bán. Số tiền giảm sẽ đợc ghi vào
Bên Nợ TK 532
Bên Có TK 131, TK 111, TK 112
Ví dụ: Trong tháng 4 số tiền giảm giá cho khách hàng đợc ghi vào NKCT số 8 là Nợ TK 532 11.000.000
Có TK 111 11.000.000
*Đối với những khách hàng thờng xuyên của công ty thì sẽ đợc chiết khấu các loại hàng hoá ở mức chiết khấu 2%
Căn cứ vào bảng chiết khấu hàng bán. Số tiền chiết khấu sẽ đợc ghi vào bên nợ TK 811 và bên có TK 131, TK 111, TK 112
Trong tháng 4 số tiền chiết khấu cho khách hàng đợc ghi vào nhật ký chứng từ số 8 là:
Nợ TK 811 4.327.622 Có TK 112 4.327.622
1.6.2 Kế toán về hàng bán bị trả lại
Khi hàng hoá bị trả lại đợc Công ty chấp nhận thì kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 156 và bên có TK 632. Sau đó phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại vào bên nợ TK 511 và bên nợ TK 333.1, đối ứng bên có TK 111,TK 112 hoặc TK 131.
VD: Ngày 25-4 anh minh đại diện cho công ty hoa mai mua số lợng hàng hoá có tổng giá trị thanh toán (bao gồm cả thuế VAT) là 36.300.000
Ngày 27-4 anh minh trả hết nợ bằng tiền mặt
Ngày 29-4 Qua dùng thử phát hiện một chiếc máy vi tính bị loang màu nên đã trả lại cho công ty, trị giá của máy vi tính là 10.110.000 công ty đã kiểm tra lại và đồng ý trả lại bằng tiền mặt kế toán ghi
- Phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào sổ chi tiết TK632 Nợ TK 156 10.110.000
- Phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại Nợ TK 531 11.000.000
Nợ TK 333.1 1.100.000 Có TK 632 12.100.000
- Cuối tháng kết chuyển trị giá tất cả các loại hàng bị trả lại trong tháng, kế toán ghi vào NKC số 8
Nợ TK 511 40.237.623 Có TK 531 40.237.623
1.6.3 Phơng pháp tính thuế GTGT ở Công ty
Kể từ ngày 01/01/99 tất cả các nhân viên, tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện luật thuế GTGT là khoản thuế tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lu thông đến tiêu dùng.
Công ty (HIPT) áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và đợc thực hiện hàng tháng, cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hoá đơn GTGT, hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT đợc phân loại theo từng mức thuế kế toán tiến hành nhập vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra”, ở các cột chứng từ gốc, tên khách hàng, doanh số bán ra cha có thuế, thuế GTGT, cuối tháng kế toán tiến hành cộng dồn kết quả hàng ngày để vào tờ khai thuế GTGT.
Theo phơng pháp khấu trừ thuế thì số thuế GTGT mà công ty phải nộp hàng tháng đợc xác định bằng thuế GTGT đầu ra (-) thuế GTGT đâùu vào trong đó:
- Thuế GTGT Giá tính thuế của hàngThuế suất thuế GTGT
= *
đầu vào hoá dịch vụ bán ra của hàng hoá dịch vụ đó - Thuế GTG đầu ra = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá dịch vụ
TK 133, để hạch toán thuế đầu ra, kế toán sử dụng TK 333.1 “thuế GTGT phải nộp”. Mức thuế suất đối với loại hàng hoá bán ra của Công ty đều là 10%.
* Phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho ở công ty
Công ty áp dụng phơng pháp tổng hợp hàng tồn kho ở Công ty theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Theo phơng pháp này kế toán ghi chép, phản ánh th- ờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn các loại hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất, thể hiện trên bảng kê số 8 (Bảng số 13) về tình hình nhập, xuất, tồn về mặt giá trị của mỗi loại hàng hoá.
2. Kế toán doanh thu bán hàng
Để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản sau:
TK 511, TK 333.1 và các tài khoản có liên quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 131.
VD: Trong tháng 4-2002 công ty bán hàng cho ông hải diệp ở cầu giấy theo hoá đơn số 1237 ngày 6 tháng 4 ông này đã thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng theo định khoản
Nợ TK 111 7.894.998 Có TK 511 7.177.271 Có TK 333.1 717.727
Đối với khách hàng khác là bà Chi ở công ty dệt 8-3 mua hàng theo hoá đơn số 147 ngày 8-4 và chịu tiền, kế toán doanh thu ghi sổ doanh thu theo định khoản
Nợ Tk 131 22.917.400 Có TK 511 20.834.000 Có Tk 333.1 2.083.400