MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC VIỆN
3.2.2 Ứng dụng kế toán máy trong công tác hạch toán kế toán.
Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp kế toán hạch toán tốt hơn, tránh tình trạng bỏ xót hay trùng lặp chứng từ.
Sử dụng kế toán máy sẽ giúp công việc kế toán nhẹ nhàng hơn, tránh áp lực cho nhân viên, tạo năng suất làm việc hiệu quả.
Với tình hình sản xuất của công ty, công ty nên sử dụng phần mềm kế toán máy ASIA ACCOUNTING của hãng ASIA SOFT hoặc phần mềm kế toán máy MISA của công ty Cổ phần MISA cũng khá hợp lý.
a. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật:
- Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.
- Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.
- Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
- Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao chép, lưu trữ dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu…
- Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
b. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
- Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán.
- Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
